县扶贫办档案管理制度

PAGE县扶贫办档案管理制度一、总则（一）目的为加强县扶贫办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县扶贫办机关各科室、直属事业单位及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）管理原则档案管理遵循统一领导、分级负责、分类管理、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以扶贫办主任为组长，副主任为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题，指导档案管理工作的开展。（二）综合档案室综合档案室是县扶贫办档案管理的具体工作部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。配备专职档案管理人员，负责档案管理的日常事务。（三）各科室职责各科室负责本科室形成档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作，确保档案的及时、准确和完整。三、档案的收集（一）收集范围1.上级机关下发的与扶贫工作有关的文件、指示、规定等。2.县扶贫办形成的各类文件、报告、计划、总结、统计报表等。3.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件、资料、合同等。4.扶贫对象的基本信息、帮扶记录、脱贫情况等。5.其他与扶贫工作有关的文件、资料、照片、音像等。（二）收集要求1.各科室应及时将本科室形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交综合档案室。2.对重要文件、资料应实行双套制，即纸质档案和电子档案同时保存。3.收集的档案材料应保持原貌，不得擅自涂改、伪造、销毁。四、档案的整理（一）分类标准档案按年度机构问题分类，分为党群工作类、行政管理类、扶贫业务类、财务类等类别。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对每份文件进行编号、编目、装订，填写卷内目录、备考表等。3.按照分类标准，将整理好的文件材料装入档案盒，填写盒脊项目。五、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施设备。（二）档案装具采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映扶贫工作重大历史事件、重要政策法规、重要项目等具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对扶贫工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对扶贫工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。（四）档案清查定期对档案进行清查盘点，每年至少一次，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。六、档案的鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、利用价值等因素，按照国家有关规定和本制度的要求，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对失去保存价值的档案进行销毁，对仍有保存价值的档案继续保管。七、档案的统计（一）统计内容档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。（二）统计方法建立档案统计台账，定期对档案数量、种类、保管期限等进行统计，并向上级档案管理部门报送档案统计报表。八、档案的利用（一）利用范围本办工作人员因工作需要查阅档案；外单位因工作需要查阅档案，须经县扶贫办领导批准。（二）利用方式1.查阅档案应在综合档案室进行，如需借出，须办理借阅手续，限期归还。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。九、档案的保密（一）保密制度建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育。（二）保密措施1.对档案库房、阅档室等场所进行安全保密管理，防止档案丢失、泄密。2.对涉及保密内容的档案，应严格限制查阅范围，履行审批手续。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。十、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理措施1.建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行信息化管理。2.对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的共享和远程查阅。3.加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。十一、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，具备较强的责任心和保密意识。（二）具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.维护档案管理信息系统的正常运行，及时录入和更新档案信息。3.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。4.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、泄密。5.完成领导交办的其他