律师人事档案管理制度

PAGE律师人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强律师人事档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在律师队伍建设、职业发展和管理决策中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本律师事务所全体律师及工作人员的人事档案管理。（三）管理原则1.集中统一原则律师人事档案由本所指定的专门部门或人员集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须如实反映律师及工作人员的真实情况，不得弄虚作假。3.安全保密原则严格保密档案内容，防止档案信息泄露，确保档案的安全与完整。4.规范有序原则按照规定的程序和方法进行档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范有序。二、档案内容与分类（一）履历材料包括律师及工作人员的个人基本信息、学历学位、工作经历、职务任免等材料。（二）自传材料个人撰写的关于自己成长经历、思想演变等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核、任职期满考核等各类考核材料。2.工作鉴定、专项考察等材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、培训结业证书等复印件。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。（五）政审材料政治历史审查、入党入团等政审材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书等党员材料。2.入团志愿书、入团申请书等团员材料。（七）奖励材料获得的各级各类奖励证书、表彰决定等材料。（八）处分材料受到党纪政纪处分、行业处分等的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资待遇证明等工资材料。2.职务任免文件、岗位变动通知等任免材料。3.出国（境）审批表、护照等出国（境）相关材料。（十）其他可供组织参考的材料如个人重要事迹材料、社会活动记录等。三、档案收集与归档（一）收集责任1.各部门负责人负责及时收集本部门律师及工作人员产生的应归档材料，并定期移交档案管理部门。2.律师及工作人员本人应主动将涉及个人的相关材料及时提交给档案管理部门。（二）收集范围涵盖本制度第二条规定的各类档案内容。（三）归档要求1.归档材料应齐全完整，字迹清楚，格式规范。2.材料应使用A4纸，原件应加盖公章，复印件应注明出处并由提供单位盖章。3.按照档案分类顺序进行整理装订，编制页码。四、档案整理与保管（一）整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等操作。2.按照年度、类别、保管期限等进行排列，编制档案目录。（三）保管期限1.永久保管：涉及律师及工作人员重大历史事件、重要身份信息、关键业绩等具有长远保存价值的档案材料。2.定期保管：根据档案内容的重要程度和时效性，确定30年、10年等不同的保管期限。（四）保管措施1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应存放于专用档案柜，按照类别和保管期限进行排列存放。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本所律师及工作人员因工作需要可查阅本人档案。2.组织人事部门因考察、任免、调动等工作需要可查阅相关人员档案。3.其他经本所负责人批准的单位或个人，因特殊原因需要查阅档案的。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准。3.档案管理部门安排专人陪同查阅，查阅人只能查阅批准范围内的档案内容，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（三）借阅范围1.因特殊工作需要，经本所负责人批准，可借阅档案原件。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和归还时间。2.经所在部门负责人、档案管理部门负责人和本所负责人层层审批。3.借阅人需签订《档案借阅承诺书》，保证档案安全和按时归还。4.借阅人应在规定期限内归还档案，档案管理部门负责对归还档案进行检查，如发现问题及时处理。六、档案转递（一）转递情形1.律师及工作人员离职、退休、调动等原因需要转递档案的。2.档案管理部门根据工作需要调整档案存放地点等情况。（二）转递程序1.档案管理部门填写《档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、档案内容等。2.将档案材料进行密封包装，并在封口处加盖公章。3.通过机要交通或专人送取等方式进行转递，确保档案安全送达。4.接收单位收到档案后，应在《档案转递回执》上签字盖章，并及时反馈给档案管理部门。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立律师人事档案信息化管理系统（以下简称“系统”），实现档案信息的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入功能：将纸质档案内容录入系统，建立电子档案数据库。2.检索查询功能：通过多种条件组合，快速准确地查询档案信息。3.统计分析功能：对档案数据进行统计分析，为管理决策提供支持。4.权限管理功能：设置不同用户的访问权限，确保档案信息安全。5.数据备份功能：定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，及时将档案内容准确录入系统。2.定期对系统中的档案信息进行核对和更新，确保数据的准确性和完整性。（四）安全保障1.加强系统安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。2.对系统用户进行身份认证和权限管理，严格控制用户访问范围。3.定期对系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统安全稳定运行。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善律师人事档案管理制度，并组织实施。2.集中管理律师及工作人员的人事档案，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.建立档案信息化管理系统，推进档案管理信息化建设。4.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。5.负责与外部档案管理机构的沟通协调，办理档案转递等相关事宜。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规定，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、保管和查阅借阅等工作，确保档案安全有序。3.及时将档案材料录入信息化管理系统，保证数据准确完整。4.协助组织人事部门做好档案信息的利用工作，提供相关档案资料。5.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并处理。九、监督与检查（一）监督机制1.本所设立档案管理监督小组，由相关部门负责人和职工代表组成，负责对档案管理工作进行监督检查。2.定期对档案管理部门的工作进行内部审计，检查档案管理制度的执行情况和档案管理工作质量。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅借阅、转递等环节。2.档案内容的真实性、完整性和保密性，是否存在涂改、伪造、丢失等问题。3.档案信息化管理系统的运行情况，数据的准确性和安全性。4.档案管理人员的工作纪律和业务水平。（三）问题处理1.对监督检查中发现