摄影协会档案管理制度

PAGE摄影协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强摄影协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在协会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于摄影协会及所属各部门在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：协会档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映协会工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理协会工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门协会设立专门的档案管理部门，负责协会档案的日常管理工作。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定协会档案管理制度并组织实施。2.负责协会各类档案的收集、整理、分类、编目、装订及保管工作。3.建立健全档案检索体系，提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。4.负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清查盘点，确保档案安全。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。6.对协会各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。三、档案分类与编号（一）分类1.会员档案：包括会员基本信息、入会申请表、会员证复印件、会员活动记录等。2.摄影作品档案：协会组织的各类摄影比赛、展览等活动中产生的摄影作品原始底片、数码照片、作品说明等。3.活动档案：协会举办的各类摄影讲座、培训、采风等活动的策划方案、活动通知、活动总结、活动照片、活动费用清单等。4.会议档案：协会会员大会、理事会、常务理事会等会议的会议通知、会议议程、会议记录、会议决议、会议纪要等。5.财务档案：协会的财务预算、决算报告、会计凭证、会计账簿、财务报表等。6.设备档案：协会购置的摄影器材、办公设备等的购置合同、发票、使用说明书、维修记录等。7.荣誉档案：协会获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等的原件及相关证明材料。（二）编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行编号。编号由类别代码和顺序号组成，中间用“”隔开。2.类别代码：会员档案用“M”表示，摄影作品档案用“P”表示，活动档案用“A”表示，会议档案用“C”表示，财务档案用“F”表示，设备档案用“E”表示，荣誉档案用“H”表示。3.顺序号：按照档案形成的时间顺序依次编号，从“001”开始。例如，会员档案的编号为“M001”，摄影作品档案的编号为“P001”。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交档案管理部门。2.档案形成部门应在工作活动结束后[X]个工作日内，将相关档案整理齐全，移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查，督促各部门按时完成档案移交工作。（二）整理1.档案管理部门对接收的档案进行整理，按照分类标准进行分类、编号。2.对每份档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：反映协会主要职能活动和历史面貌的，对协会工作有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案：在较短时间内对协会工作有参考价值的档案，保管期限为[X]年。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。3.对清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.协会内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理部门工作人员的监督下进行。（二）借阅1.协会外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经协会秘书长签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应与借阅人签订《档案借阅协议》明确双方的权利和义务，收取一定的押金。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。5.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案数量、质量等情况，确认无误后办理归还手续，退还押金。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，报协会秘书长批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。2.销毁档案时，应在档案管理部门工作人员的监督下进行，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，销毁人员和监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立摄影协会档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化1.对协会重要的、利用率高的档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据挂接等。2.数字化档案应保证图像清晰、完整，数据准确无误，符合档案管理信息系统的要求。（三）信息系统应用1.档案管理部门应利用档案管理信息系统进行档案的日常管理工作，包括档案录入、查询检索、借阅登记、统计分析等。2.协会内部人员可通过网络终端登录档案管理信息系统，查询和利用档案信息。3.加强档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。九、档案管理监督与考核（一）监督检查机制1.协会定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理情况、档案保管情况、档案查阅借阅情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。（二）考核评价办法1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门的档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案管理工作的组织领导、制度建设、档案质量、利用效果等方面。3.考核结果作为各部