医院电子化档案管理制度

PAGE医院电子化档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院电子化档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门及全体员工在工作中形成的电子化档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：确保电子化档案内容真实反映医院各项工作实际情况。2.完整性原则：保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案信息安全，防止泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循统一的标准和规范进行档案的收集、整理、存储、利用等工作。5.便利性原则：便于档案的查询、检索和使用，提高工作效率。二、管理职责（一）医院档案管理部门职责1.负责制定和完善医院电子化档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门电子化档案管理工作，对归档情况进行检查。3.负责电子化档案的集中存储、保管和维护，确保档案数据安全。4.建立电子化档案管理系统，实现档案的信息化管理，提供档案查询、检索等服务。5.组织开展档案编研工作，开发档案信息资源，为医院管理和决策提供支持。（二）各部门职责1.负责本部门电子化档案的收集、整理和初步审核，确保档案质量。2.按照规定的时间和要求，将整理好的电子化档案移交医院档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的协助。4.负责本部门档案管理系统的使用和维护，确保系统正常运行。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务和相关法律法规，具备一定的计算机操作技能。。2.负责电子化档案的日常管理工作，包括收集、整理、存储、编目、检索等。3.对档案数据进行备份，定期检查档案存储设备，确保数据安全。4.协助档案利用部门做好档案的查询、借阅等服务工作，做好记录。5.根据工作需要，对档案进行分类统计和分析，为医院管理提供数据支持。三、档案收集与整理（一）收集范围1.医院行政管理文件，如各类通知、报告、决议等。2.医疗业务文件，包括病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。3.科研教学文件，如科研项目申报书、研究成果报告、教学计划、教案等。4.人事档案，包括员工入职登记表、履历表、考核记录、奖惩材料等。5.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.设备档案，包括设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.基建档案，如工程立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。8.其他与医院工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范。3.对电子文件应确保其原始性、完整性，不得进行随意修改。4.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并优先处理。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。3.电子文件应按照规定的元数据标准进行著录，便于检索和利用。（四）整理方法1.分类：将收集到的档案按照上述收集范围进行分类，如行政管理类、医疗业务类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：对档案进行详细编目，包括文件题名、日期、来源、保管期限等信息。4.装订（电子文件无需装订）：对纸质文件进行装订，确保整齐、牢固。四、档案存储与保管（一）存储方式1.采用专用的服务器和存储设备，建立医院电子化档案存储系统。2.存储设备应具备冗余备份功能，确保数据安全可靠。3.对档案数据进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置。（二）存储环境要求1.服务器机房应保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施。2.定期对存储设备进行检查和维护,确保设备正常运行。（三）保管期限划分1.永久保管：涉及医院重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远保存价值的档案。2.定期保管：分为30年、10年等不同期限，根据档案的性质和重要程度确定。（四）档案保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、移出等情况。2.对档案进行定期清点和核对，确保账实相符。3.严格限制非档案管理人员对档案存储区域的访问，确保档案安全。4.对已到保管期限的档案，按照规定进行鉴定和处置。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应符合国家法律法规和医院相关规定。2.服务临床和管理原则：优先满足医院医疗、教学、科研和管理工作的需要。3.保密原则：严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.在线查询：医院员工可通过档案管理系统在线查询所需档案信息。2.借阅：因工作需要确需借阅纸质档案或电子档案的，应办理借阅手续。3.复制：根据利用者需求，可为其提供档案复制服务。（三）借阅流程1.申请人填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、归还日期等信息。2.所在部门负责人审核签字。3.档案管理部门审批，对于涉及重要机密的档案，需经医院主管领导批准。4.借阅人凭借阅证到档案管理部门领取档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失，按时归还档案。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、部门、利用内容、归还日期等信息，以便统计和查询。六、档案安全与保密（一）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案存储设备、网络系统等的安全防护。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描。3.制定档案数据备份与恢复计划，定期进行演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。4.对档案管理系统的操作权限进行严格控制，不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。（二）保密管理1.加强档案管理人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及医院机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。3.严格限制档案信息的传播范围，未经授权不得将档案信息提供给外部单位或个人。4.在档案利用过程中，利用者应遵守保密规定，不得擅自扩大利用范围或泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和医院档案保管期限规定为依据。2.全面审查档案内容，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家等组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其保管期限和存毁价值。2.综合分析：结合医院发展规划、业务需求等因素，对档案进行综合分析评估。（四）销毁流程1.鉴定小组对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经医院主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监督，并在销毁清册上签字确认。4.销毁电子档案时，应采用符合安全要求的方式进行数据删除，确保数据无法恢复。八、档案统计与统计分析（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度新增数量、累计数量等[X]。2.档案利用情况统计：如查询次数、借阅人次、复制份数等。3.档案保管期限统计：分析不同保管期限档案的分布情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理系统生成统计报表，对统计数据进行分析和整理。（三）统计分析