养护科档案管理制度

PAGE养护科档案管理制度一、总则（一）目的为加强养护科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在养护工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于养护科在工作中形成的各类档案，包括但不限于养护计划、养护记录、设备档案、技术资料、人员档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：养护科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映养护工作的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则：对涉及机密的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责养护科档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.负责档案的借阅、查阅和利用工作，按照规定办理借阅手续。5.对档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.各部门负责本部门在养护工作中形成的档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理要求，及时将本部门的档案资料提交给档案管理人员。3.协助档案管理人员做好档案的查阅和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.养护计划、方案、总结等文件。2.养护记录，包括日常巡查记录、养护作业记录、设备运行记录等。3.设备档案，包括设备购置合同、说明书、维修记录、保养记录等。4.技术资料，包括养护技术规范、操作规程、科研报告等。5.人员档案，包括员工简历、培训记录、考核记录等。6.其他与养护工作相关的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造。3.收集的档案资料应按照类别进行整理，便于后续的归档工作。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为养护计划类、养护记录类、设备档案类、技术资料类、人员档案类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应及时对收集整理好的档案进行归档，确保档案的及时入库。2.归档的档案应按照分类方案和编号规则进行存放，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份，确保档案数据的安全。（二）保管期限1.养护科档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括养护工作中的重要文件、合同、协议等。3.长期保管的档案包括养护计划、总结、技术资料等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括养护记录、设备维修记录等，保管期限为[X]年。（三）保管条件1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应保持清洁、干燥、通风良好。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。3.对电子档案应存放在安全的存储设备中，并定期进行备份和维护。五、档案的借阅与查阅（一）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.档案管理人员应按照规定对借阅申请进行审核，经批准后方可借阅。3.借阅档案时，借阅人应在档案管理人员的陪同下到档案库房查阅，不得擅自将档案带出库房。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理人员报告，并承担相应的责任。（二）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.档案管理人员应按照规定对查阅申请进行审核，经批准后方可查阅。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理人员指定的地点进行查阅，不得擅自翻阅其他档案。4.查阅人如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则。2.对保管期限已满的档案，应进行鉴定，确定是否仍有保存价值。（二）鉴定方法1.档案管理人员应定期对档案进行清查，对保管期限已满的档案进行逐一核对。2.组织相关人员对保管期限已满的档案进行鉴定，根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁申请表应经养护科负责人审核批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。七、档案的统计与利用（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、归档、保管、借阅、查阅、鉴定、销毁等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。（二）利用工作1.积极开发档案信息资源，为养护工作提