培训机构档案制度管理

PAGE培训机构档案制度管理一、总则（一）目的为加强本培训机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：培训机构档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映培训活动和工作实际情况。3.保密性原则：对涉及商业秘密、个人隐私等重要档案信息严格保密。4.便于利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，方便档案的查询和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善培训机构档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理各类档案，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架、存储等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的查阅、借阅、复印等利用服务工作，严格执行档案利用审批制度。6.对档案管理工作进行监督、检查和指导，确保档案管理工作规范、有序进行。7.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。8.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全防护设施，确保档案的安全。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定提供相关档案资料。4.对本部门形成的电子文件，按照档案管理要求进行整理和归档，确保电子档案的真实、完整和可用。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、存储等具体工作。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作水平。4.负责档案信息管理系统的操作和维护，确保档案数据的安全和准确。5.热情为档案利用者提供服务，严格按照档案利用审批制度办理查阅、借阅等手续。6.定期对档案进行清点和核对，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.培训业务档案：包括培训项目策划书、培训课程大纲、培训教材、学员报名资料、培训考勤记录、培训考核成绩、培训总结报告等。2.师资档案：包括教师个人简历、教师资格证书、教学成果、培训授课记录、教师考核评价等。3.行政档案：包括培训机构的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划与总结、合同协议、资质证书、营业执照等。4.财务档案：包括财务报表、会计凭证、账簿、发票、审计报告等。5.学员档案：包括学员个人基本信息、学习记录、培训证书、奖惩情况等。6.其他档案：如培训机构的宣传资料、活动照片、视频资料等。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，对各类档案进行编号。2.培训业务档案编号：“PX”+年份+序号，如“PX2023001”表示2023年的第1个培训业务档案。3.师资档案编号：“SZ”+年份+序号，如“SZ2023001”表示2023年的第1个师资档案。4.行政档案编号：“XZ”+年份+序号，如“XZ2023001”表示2023年的第1个行政档案。5.财务档案编号：“CW”+年份+序号，如“CW2023001”表示2023年的第1个财务档案。6.学员档案编号：“XY”+年份+学员序号，如“XY2023001”表示2023年的第1个学员档案。7.其他档案编号：“QT”+年份+序号，如“QT2023001”表示2023年的第1个其他档案。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的可读性和可利用性。（二）整理方法1.档案管理人员对收集到的档案进行分类整理，按照档案分类标准进行归类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。4.对破损或褪色的档案进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案的归档与存储（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门归档。2.对于重要的培训项目或紧急文件，应在项目结束或文件办理完毕后及时归档。（二）存储方式1.档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，按照档案类别和编号顺序上架排列，便于查找和管理。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。4.配备必要的防火设备、防盗设备、防虫设备和防潮设备，确保档案的安全。5.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。6.建立电子档案的分类目录和索引，方便电子档案的查询和利用。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本培训机构员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案内容。如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复印。4.查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅本培训机构档案，应提前向档案管理部门提出申请，填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并提交单位介绍信或相关证明材料。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，经培训机构负责人批准后，方可办理借阅手续。3.借阅档案时，借阅人应出具本人有效身份证件，并在档案管理部门登记备案。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。6.借阅期满后，借阅人应及时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和公正性。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。3.对于具有重要历史价值、凭证价值或查考价值的档案，应予以保留；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组提出的销毁意见，经培训机构负责人批准后，方可实施销毁。2.档案管理部门对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。3.档案统计数据应作为档案管理工作考核和决策的重要依据。（二）移交工作1.本培训机构因机构变动、撤销、合并等原因，需要进