农村大学生档案管理制度

PAGE农村大学生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强农村大学生档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，维护农村大学生的合法权益，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所接收、管理的农村大学生档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、准确反映农村大学生的学习、工作经历等情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护农村大学生档案信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循规范的流程和标准。二、档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系方式等。（二）学习经历从小学到大学的就读学校、入学时间、毕业时间、学历层次、所学专业等。（三）奖惩情况获得的各级各类奖励和处分记录。（四）社会实践经历参与的实习、志愿服务、社团活动等实践经历。（五）就业相关材料就业推荐表、就业协议书、劳动合同等。（六）其他材料如入党材料、培训证书、资格证书等。三、档案收集（一）来源渠道1.农村大学生本人提交：按照要求将相关材料整理后提交至本公司/组织。2.学校移交：由农村大学生毕业院校将档案统一移交至本公司/组织。（二）收集要求1.明确所需材料清单，告知农村大学生和学校。2.对收集的材料进行初步审核，确保材料真实、完整、规范。3.及时接收档案，办理交接手续。四、档案整理（一）分类按照档案内容的不同类别进行分类，如个人基本信息类、学习经历类、奖惩情况类等。（二）编号为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。（三）装订将各类材料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。（四）编目编制档案目录，注明每份材料的名称、日期、页码等信息。五、档案保管（一）保管场所设置专门的档案保管室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管要求1.定期对档案进行检查，确保档案安全。2.对破损、褪色等档案材料及时进行修复或复制。3.建立档案保管台账，记录档案的出入库情况。六、档案查阅（一）查阅权限1.农村大学生本人有权查阅自己的档案。2.因工作需要，本公司/组织内部相关人员经批准可以查阅档案。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，须经本公司/组织负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等。2.经批准后，在档案管理人员的陪同下查阅档案。3.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，及时归还档案，并在查阅登记表上签字。七、档案借阅（一）借阅权限与查阅权限相同，但借阅时间一般不得超过规定期限。（二）借阅程序1.借阅人填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。2.档案管理人员将档案交借阅人，并登记借阅时间、期限等信息。3.借阅人应妥善保管档案，按时归还。4.如档案在借阅期间出现损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。八、档案转递（一）转递原因1.农村大学生就业变动，需将档案转至新的工作单位。2.其他符合规定的转递情况。（二）转递程序1.接收转递单位的调档函。2.核对调档函信息，确保准确无误。3.将档案材料整理、密封，填写档案转递通知单。4.通过机要交通或专人送取等方式转递档案，并要求接收单位在回执上签字确认。九、档案信息化管理（一）录入将档案内容录入电子系统，建立电子档案数据库。（二）维护定期对电子档案进行备份，确保数据安全。及时更新电子档案信息，保证与纸质档案一致。（三）利用通过电子档案系统提供档案信息查询、借阅等服务，提高工作效率。十、档案管理人员职责（一）档案收集负责接收、审核农村大学生提交的档案材料，办理交接手续。（二）档案整理按照规范要求对档案进行分类整理、编号、装订、编目等工作。（三）档案保管确保档案保管场所安全，定期检查档案，做好档案的维护工作。（四）档案查阅与借阅管理办理档案查阅、借阅手续，监督查阅、借阅过程。（五）档案转递负责档案转递工作，确保档案准确、及时转递。（六）档案信息化管理做好档案信息的录入、维护和利用工作。（七）其他职责完成领导交办的与档案管理相关的其他工作任务。十一、监督与检查（一）内部监督本公司/组织内部定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。（二）外部检查接受上级主管部门、档案管理部门等的监督检查，对提出的问题认真落实整改。十二、责任追究（一）违规行为1.档案管理人员违反档案管理规定，造成档案损坏、丢失、泄露等。2.查阅、借阅人员擅自涂改、抽取、撤换档案材料等。（二）责任追究方式根据情节轻重，对相关责任人给予批评