护理员档案管理制度

PAGE护理员档案管理制度一、总则（一）目的为加强护理员队伍建设，规范护理员档案管理，全面、准确、及时地记录护理员的基本信息、工作经历、培训情况、考核结果等，为护理员的选拔、任用、培训、考核、晋升等提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所聘用的全体护理员档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映护理员的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集护理员各方面的信息，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，妥善保管护理员档案，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据护理员的工作变动、培训考核等情况，及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、联系电话、家庭住址。3.学历、毕业院校及专业。（二）从业资格证书1.护理员职业资格证书（等级证书）。2.其他相关从业资格证书。（三）工作经历1.以往工作单位名称、工作岗位、工作起止时间。2.主要工作职责及业绩。（四）培训记录1.参加公司/组织内部培训的课程名称、培训时间、培训考核成绩。2.参加外部专业培训的机构名称、培训内容、培训证书。（五）考核记录1.月度考核成绩、考核评语。2.年度考核结果（优秀、合格、不合格）及综合评价。（六）奖惩记录1.获得的奖励名称、奖励时间、奖励单位。2.受到的处罚原因、处罚时间、处罚措施。（七）健康状况1.定期体检报告。2.重大疾病及医疗史。（八）其他重要信息1.个人特长、技能。2.参加的社会公益活动等相关情况。三、档案建立与收集（一）新员工入职1.护理员入职时，需填写《护理员入职登记表》，提供个人基本信息及相关证明材料复印件（身份证、学历证书、资格证书等）。2.人力资源部门负责审核入职材料的真实性和完整性，将审核通过的材料原件及复印件一并交档案管理人员，由档案管理人员建立个人档案。（二）信息补充与更新1.在护理员工作期间，如发生个人信息变更（如联系方式、家庭住址等），护理员应及时向所在部门报告，并提交相关证明材料，由部门负责人审核后交档案管理人员更新档案。2.对于护理员取得新的资格证书、参加培训及考核、获得奖惩等情况，所在部门应及时收集相关材料，整理后交档案管理人员归档。四、档案整理与分类（一）整理要求1.档案管理人员负责对护理员档案进行定期整理，确保档案资料齐全、完整、有序。2.对每份档案材料进行核对，检查是否有缺页、损坏等情况，如有问题及时与相关部门或人员沟通解决。3.按照档案内容的类别进行分类，同类材料集中存放，并编制相应的目录索引。（二）分类方法1.个人基本信息类：按照上述档案内容中的个人基本信息部分进行分类存放。2.从业资格证书类：将护理员的各类资格证书原件及复印件单独整理存放，并注明证书名称、颁发时间、有效期等信息。3.工作经历类：按照工作时间顺序排列护理员的工作经历材料，包括工作证明、业绩报告等。4.培训记录类：将培训相关材料按照培训时间先后顺序整理，分别存放内部培训和外部培训的资料。5.考核记录类：按月度、年度分别整理考核成绩及评语等材料。6.奖惩记录类：将奖励和处罚的相关文件、证书等分别整理归档。7.健康状况类：存放护理员的定期体检报告及重大疾病医疗史等材料。8.其他重要信息类：将护理员的个人特长、参加社会公益活动等相关材料单独分类存放。五、档案保管与借阅（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有霉变、虫蛀、损坏等情况，发现问题及时采取措施处理。3.对电子档案进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（二）借阅规定1.因工作需要查阅护理员档案时，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理人员处借阅。2.档案管理人员应严格按照申请表的内容提供档案资料，并做好借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人必须在规定期限内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。4.借阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。5.非档案管理人员未经允许不得进入档案库房，档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对护理员档案内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.在档案整理、借阅等过程中，如涉及档案信息的传递，应采取加密、密封等措施，防止信息泄露。3.对因工作需要知悉护理员档案信息的人员，应进行保密教育，明确保密责任，签订保密协议。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。2.安装必要的安全监控设备，对档案库房进行实时监控，确保档案安全。3.定期组织档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处理能力，制定应急预案，应对可能发生的火灾、水灾、盗窃等突发事件。七、档案的销毁（一）销毁条件1.护理员离职且档案保存期限已满，经公司/组织批准后可进行销毁。2.档案材料因损坏、变质等原因无法继续保存，经鉴定后可予以销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、所属护理员等信息，并说明销毁原因。2.所在部门负责人对销毁申请进行审核，签署意见后报公司/组织领导审批。3.经批准后，档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点、核对，确保销毁档案准确无误。4.采用适当的方式进