档案室资料保管制度

PAGE档案室资料保管制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案室资料的保管工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有部门及员工在工作中形成的各类档案资料的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案室，对各类档案资料进行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.依法依规原则档案资料的保管应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则采取有效措施确保档案资料的安全，防止档案资料的丢失、损坏、泄露等情况发生，维护公司/组织的利益和形象。4.方便利用原则在确保档案资料安全保密的前提下，应充分考虑档案资料的利用需求，为公司/组织的各项工作提供便捷的服务。二、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类1.行政文件类：包括公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、通知通报等。2.人事档案类：员工的个人简历、入职离职手续、薪酬福利记录、绩效考核资料以及培训档案等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务合同类：与客户签订的各类合同、协议、订单等。5.技术资料类：产品研发资料、技术图纸、工艺文件、质量检验报告等。6.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户信息等。7.其他档案类：除上述类别外的其他各类档案资料，如荣誉证书、资质证明、固定资产档案等。（二）编号规则1.采用分类编号法，对每一类档案资料赋予一个唯一的编号。编号由字母和数字组成，字母表示档案资料的类别，数字表示该类别下档案资料的顺序号。2.具体编号示例如下：行政文件类：XZ001、XZ002……人事档案类：RS001、RS002……财务档案类：CW001、CW002……业务合同类：HT001、HT002……技术资料类：JS001、JS002……市场营销类：SC001、SC002……其他档案类：QT001、QT002……三、档案资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保本部门产生的各类档案资料及时、准确地收集齐全。2.档案资料收集人员应按照档案资料的形成规律和特点，对文件材料进行分类整理，剔除重复、无用的文件，确保收集的档案资料真实、完整、有效。3.对于重要的档案资料，如涉及公司/组织重大决策、核心技术、商业秘密等，应及时进行收集，并采取特殊的保管措施。（二）整理规范1.档案资料应按照分类编号的要求进行整理，同一类别的档案资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.每份档案资料应编制目录，目录内容包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便于查找和管理。3.对于纸张破损、字迹模糊或易褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案资料的可读性和完整性。4.电子档案资料应按照规范的命名规则进行命名，并存储在专门的存储设备上，同时建立相应的电子目录，便于检索和利用。四、档案资料归档与移交（一）归档期限1.行政文件类、人事档案类、财务档案类、业务合同类等档案资料应在文件材料形成后的[X]个工作日内归档。2.技术资料类、市场营销类等档案资料应在项目结束或业务活动完成后的[X]个工作日内归档。3.其他档案类应根据实际情况及时归档，确保档案资料的时效性。（二）移交程序1.各部门档案资料收集整理完毕后，应填写《档案资料移交清单》，详细列出移交档案资料的名称、编号、数量、日期等信息，并由部门负责人签字确认。2.部门档案资料收集人员将《档案资料移交清单》及档案资料一并移交至档案室。档案室管理人员应按照清单对档案资料进行核对，核对无误后在清单上签字确认，并办理交接手续。3.对于不符合归档要求的档案资料，档案室管理人员应及时通知移交部门进行补充或整改，直至符合要求后再办理归档手续。五、档案资料保管（一）保管环境1.档案室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为保管场所，确保档案资料的安全存放。2.档案室应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等，以满足档案资料保管的需要。3.档案室的温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间，定期对温湿度进行监测和记录。（二）档案存储方式1.纸质档案资料应存放在档案柜或货架上，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案资料应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，如涉及公司/组织核心机密的文件，应采取加密存储、专人保管等特殊措施，确保档案资料的安全性。（三）保管期限划分1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料主要包括公司/组织的章程、营业执照、税务登记证、年度财务报告、重要的合同协议等。长期保管的档案资料保管期限为[X]年，主要包括一般性的行政文件、人事档案、业务合同等。短期保管的档案资料保管期限为[X]年，主要包括临时性的文件材料、一般性的业务资料等。2.各部门应根据档案资料的性质和重要程度，合理确定档案资料的保管期限，并在档案资料归档时注明保管期限。（四）档案盘点与清查1.档案室管理人员应定期对档案资料进行盘点，确保档案资料的数量和质量与《档案资料移交清单》一致。盘点周期为每[X]年一次。2.在盘点过程中，如发现档案资料有丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。同时，应填写《档案资料盘点报告》，详细记录盘点情况和处理结果。3.公司/组织应定期对档案室进行清查，检查档案资料的保管情况、利用情况以及制度执行情况是否符合要求。清查工作由公司/组织档案管理部门牵头，相关部门配合进行，清查周期为每[X]年一次。六、档案资料查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案资料应根据工作需要，填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人审批后，方可到档案室查阅。2.涉及公司/组织核心机密的档案资料，未经公司/组织高层领导批准，任何人不得查阅。3.外部单位或个人查阅档案资料，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司/组织档案管理部门负责人审核同意后，报公司/组织高层领导批准，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守公司/组织的保密规定。（二）借阅程序1.公司/组织内部人员借阅档案资料，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并经所在部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续。2.档案室管理人员应根据审批意见，对借阅申请进行审核，审核通过后，将档案资料借给借阅人，并填写《档案资料借阅登记册》，详细记录借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅内容、归还日期等信息。3.借阅人应按照约定的期限及时归还档案资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案室管理人员应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。4.外部单位或个人借阅档案资料，除按照上述查阅程序办理审批手续外，还应与公司/组织签订保密协议，明确双方的权利和义务。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应经公司/组织高层领导批准。（三）查阅与借阅要求1.查阅或借阅档案资料时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出档案室。如需带出档案室复印或摘录，应经档案室管理人员同意，并办理相关手续。2.查阅或借阅档案资料时，应保持档案资料的整洁、完好，不得在档案资料上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案资料。3.查阅或借阅档案资料的人员应严格遵守公司/组织的保密规定，不得泄露档案资料的内容。查阅或借阅结束后，应及时将档案资料归还档案室，并办理归还手续。七、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案资料鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应根据档案资料的保管期限、现实利用价值以及法律法规的要求，对档案资料进行综合评估，确定其是否仍需保存。（二）鉴定组织与程序1.公司/组织成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及专业技术人员组成。鉴定小组负责对档案资料进行定期鉴定。2.鉴定小组应按照档案资料的类别和保管期限，逐份对档案资料进行审查，提出鉴定意见。鉴定意见应包括档案资料的保存价值、是否需要销毁以及销毁方式等内容。3.对于拟销毁的档案资料，鉴定小组应填写《档案资料销毁申请表》，详细列出拟销毁档案资料的名称、编号、数量、日期、保管期限、鉴定意见等信息，并经公司/组织高层领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁方式与监督1.档案资料的销毁方式应根据档案资料的性质和数量选择合适的方式进行，如焚烧、粉碎、电子数据删除等。2.档案资料销毁时，应指定专人负责监督销毁过程，确保销毁工作彻底、安全。监督人员应在《档案资料销毁申请表》上签字确认销毁情况。3.对于销毁的档案资料，应建立销毁