卫生防疫档案管理制度

PAGE卫生防疫档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司卫生防疫档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，有效支持公司卫生防疫工作的开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与卫生防疫相关的档案管理，包括但不限于卫生防疫工作计划、方案、措施、记录、报告、培训资料、物资采购与使用记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司卫生防疫档案由专门部门或专人负责集中管理，确保档案的有序存放和有效利用。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司卫生防疫工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露，确保涉及公司机密和个人隐私的内容不被非法获取。4.规范实用原则：档案管理工作应遵循相关法律法规和行业标准，做到规范化、标准化，同时注重档案的实用性，便于查询和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司卫生防疫档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、分类、归档公司卫生防疫档案资料，建立档案数据库。3.定期对档案进行检查、维护和更新，确保档案的完整性和准确性。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。5.负责档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，防止档案损坏或丢失。（二）各部门职责1.负责本部门卫生防疫档案资料的收集、整理和初步归档，并定期移交至档案管理部门。2.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案资料的形成、积累和保管工作，确保档案资料的真实、完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，及时提供所需资料。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规定。2.负责档案的日常管理工作，包括整理、分类、编目、装订、上架等，确保档案存放有序。3.准确登记档案的查阅、借阅情况，及时催还到期档案。4.定期对档案进行盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.协助档案管理部门开展档案信息化建设，提高档案管理效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.卫生防疫工作计划、方案、预案等文件。2.卫生防疫工作记录，如员工健康检查记录、环境卫生监测记录、消毒记录、疫苗接种记录等。3.卫生防疫工作报告，包括疫情报告、卫生状况评估报告等。4.卫生防疫培训资料，如培训教材、课件、考核记录等。5.卫生防疫物资采购计划、采购合同、出入库记录等。6.与卫生防疫相关的会议纪要、通知、通报等文件。7.其他与卫生防疫工作有关的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责卫生防疫档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照卫生防疫工作的类别和性质，将档案资料分为综合管理、人员健康管理、环境卫生管理、疫情防控、物资管理等类别。2.编号：对每一类档案资料进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，确保目录清晰、准确。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与存储（一）归档流程1.各部门整理好的档案资料应定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，检查其完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理人员将档案资料按照分类和编号顺序进行归档，存入档案库房。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案应存放在档案架上，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）存储期限1.卫生防疫档案的存储期限应根据相关法律法规和行业标准确定。一般情况下，重要的卫生防疫档案应长期保存，其他档案可根据实际情况确定保存期限，但不得少于[X]年。2.对于超过存储期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门共同进行，确保销毁档案的准确性和安全性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅卫生防疫档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批情况，确定是否提供查阅服务，并安排专人协助查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅卫生防疫档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、标记等。借阅期满后，应及时归还档案。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应责任。（三）查阅、借阅记录档案管理部门应建立查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅人员姓名、部门、查阅内容、借阅时间、归还时间等信息。查阅、借阅登记台账应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要资料保存。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对卫生防疫档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保存期限，确保鉴定结果的准确性。3.集体审议原则：鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组共同进行，集体审议鉴定意见。（二）鉴定标准1.重要性标准：档案内容涉及公司重大卫生防疫决策、重要工作成果、关键数据等，应予以重点保存。2.时效性标准：档案内容反映的卫生防疫工作已结束且不再具有参考价值的，可考虑销毁。3.完整性标准：档案资料不完整、无法准确反映工作实际情况的，可根据具体情况进行处理。（三）销毁程序1.鉴定小组根据鉴定标准，对档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经档案管理部门负责人、公司分管领导签字同意后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。记录应作为档案管理工作的重要资料保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立卫生防疫档案管理信息系统（以下简称“档案系统”），实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.通过档案系统，实现档案资料的快速查询、借阅申请、审批、统计分析等功能，为公司卫生防疫工作提供有力支持。（二）档案系统功能1.档案录入：档案管理人员可将纸质档案和电子档案信息录入档案系统，建立档案数据库。2.档案查询：用户可通过档案系统按照档案编号、名称、日期、关键词等条件进行快速查询。3.借阅管理：实现借阅申请、审批、登记、催还等功能，方便用户借阅档案。4.统计分析：对档案的查阅、借阅情况进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供依据。5.安全管理：设置不同用户的权限，确保档案信息的安全保密。（三）数据维护1.档案系统应定期进行数据备份，确保数据的安全性和完整性。备份数据应存储在异地，防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。2.档案管理人员应及时更新档案系统中的