县委机关档案管理制度

PAGE县委机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强县委机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在县委工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合县委机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县委机关各部门及所属单位在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。县委机关档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案应如实反映县委机关各项工作活动的真实情况，保持档案的原始性和完整性。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护档案的安全与完整。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门县委机关设立专门的档案管理部门，负责县委机关档案的统一管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定县委机关档案管理制度并组织实施。2.负责县委机关各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。4.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为县委工作提供决策依据。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高县委机关工作人员的档案意识和业务水平。6.负责对县委机关所属单位档案工作进行监督、指导和检查。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案查阅、利用等工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围县委机关各部门应将在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下几类：1.上级机关下发的与县委工作相关的文件、指示、通知等。2.县委制发的各类文件、报告、决议、纪要等。3.县委召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.县委领导的重要讲话、批示、调研材料等。5.县委机关各部门的工作计划、总结、统计报表等。6.涉及县委重要工作的请示、报告、批复等文件。7.县委组织的各类活动形成的文件、照片、音像等资料。8.县委与其他单位签订的合同、协议等文件。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止因意外情况导致文件丢失。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类。按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等类别，并在各大类下进一步细分小类。2.编号。对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于档案的管理和查找。3.编目。编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订。对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并移交至档案管理部门归档。对于一些重大活动或紧急文件材料，应及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行自查，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。3.将档案移交清单与档案一并提交给档案管理部门，双方进行核对、签字确认。4.档案管理部门对接收的档案进行复查，如发现问题及时与移交部门沟通解决。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映县委主要职能活动和基本历史面貌的，对县委工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映县委一般工作活动，在较长时间内对县委工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对县委工作有查考利用价值但又不宜长期保存的档案，列为短期保管，保管期限为1年至15年。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应进行定期检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.县委机关工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅县委机关档案的，应持有单位介绍信，经县委办公室负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应经县委领导批准。3.涉及国家机密的档案，应严格按照国家有关保密规定进行查阅，未经批准不得擅自查阅和复制。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。2.申请表经批准后，查阅人员持申请表到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门工作人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的查阅期限内归还档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用方式档案管理部门应积极为县委机关工作提供档案利用服务，根据工作需要，可采用以下方式提供档案利用：1.查阅档案原件。2.提供档案复印件或摘录件。3.开展档案咨询服务，为县委工作提供决策参考。4.举办档案展览，展示县委工作成果和历史变迁。六、档案统计与鉴定销毁（一）统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级档案管理部门和县委领导报告。统计数据应准确、及时、完整，为档案管理工作提供决策依据。（二）鉴定档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作应在县委办公室负责人的领导下，由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容和利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（三）销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经县委办公室负责人审核，报县委领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并实行监销制度。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁工作的安全、彻底。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立县委机关档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为县委工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化。对县委机关现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设。开发或选用适合县委机关档案管理工作的信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等业务流程的信息化管理。3.信息安全保障。建立健全档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密、防火墙等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和专业技术人员，负责档案信息化管理工作的组织实施和技术维护。2.电