环评机构档案管理制度

PAGE环评机构档案管理制度一、总则（一）目的为加强环评机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在环评工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本机构实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本环评机构在从事环境影响评价业务过程中形成的各类档案，包括但不限于项目文件、技术资料、资质证书、人员档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本机构档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映环评机构的工作过程和业务成果，确保档案内容真实可靠，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集和整理与环评业务相关的各类文件资料，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为环评工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本机构档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和保护工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和泄密。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对本机构各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门在环评业务活动中形成的文件资料的收集、整理和归档工作，并按照档案管理部门的要求及时移交档案。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，按照规定办理档案利用手续。4.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，不得泄露档案机密信息。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高自身业务水平。2.负责档案的具体管理工作，严格按照档案管理流程进行操作，确保档案管理工作的质量。3.做好档案的收集、整理、分类、编目等工作，保证档案的完整性和准确性。4.负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。5.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查询、借阅等手续，及时反馈档案利用情况。6.保守档案机密，不得擅自向无关人员透露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目委托书、项目可行性研究报告、环境现状监测报告、项目选址意见书、用地规划许可证等。2.项目环评文件包括环境影响报告书（表）、公众参与说明、专家评审意见、技术评估报告等。3.项目审批文件包括环保部门的审批意见、项目验收文件等。4.技术资料包括环评技术规范应用记录、相关科研成果、技术交流资料等。5.资质证书及人员档案包括机构资质证书、人员资质证书、劳动合同、培训记录、业绩考核等。6.其他与环评业务相关的文件资料（二）收集要求1.各部门应及时将本部门在业务活动中形成的文件资料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的文件资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，可分为项目档案、技术档案、资质档案、人员档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保档案目录与档案实体一一对应。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储于专用的存储设备中，并进行备份，备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。电子档案应按照电子文件管理要求进行分类、命名和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）保管期限1.环评项目档案保管期限分为长期和短期。长期保管期限为[X]年，短期保管期限为[X]年。2.技术档案、资质档案、人员档案等应长期保管。3.保管期限自档案形成之日起计算，期满后按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案检查与维护1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏的档案、补充缺失的文件等。3.定期对档案库房的温湿度进行监测和调节，保持适宜的保管环境。4.每年对档案进行一次全面的清查盘点，确保档案账实相符。五、档案的利用（一）利用范围1.本机构内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、环保部门等因工作检查、审计等需要查阅档案。3.其他相关单位因业务合作、信息共享等需要查阅档案，但需按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本机构内部人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、原因、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理。2.上级主管部门、环保部门等查阅档案，需出具正式的查阅函，档案管理部门审核后，按照规定提供档案查阅服务。3.其他相关单位查阅档案，需提交单位介绍信、查阅申请等材料，经档案管理部门审核批准后，办理查阅手续，并按照规定收取查阅费用。4.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借档案。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。3.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报本机构主管领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案的题名、日期、保管期限、密级等信息录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。4.挂接存储将处理后的扫描图像与档案数据库进行挂接存储，实现档案的数字化管理。（三）信息化系统管理