广州档案管理制度

PAGE广州档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的各项工作，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要信息的档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案的统一管理工作。档案管理部门可根据实际情况配备档案管理人员若干名。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织的档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。6.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在经营管理、生产活动、技术研发、行政管理等方面形成的各类文件、资料。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司/组织的会议记录、纪要、决议等。4.公司/组织的工作计划、总结、报告等。5.公司/组织的财务报表、审计报告、税务资料等。6.公司/组织的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。7.公司/组织的产品研发资料（包括图纸、技术文件、测试报告等）。8.公司/组织的市场营销资料（包括市场调研报告、宣传资料等）。9.公司/组织的工程建设资料（包括项目规划、设计图纸、施工记录等）。10.公司/组织的设备档案（包括设备采购合同、安装调试记录、维修保养记录等）。11.公司/组织的照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案管理部门的要求，对收集的档案进行初步整理，剔除重复、无用的文件。3.对于重要的档案资料，应及时移交档案管理部门，不得擅自留存或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等。2.定期对保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类、编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，并存放在安全可靠的地方。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（五）档案鉴定1.根据档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。4.对确定销毁的档案，应编制销毁清册，经公司/组织领导批准后，由专人负责销毁，并在销毁清册上签字。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案。2.外部单位因工作需要查阅公司/组织档案，须经公司/组织领导批准。（二）利用方式1.查阅：员工可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：员工因工作需要借阅档案，须填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：员工如需复制档案，须填写复制申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应支付相应的费用。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。2.未经档案管理部门同意，不得擅自将档案带出档案库房。3.归还档案时，应确保档案的完整、整洁，如有损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量水平，为公司/组织的决策提供有力的支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等，形成电子档案。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案管理信息系统，实现档案的分类、编号、编目、存储、检索、利用等功能。3.数据安全管理：建立数据备份、恢复、加密等安全机制，确保档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的地方。3.加强对档案数据的安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员任职条件1.具有档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。2.具备较强的责任心和保密意识，工作认真负责，严谨细致。3.熟练掌握计算机操作技能，能够运用档案管理信息系统进行档案管理工作。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案目录数据库。3.维护档案库房的安全和卫生，定期检查档案保管情况。4.办理档案的查阅、借阅、复制等手续，提供档案利用服务。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。6.对各部门的档案管理工作进行指导和监督，开展档案业务培训。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。八、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织设立档案管理监督检查小组，负责对档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。监督检查小组由档案管理部门负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案管理人员的工作情况。4.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或档案管理环节进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或突发事件，进行专项检查。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问题，监督检查小