会计档案制度谁设计

PAGE会计档案制度谁设计一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，由公司财务部门负责组织实施，并接受公司档案管理部门的监督和指导。二、会计档案的内容（一）会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。（二）会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类账户开设的，用以记录全部经济业务的账簿；明细账是根据明细分类账户开设的，用以分类登记某一类经济业务详细情况的账簿；日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；固定资产卡片是记录固定资产详细情况的卡片式账簿。（三）财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是指企业对外提供的反映企业某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括会计报表、会计报表附注和其他应当在财务会计报告中披露的相关信息和资料。（四）其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的归档（一）归档时间会计年度终了后，由财务部门负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务部门临时保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交本公司档案管理部门统一保管；未设立档案管理部门的，应当在财务部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。（二）归档要求1.会计凭证应按记账凭证编号顺序，连同所附的原始凭证一并整理立卷，装订成册。记账凭证应连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，按时整理立卷。活页账簿应撤出空白页，填写好账页目录，装订成册。订本账簿应保持原装订成册，不得随意拆封。3.财务会计报告应按时间顺序整理，装订成册，加盖公章。财务会计报告封面应注明单位名称、年度、月份、报表名称、报表编号、编制日期等内容。4.其他会计资料应分类整理，按顺序编号，装订成册，并加具封面，注明资料名称、年度、月份、起讫日期、资料种类、起讫号码等内容。（三）归档程序1.财务部门各岗位人员按照职责分工，负责收集、整理本岗位形成的会计资料，并于每月末将整理好的数据资料移交至档案管理人员。2.档案管理人员对接收的会计资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的资料及时退回相关人员进行补充或更正。3.审核通过的会计资料按照归档要求进行分类、编号、装订，编制会计档案保管清册，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交财务部门备查。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。1.永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。2.保管期限为30年的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册。3.保管期限为10年的会计档案包括：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。（二）保管要求1.公司应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的安全防护设施，确保会计档案的安全保管。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗通风、防光、防尘等条件。2.会计档案应分类存放，按保管期限和类别顺序排列，便于查找和利用。同时，应建立会计档案索引目录，注明档案的存放位置、保管期限、档案编号等信息。3.采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。4.档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、变质的会计档案，应及时进行修复或复制。5.会计档案不得外借，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的查阅与复制（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.外部单位查阅会计档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司总经理批准后，由财务部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅会计档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案携带外出或转借他人。（二）查阅程序1.查阅人员填写《会计档案查阅申请表》，提交相关审批人签字。2.档案管理人员根据审批后的申请表，查找并提供相应的会计档案。3.查阅人员在查阅过程中应遵守档案管理制度，不得在会计档案上进行标记、涂改、拆封等操作。如需复印，应经档案管理人员同意，并在复印件上加盖“与原件核对无误”章。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将会计档案归还档案管理人员，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（三）复制规定1.内部人员因工作需要复制会计档案，需填写《会计档案复制申请表》，注明复制内容、用途、份数等信息，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.外部单位复制会计档案，需经公司总经理批准，并签订保密协议。复制费用由申请单位承担。3.档案管理人员负责办理会计档案的复制手续，并对复制过程进行监督。复制完成后，应在复印件上加盖“与原件核对无误”章，并注明复制日期、份数等信息。六、会计档案的移交（一）移交范围1.公司因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。2.单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。交接双方应在会计档案交接清册上签字或盖章。3.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。4.建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。（二）移交程序1.移交单位应编制会计档案移交清册，详细列出移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。2.移交单位在办理会计档案移交手续时，应将会计档案移交清册及相关会计档案一并移交给接收单位，并由双方经办人员在会计档案移交清册上签字或盖章。3.接收单位应认真核对移交的会计档案，如发现问题应及时与移交单位沟通解决。核对无误后，接收单位应在会计档案移交清册上注明接收日期，并将会计档案妥善保管。（三）交接责任1.移交单位应对所移交会计档案的真实性、完整性负责，如因移交单位原因导致会计档案缺失、损坏等问题，由移交单位承担相应责任。2.接收单位应对接收的会计档案进行妥善保管，如因接收单位原因导致会计档案丢失毁损等问题，由接收单位承担相应责任。七、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。机关、团体和事业单位报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报经上级主管单位批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。（二）销毁程序1.由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（三）特殊情况处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽