地测资料档案管理制度

PAGE地测资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强地测资料档案的管理，确保地测资料档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥地测资料档案在公司生产、经营、管理及技术创新中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及地测资料档案管理的部门、单位及个人。（三）相关职责1.地测部门负责地测资料的收集、整理、归档、保管和提供利用等日常管理工作。制定地测资料档案管理的具体操作流程和规范。对地测资料档案的完整性、准确性和安全性负责。2.档案管理部门对地测资料档案管理工作进行监督、指导和检查。负责地测资料档案的集中统一管理，包括档案的接收、存储、检索、借阅等服务。协助地测部门做好地测资料档案的数字化建设和安全保密工作。3.其他部门负责本部门产生的地测相关资料的及时整理和移交，配合地测部门和档案管理部门做好资料档案管理工作。按照规定的程序和要求，合理使用地测资料档案。（四）管理原则1.集中统一管理原则：地测资料档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：地测资料应如实反映地质勘探、测量等工作的实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则：根据地测资料的性质、来源、时间等因素进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保地测资料档案的安全，防止资料的泄露、损毁和丢失，严格遵守保密规定。二、地测资料档案的分类与编号（一）分类标准1.地质资料类区域地质调查资料矿产地质勘查资料水文地质勘查资料工程地质勘查资料环境地质勘查资料等2.测量资料类控制测量资料地形测量资料工程测量资料变形测量资料等3.其他地测资料类地测技术总结报告地测工作方案地测数据统计报表等（二）编号规则1.采用层次编码法，由类别代码、年度代码、流水号组成。2.类别代码：按照上述分类标准，分别用两位大写字母表示，如“DZ”表示地质资料类，“CL”表示测量资料类，“QT”表示其他地测资料类。3.年度代码：用四位阿拉伯数字表示资料形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照资料形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字依次编号，如“0001”。5.编号示例：DZ20230001，表示2023年形成的第1份地质资料档案。三、地测资料档案的收集与整理（一）收集范围1.地质勘探过程中产生的各类原始记录、测试数据、图表、报告等。2.测量工作中的控制点成果、测量记录、地形图、测绘报告等。3.与地测工作相关的技术文件、会议纪要、工作方案、总结等。4.其他与地测业务有关的资料。（二）收集要求1.地测部门应明确资料收集的责任人，确保资料及时、完整地收集。2.资料收集过程中，要认真核对资料的准确性和完整性，对不符合要求的资料及时进行补充和修正。3.对于外单位提供的地测资料，应要求其提供资料的原件或加盖公章的复印件，并办理交接手续。（三）整理要求1.按照分类标准对收集到的地测资料进行分类整理。2.对每份资料进行编号，并填写资料目录清单，包括资料名称、编号、形成日期、来源、保管期限等信息。3.对资料中的图表、数据等进行清晰标注，确保资料的可读性和可理解性。4.对于破损、褪色或字迹模糊的资料，应进行修复或复制，保证资料的质量。四、地测资料档案的归档与保管（一）归档流程1.地测部门整理好的资料，经部门负责人审核签字后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的资料进行核对、验收，符合要求的办理归档手续，并将资料存入档案库房。3.归档资料应编制详细的档案目录，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。（二）保管期限1.地测资料档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的资料包括：区域地质调查报告、大型矿床地质勘查报告、重要工程的地质勘察资料等。长期保管的资料期限为30年，包括一般矿产地质勘查资料、中型工程地质勘察资料等。短期保管的资料期限为10年，包括一般性的测量资料、地测技术总结报告等。2.保管期限的确定应严格按照国家有关规定和行业标准执行，确保资料档案的保存价值。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜架上，按照类别、年度、编号顺序排列，便于查找和管理。4.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。五、地测资料档案的利用与借阅（一）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅地测资料档案。2.借阅：确需借出档案的，应办理借阅手续，在规定时间内归还。3.复制：根据需要，可对档案资料进行复制，但应经过档案管理部门批准，并注明复制用途。（二）利用审批1.查阅地测资料档案，需填写《地测资料档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅地测资料档案，需填写《地测资料档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核签字后，方可借阅。3.复制地测资料档案，需填写《地测资料档案复制申请表》，说明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。（三）借阅期限与归还1.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理延期手续。3.归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。六、地测资料档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的地测资料档案，应严格遵守保密规定，限定知悉范围。2.档案管理人员应具备保密意识，签订保密协议，不得泄露档案内容。3.查阅、借阅和复制机密地测资料档案时，应在专门的场所进行，无关人员不得在场。4.严禁将地测资料档案带出公司或转借他人，如需携带外出，应经过公司领导批准，并采取必要的保密措施。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保库房安全。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案的实体安全。3.做好档案的数字化备份工作，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。七、地测资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立地测资料档案鉴定小组，由地测部门、档案管理部门及相关技术专家组成，负责对地测资料档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据保管期限和档案的实际价值，对已到期的地测资料档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，应填写《地测资料档案销毁申请表》，详细说明销毁理由。3.鉴定小组应认真审查申请销毁的档案，确保销毁档案符合规定要求。（三）销毁程序1.经鉴定小组批准销毁的地测资料档案，由档案管理部门负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销