区环保局档案管理制度

PAGE区环保局档案管理制度一、总则（一）目的为加强区环保局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在环境保护工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于区环保局机关各科室、直属事业单位及下属各部门在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：区环保局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映区环保局各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.规范性原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规、行业标准和本制度规定的程序和方法进行档案管理工作。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善区环保局档案管理制度，并组织实施。2.负责对局机关各科室、直属事业单位及下属各部门档案工作的监督、指导和检查。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的规范化和标准化。4.负责档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全保管。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定为利用者提供档案信息。7.负责档案统计工作，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计和分析。8.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化和数字化。（二）各科室、直属事业单位及下属各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整。2.按照档案管理的要求，定期将整理好的档案移交局办公室统一保管。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出本单位或转借他人。4.积极配合局办公室做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定填写档案利用登记表。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与区环保局工作相关的文件、指示、通知等。2.区环保局形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议纪要、工作计划、工作总结、调研报告、统计报表、执法文书、项目资料等。3.区环保局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。4.区环保局在各类活动中形成的照片、音像资料、荣誉证书等。5.区环保局工作人员在工作中形成的个人业务档案，包括培训记录、考核材料、奖励处分材料等。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位及下属各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得随意涂改、伪造或损毁。3.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，便于查阅和检索。4.装订：对纸张较小、零散的文件材料进行装订，使其整齐美观，便于保管。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风良好、防火、防盗、防虫、防潮的地点。2.库房应配备必要的保管设施设备，如档案柜、密集架、防火设备、防虫药品、温湿度计等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境，防止档案受潮、发霉、变形等。4.加强对档案库房的安全管理，严格门禁制度，防止无关人员进入库房。安装必要的安全监控设备，确保档案库房的安全。5.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保电子档案的安全和完整。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合区环保局的实际情况，对档案进行定期鉴定，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由局办公室牵头，各相关科室、直属事业单位及下属各部门负责人参加。2.鉴定小组按照档案保管期限的规定，对档案进行逐卷审查，综合考虑档案的内容、性质、时间等因素，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，填写档案鉴定表，提出销毁意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案，编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册经局领导审批后，报上级档案管理部门备案。3.按照规定程序进行档案销毁，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并指定专人负责监销。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室或部门负责人签字同意后，报局办公室审批。2.局办公室根据审批意见，为查阅者提供相应的档案，并指定专人负责查阅服务。查阅者应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、撕毁等。如需复印或摘录档案内容，应经局办公室同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅者应及时将档案归还局办公室，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在科室或部门负责人签字同意后，报局办公室审批。2.局办公室根据审批意见，为借阅者办理档案借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向局办公室报告，并承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅者应及时将档案归还局办公室，并在档案借阅登记表上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.局办公室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。统计数据应定期进行分析，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.区环保局下属各部门因机构撤销、合并等原因，应在规定时间内将档案移交局办公室统一保管。2.移交档案时，应填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。交接双方应签字确认。3.局办公室应对接收的档案进行认真核对，确保档案的齐全完整。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立区环保局档案信息管理系统，实现档案管理的信息化、数字化和网络化，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息资源的共享。2.信息管理系统建设：开发或选用适合区环保局档案管理工作的信息管理系统，实现档案的收集、整理、编目、检索、借阅、统计等功能的自动化管理。3.网络安全保障：加强档案信息管理系统的网络安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.加强对档案信息化管理人员的培训，提高其业务水平和操作技能。2.严格遵