档案三合一制度6

PAGE档案三合一制度6一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和查阅，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则。档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则。档案应全面、系统地记录公司各项活动，确保档案的完整性。4.保密性原则。对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规范。2.负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.负责公司档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化。5.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门职责1.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.兼职档案员应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案进行分类整理，确保档案的完整、准确。3.各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助，确保档案管理工作的顺利开展。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、归还等。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和保密。4.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供及时、有效的档案服务。5.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量相符。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括公司科研项目、技术改造、工程建设等方面的文件、图纸、资料等。3.会计档案：包括公司财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等。4.人事档案：包括公司员工的个人档案、劳动合同、培训记录、考核评价等。5.业务档案：包括公司市场营销、客户服务、生产经营等方面的文件、资料、合同等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，采用分类编号法进行编号。1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文书档案第1份。2.科技档案编号：采用项目代号分类号流水号的方式进行编号。例如：KJ20230101001，表示2023年第1个科技项目的第1类第1份科技档案。3.会计档案编号：采用年度类别保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023会计凭证永久001，表示2023年形成的永久保管的会计凭证第1册。4.人事档案编号：采用员工编号类别流水号的方式进行编号。例如：001个人档案001，表示员工编号为001的第1份个人档案。5.业务档案编号：采用业务类别年度流水号的方式进行编号。例如：市场营销2023001，表示2023年市场营销业务的第1份档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案收集齐全，不得遗漏。2.档案收集范围包括纸质档案、电子档案、声像档案等各种载体形式的档案。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。（二）档案整理1.档案整理应遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.档案整理包括分类、编号、装订、编目等工作。3.纸质档案应按照分类方案进行分类，每类档案应按照编号顺序进行排列，然后进行装订。装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。4.电子档案应按照分类方案进行分类，建立文件夹结构，然后按照编号顺序进行命名。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。5.声像档案应按照内容进行分类，然后按照形成时间顺序进行编号。声像档案应存储在安全可靠的存储介质上，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。五、档案保管（一）档案保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照分类编号顺序排列。2.电子档案应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并建立备份制度，定期进行备份。3.声像档案应采用磁带、光盘等存储介质进行存储，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：包括公司重要的文件、合同、协议、财务报表、审计报告等。2.长期保管的档案：保管期限为10年至50年，包括公司一般的文件、合同、协议、技术资料等。3.短期保管的档案：保管期限为1年至10年，包括公司一般性的文件、资料等。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门的人员参加，对档案进行逐卷审查。3.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报公司领导批准后，由档案管理部门负责销毁。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。六、档案利用（一）档案利用原则1.依法利用原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定。2.服务公司原则。档案利用应围绕公司中心工作，为公司各项工作提供及时、有效的档案服务。3.保密安全原则。档案利用应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。（二）档案利用方式1.查阅档案：公司员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案：公司员工因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案：公司员工因工作需要复制档案，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应注明用途，并加盖档案管理部门印章。（三）档案利用审批1.查阅、借阅、复制档案应严格按照审批程序进行，未经批准不得擅自查阅、借阅、复制档案。2.档案利用审批应根据档案的密级和重要程度进行，确保档案信息的安全。3.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.提高档案管理工作效率，实现档案信息的快速检索和利用。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全管理：建立档案信息安全管理制度，采取必要的技术措施，确保档案信息的安全可靠。（三）档案信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.档案管理人员应具备计算机操作技能和档案管理专业知