军人个人档案管理制度

PAGE军人个人档案管理制度一、总则（一）目的为了加强军人个人档案管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。军人个人档案是军人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的真实记录，是军队建设和干部选拔任用、奖惩、培训等工作的重要依据。（二）适用范围本制度适用于现役军人个人档案的管理，包括军官、士官和义务兵的档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映军人的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集军人各个方面的信息，保证档案材料齐全完整。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案的整理、保管和利用。二、档案内容（一）履历材料包括军人的入伍登记表、履历表、任职经历等，记录其从军历程和职务变动情况。（二）自传材料军人撰写的反映自己成长经历、思想变化等的材料。（三）鉴定、考核、考察材料如年度考核登记表、任职鉴定、专项考察报告等，体现军人的工作表现和综合素质。（四）学历学位、培训和专业技术职务（资格）材料包括学历证书、培训结业证书、专业技术资格证书等相关材料。（五）政审材料入伍政审表、政治历史情况审查结论等，证明军人的政治背景。（六）党团材料入党志愿书、入团志愿书、党团组织关系证明等。（七）奖励材料立功受奖的命令、证书等，记录军人的荣誉。（八）处分材料受处分的决定、调查报告等。（九）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免通知、出国（境）审批材料等。（十）其他可供组织参考的材料如个人总结、述职报告、群众评议意见等。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.军人所在单位按照规定定期收集整理本单位军人的档案材料，并及时移交上级档案管理部门。2.档案管理部门主动与相关部门沟通协调，获取涉及军人的各类材料，如学历认证机构、奖惩审批部门等提供的材料。3.军人个人应及时向所在单位提交需要归档的材料，如个人撰写的自传、工作总结等。（二）收集要求1.各单位应指定专人负责档案材料的收集工作，确保材料收集的及时性和准确性。2.收集的档案材料应完整齐全，符合归档要求，字迹清晰，格式规范。3.对于重要材料，应进行备份或复印留存，以防原件损坏或丢失。（三）整理方法1.按照档案内容的分类，对收集到的材料进行分类排序。2.每份材料应加盖材料形成单位的公章，并注明形成日期。3.对破损、褪色的材料进行修复或复制，确保档案的质量。4.编制档案目录，清晰记录档案中每份材料的名称、日期、页码等信息，便于查找和利用。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。档案库房应安装必要的安全防护设备，如监控系统、消防器材等。（二）保管要求1.档案应按照类别和年度进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案保管登记册，详细记录档案的入库、出库、借阅等情况。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，与纸质档案同步管理。（三）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅档案必须履行审批手续，未经批准，任何人不得擅自查阅、摘抄、复制档案。3.在档案整理、保管和利用过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息被非法获取或篡改。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.军队内部因工作需要，如干部选拔任用、考核评价、政审等，可以查阅军人个人档案。2.地方有关部门因工作需要，按照规定的程序和审批权限，可以查阅军人个人档案。（二）查阅审批1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经查阅单位负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并指定专人负责提供查阅服务。（三）查阅方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅人员只能查阅批准范围内的档案内容，不得擅自摘抄、复制档案材料。如需摘抄、复制，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在查阅登记册上签字确认。（四）借阅管理1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经借阅单位负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。六、档案转递（一）转递条件1.军人退出现役、转业、复员、调动工作等，需要转递个人档案。2.根据工作需要和组织安排，将军人档案转至其他单位进行管理。（二）转递程序1.档案管理部门根据转递要求，填写档案转递通知单，详细注明档案转递的原因、接收单位、转递时间等信息。2.将档案材料进行密封包装，并在封口处加盖档案管理部门公章。3.通过机要通信或专人送取的方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在档案转递回执上签字确认。（三）转递要求1.档案转递应确保档案材料的安全和完整，不得丢失、损坏或擅自更改档案内容。2.接收单位应及时对转递的档案进行核对和验收，如发现问题，应及时与档案管理部门沟通解决。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立军人个人档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，将档案内容录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对信息化管理系统中的数据进行更新和维护，及时录入新产生的档案材料，删除过期或无效的数据。（三）系统功能与应用1.信息化管理系统应具备档案查询、借阅审批、统计分析、安全保密等功能，方便档案管理人员和查阅人员使用。2.利用信息化管理系统，实现档案信息的共享和互通，提高工作协同效率。（四）安全保障1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止数据泄露和非法访问。2.定期对信息化管理系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善军人个人档案管理制度，并组织实施。2.统筹安排档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。3.监督检查档案管理人员的工作，确保档案管理工作规范有序进行。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等具体工作。2.严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和完整。3.及时更新档案信息，保证档案内容的时效性和准确性。4.为档案查阅人员提供优质服务，解答相关疑问。九、监督与检查（一）内部监督档案管理部门定期对本部门的档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。同时，接受上级档案管理部门的监督检查，对提出的问题认真落实整改措施。（二）外部监督军