食源性档案管理制度

PAGE食源性档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司食源性档案管理，规范食源性信息的收集、整理、存储、利用和销毁等工作，确保公司食品生产经营活动的安全与可追溯性，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及食品生产、加工、销售、储存等环节的部门及人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家关于食品安全、档案管理等方面的法律法规及行业标准要求。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映食源性相关活动的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则：全面收集食源性信息，形成完整、系统的档案体系，便于查询和追溯。4.安全保密原则：确保食源性档案的安全，防止信息泄露，对涉及商业秘密、个人隐私等内容严格保密。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责食源性档案的集中统一管理。其职责包括：1.制定和完善食源性档案管理制度及流程。2.指导各部门做好食源性档案的收集、整理、归档工作。3.负责食源性档案的存储、保管，确保档案的安全与完整。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好记录。5.定期对食源性档案进行鉴定和销毁。（二）业务部门各涉及食品生产经营业务的部门负责本部门食源性档案的收集、整理和初步归档工作，并指定专人负责与档案管理部门对接。其职责包括：1.负责收集本部门在食品生产、加工、销售、储存等过程中产生的各类食源性相关文件、记录、资料等。2.按照档案管理部门的要求，对收集的资料进行分类整理，确保资料的完整性和准确性。3.及时将整理好的食源性档案移交档案管理部门归档。4.在业务活动中，配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。（三）人员职责1.档案管理人员具备档案管理专业知识和技能，熟悉食品安全相关法律法规及公司业务流程。负责档案管理的日常工作，包括档案的接收、登记、分类、编目、上架、保管等。对档案的完整性、准确性进行检查，及时发现并纠正问题。严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案安全。2.业务部门档案责任人负责本部门食源性档案的收集、整理工作，确保档案资料的及时、准确、完整。配合档案管理部门做好档案的移交、查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。对本部门档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。三、食源性档案的分类与编号（一）分类标准食源性档案分为以下几类：1.法律法规与标准类：收集国家及地方关于食品安全的法律法规、行业标准、规范性文件等。2.供应商档案类：包括供应商的资质证明、营业执照、生产许可证、产品检验报告、供货合同等资料。3.原材料档案类：涵盖原材料的采购记录、产地证明、检验检疫证明、进货台账等。4.生产过程档案类：如生产工艺文件、操作规程、生产记录、设备维护记录、人员培训记录等。5.检验检测档案类：包含原材料检验报告、成品检验报告、第三方检测报告、自检记录等。6.销售档案类：销售合同、销售记录、客户信息、退货记录等。7.食品安全事故档案类：事故报告、调查处理记录、整改措施等。8.其他档案类：与食源性相关的其他文件、资料，如会议记录、培训教材、宣传资料等。（二）编号规则食源性档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的格式。例如：2023YL001，其中“2023”表示年份；“YL”为类别代码，具体如下：1.法律法规与标准类：FL2.供应商档案类：GS3.原材料档案类：YC4.生产过程档案类：SC5.检验检测档案类：JY6.销售档案类：XS7.食品安全事故档案类：SG8.其他档案类：QT“001”为流水号，按照档案形成的先后顺序依次编排。四、食源性档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确食源性档案资料的收集范围和责任人，确保档案资料的全面收集。2.档案资料应在业务活动发生过程中同步收集，做到及时、准确。3.收集的档案资料应保持原始性，不得擅自涂改、伪造。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类，按照分类标准进行归类。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.去除档案资料中的无关页面，对破损、褪色的资料进行修复或复制。4.按照档案保管期限的要求，对档案进行区分整理。五、食源性档案的存储与保管（一）存储环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管方式1.食源性档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立档案索引，便于快速查找。3.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.对重要的食源性档案应进行加密存储，设置访问权限。（三）保管期限食源性档案的保管期限根据相关法律法规及公司实际情况确定，具体如下：1.法律法规与标准类：长期保存。2.供应商档案类：自停止合作之日起保存5年。3.原材料档案类：自产品保质期结束后保存2年。4.生产过程档案类：自生产活动结束后保存3年。5.检验检测档案类：长期保存。6.销售档案类：自销售活动结束后保存3年。7.食品安全事故档案类：长期保存。8.其他档案类：根据实际情况确定保管期限，一般不少于1年。六、食源性档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅食源性档案的，应填写《食源性档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，如需复制，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅食源性档案的，应填写《食源性档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、食源性档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对食源性档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员及专业人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、形成时间等因素，综合评估档案的价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已鉴定无保存价值的食源性档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案前，应填写《食源性档案销毁申请表》，经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可实施销毁。3.销毁档案应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录，注明销毁档案的名称、数量、日期等信息。4.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对食源性档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节。2.档案管理部门应建立自查制度，定期对本部门档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。3.对监督检查中发现的问题应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价