档案管理制度完整版

PAGE档案管理制度完整版一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织各项工作的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责公司/组织档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门档案的收集、整理和归档工作，对各部门档案管理工作进行监督和检查。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司/组织各项工作提供参考依据。6.负责档案库房的安全管理，确保档案的安全和完整。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的业务素质。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定等，会议纪要、决议、决定等，工作计划、总结、报告等，人事档案、劳动合同、薪酬福利等，行政公文、函件、通知等，印章管理、证照管理等相关文件。2.业务管理类档案：包括市场营销、销售合同、客户资料等，生产管理、产品研发、工艺文件等，质量管理、质量检验报告等，财务管理、财务报表、审计报告等，采购管理、供应商资料、采购合同等，物流管理、运输记录、仓储记录等。3.项目管理类档案：包括项目立项、可行性研究报告、项目计划等，项目实施过程中的各类文件、资料、记录等，项目验收报告、总结等。4.技术资料类档案：包括技术研发、技术方案、技术图纸等，技术标准、规范、操作规程等，技术引进、合作项目相关文件等。5.企业文化类档案：包括公司/组织文化建设规划、活动记录等，企业宣传资料、画册、宣传片等，员工文化活动照片、视频等。6.其他类档案：包括不属于上述分类的其他各类档案，如法律事务、诉讼案件相关文件等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，采用分类编号法进行编号。具体编号方法如下：1.一级类目代码：采用大写英文字母表示，如“A”表示行政管理类档案，“B”表示业务管理类档案，“C”表示项目管理类档案，“D”表示技术资料类档案，“E”表示企业文化类档案，“F”表示其他类档案。2.二级类目代码：采用阿拉伯数字表示，每个一级类目下的二级类目代码从“01”开始依次编排。例如，行政管理类档案中的“会议纪要”二级类目代码为“A02”。3.顺序号：采用阿拉伯数字表示，按照档案形成的时间顺序或重要程度依次编排，每个二级类目下的档案顺序号从“001”开始依次递增。例如，“A02001”表示行政管理类档案中的第一份会议纪要。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作完成后及时将相关档案整理归档，并移交档案管理部门。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，档案形成部门应在活动结束后[X]个工作日内将档案移交档案管理部门。4.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查，督促各部门及时移交档案。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准对档案进行分类整理。2.对每份档案应进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.对纸质档案应进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐、牢固。4.对电子档案应进行格式转换、命名规范，存储到档案管理信息系统中，并建立相应的索引目录。5.档案整理过程中应注意保持档案之间的有机联系，遵循文件形成规律和特点，按照一定的逻辑顺序进行排列。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的地点建设。2.档案库房应配备必要的消防设备、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防霉设备等，确保档案的安全保管。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照档案分类顺序进行排列存放，便于档案的查找和利用。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的完整、安全。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。2.对纸质档案应保持库房内适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。4.对重要档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止档案信息泄露。5.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、虫害等对档案的损害。（三）档案借阅与归还1.公司/组织内部员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，应在《档案借阅申请表》上签字批准，并将档案提供给借阅人。3.借阅人应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如因保管不善导致档案损坏、丢失的，应承担相应的责任。5.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性等情况，如发现问题应及时向借阅人查询。（四）档案查阅1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门进行查阅。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助。2.外部单位或个人因工作需要查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅档案的目的、内容、范围等信息，经公司/组织负责人签字批准后，方可查阅。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得将档案带出档案管理部门。如需复印档案，应经档案管理部门负责人签字批准，并按照规定的程序进行复印。4.档案管理人员应对查阅档案的情况进行登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值、历史意义等因素，对档案的保管期限进行综合评估。3.对保管期限已满的档案，鉴定小组应进行审查，确定是否仍有保存价值。如认为仍有保存价值的，应重新确定保管期限；如认为已无保存价值的，应提出销毁意见。（二）档案销毁1.对经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司/组织负责人签字批准后，进行销毁。2.档案销毁工作应指定专人负责，在档案管理部门和相关部门人员的监督下进行。销毁过程中应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁时间、地点、方式等信息，并由监销人员签字确认。同时，应将销毁情况进行登记，形成档案销毁记录。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。2.档案统计工作应定期进行，统计数据应真实准确，统计报表应及时报送公司/组织领导和相关部门。3.档案统计数据应作为公司/组织档案管理工作决策的依据，为档案管理工作的改进和提高提供参考。（二）档案移交1.公司/组织因机构调整、资产重组等原因需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和公司/组织档案管理制度进行移交。2.档案移交前，移交部门应按照档案整理要求对档案进行整理，编制档案移交清单，注明档案的名称、编号、数量、