市机关档案三合一制度

PAGE市机关档案三合一制度一、总则（一）目的为加强市机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由专门的档案管理机构集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则。全面收集、整理和保存机关工作活动中形成的各类档案，保证档案内容真实、准确、完整。3.方便利用原则。优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，为机关各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责对机关各部门档案工作进行监督、指导和检查，确保档案工作规范有序开展。3.集中统一管理机关各类档案，进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，保障档案安全保管。（二）各部门职责1.负责本部门工作活动中形成档案的收集、整理和初步立卷，并定期向档案管理机构移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案管理机构开展档案业务培训和工作指导。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全，积极支持档案管理机构开展档案利用工作。三、档案收集（一）收集范围1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级机关文件、本机关文件、下级机关报送的重要文件等。2.机关工作中形成的各类业务文件，如会议文件、工作计划与总结、统计报表、合同协议、调研材料等。3.机关内部组织机构设置、人员任免、表彰奖励、处分处罚等文件材料。4.机关资产、财务、基建、设备等方面的文件材料，以及与国内外机构交流合作形成的文件材料。5.本机关形成的照片、录音、录像、电子文件等不同载体的档案材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署完备，载体和书写材料符合耐久性要求。3.对电子文件的收集，应确保其元数据齐全、真实、完整，与电子文件一并归档保存。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年由各部门整理完毕后向档案管理机构移交。2.重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度分开，再按内部机构或问题分类，最后按保管期限划分。2.科技档案按照项目、专业分类，如基建档案按工程项目分类，设备档案按设备型号分类等。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。4.电子档案按照其来源、内容和保管期限等进行分类，并建立相应的分类目录。（三）整理要求1.文书档案应按照分类方案进行装订、编页、编目，编制卷内文件目录，并填写备考表。2.科技档案应编制项目文件归档说明、卷内目录、备考表等，对图纸等特殊载体材料应进行编号、折叠和标注。3.会计档案应按照规定的格式和要求进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.电子档案应按照分类方案进行命名和存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。五档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对反映机关主要职能活动、历史面貌、具有重要凭证和参考价值的档案，应予以重点保存；对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后进行销毁。（三）鉴定程序1.定期对库存档案进行全面清查，确定需要鉴定的档案范围。2.鉴定小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，经机关负责人批准后进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类方案进行排列上架，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用卷盒、卷皮等进行装订和包装，对电子档案应进行备份存储，确保档案的安全保管。3.定期对档案进行清点核对，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。（三）档案保护1.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。2.对磁性载体档案应定期进行检测和维护，防止信息丢失或损坏。3.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全监控设备，确保档案库房安全。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、载体形式等基本信息。3.档案管理工作的各项业务数据，如档案利用率、借阅人次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行记录和统计。2.利用档案管理软件系统，对档案数据进行实时统计和分析，生成各类统计报表。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作实际情况。2.定期对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。八、档案编研（一）编研内容1.根据机关工作需要和档案资源状况，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、专题文件汇编等。2.开展档案信息的深加工，进行档案编研成果的开发利用，为机关各项工作提供信息支持。（二）编研要求1.编研工作应遵循真实性、准确性、系统性原则，确保编研成果质量。2.编研成果应形式多样、内容丰富，具有较强的针对性和实用性。3.加强编研成果的审核和审定，确保编研成果符合机关工作实际和档案管理要求。九、档案利用（一）利用范围1.机关内部各部门因工作需要查阅档案的，可直接到档案管理机构办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅本机关档案的，应按照规定办理查阅审批手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。（二）利用方式1.提供档案原件查阅，对珍贵或易损档案，可采用复印件等方式提供利用。2.根据利用者的需求，提供档案编研成果，如专题文件汇编、大事记等。3.利用电子档案管理系统，为利用者提供在线查阅、下载等服务。（三）利用手续1.机关内部人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》写明查阅目的、档案名称和卷号等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构查阅。2.外单位查阅档案，需