学科办档案管理制度

PAGE学科办档案管理制度一、总则（一）目的为加强学科办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在学科建设、教学科研、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学科办在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学科办档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映学科办各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集、整理学科办在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密、敏感的档案信息进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）学科办主任职责1.全面领导学科办档案管理工作，将档案管理纳入学科办工作计划，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导、检查和考核。3.审批重要档案的销毁、借阅等事项。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理台账，及时记录档案的收进、移出、借阅归还等情况。3.按照档案保管期限的规定，对档案进行鉴定，提出存毁意见。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期检查档案保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。5.积极开展档案的开发利用工作，为学科办各项工作提供档案信息服务。6.组织档案管理人员参加业务培训，提高档案管理水平。（三）各岗位人员职责1.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理、移交档案管理人员。2.借阅档案时，应严格遵守借阅制度，按时归还档案。3.对涉及本岗位工作且需归档的文件材料，应做好收集、整理和保管工作，确保其完整、准确。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学科建设规划、年度工作计划、总结、报告等文件材料。2.学科评估、申报、验收等工作中形成的各类材料，包括申报书、自评报告、专家评审意见等。3.教学科研项目的立项、结题材料，如项目申请书、合同书、研究报告、成果鉴定书等。4.学术会议、讲座、培训等活动的组织材料，包括会议通知、日程安排、参会人员名单、会议纪要等。5.教师队伍建设相关材料，如教师引进、培养、考核、晋升等文件。6.学生培养过程中的各类材料，如教学计划、课程大纲、学生成绩、毕业论文等。7.对外交流合作材料，如合作协议、交流访问记录等。8.学科办内部管理文件，如规章制度、工作流程、会议记录等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各岗位人员应在工作结束后及时将应归档的文件材料收集齐全，整理规范，移交档案管理人员。2.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，载体应符合档案保管要求。（三）整理方法1.分类档案按照学科建设、教学科研、行政管理等类别进行一级分类，在一级分类下再根据档案内容的具体性质进行二级分类，如学科建设类可分为规划、评估、项目等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号采用阿拉伯数字，按照分类顺序依次编写。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订对纸质档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案（1）学科建设规划、年度工作计划、总结等具有长远查考利用价值的文件材料。（2）学科评估、申报、验收等工作中形成的重要文件材料，如申报书、自评报告、专家评审意见等。（3）教学科研项目的立项、结题材料，如项目申请书、合同书、研究报告、成果鉴定书等，具有重大科研价值或广泛社会影响的。（4）学术会议、讲座、培训等活动中形成的重要材料，如会议通知、日程安排、参会人员名单、会议纪要等，对学科发展具有重要推动作用的。（5）教师队伍建设相关材料，如教师引进、培养、考核、晋升等文件，涉及学科骨干人才的重要材料。（6）学生培养过程中的各类材料，如教学计划、课程大纲、学生成绩、毕业论文等，具有代表性或典型性的。（7）对外交流合作材料，如合作协议、交流访问记录等，涉及重要合作项目或具有重要国际交流意义的。（8）学科办内部管理文件，如规章制度、工作流程、会议记录等，对学科办工作具有长期指导作用的。2.长期保管的档案（1）学科建设规划、年度工作计划、总结等文件材料，保管期限为30年。（2）学科评估、申报、验收等工作中形成的一般性文件材料，保管期限为30年。（3）教学科研项目的立项、结题材料，如项目申请书、合同书、研究报告、成果鉴定书等，具有一定科研价值的，保管期限为30年。（4）学术会议、讲座、培训等活动中形成的一般性材料，保管期限为30年。（5）教师队伍建设相关材料，如教师引进、培养、考核报告等，保管期限为30年。（6）学生培养过程中的各类材料，如教学计划、课程大纲、学生成绩等，保管期限为30年。（7）对外交流合作材料，如合作协议、交流访问记录等，具有一定参考价值的，保管期限为30年。（8）学科办内部管理文件，如规章制度、工作流程、会议记录等，保管期限为30年。3.短期保管的档案（1）临时性工作形成的文件材料，保管期限为10年。（2）一般性的事务性文件材料，保管期限为10年。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找和管理。档案柜架应定期进行检查和维护，确保其安全可靠。（三）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案的数量准确、完整。2.对档案的保管状况进行检查，重点检查档案的存放环境、保管设施设备等情况，发现问题及时处理。3.对检查和清点情况应做好记录，发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。五、档案的利用（一）借阅制度1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等内容，经学科办主任批准后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划批注、污损或抽取、撤换档案材料。4.借阅人员不得擅自将档案转借他人，如需复印档案，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行复印。5.借阅人员归还档案时，应认真核对档案数量和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。（二）查阅制度1.外单位人员查阅学科办档案，应持单位介绍信，经学科办主任批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得将档案带出档案库房。3.查阅人员应遵守档案查阅纪律，不得擅自摘抄、复制档案内容，如需摘抄、复制，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字。（三）档案信息开发利用1.档案管理人员应积极开展档案信息开发利用工作，根据学科办工作需要，编写档案参考资料、专题汇编等，为学科建设、教学科研、管理决策等提供服务。2.利用档案信息开展学术研究、撰写论文等，应遵守学术道德规范，确保档案信息的真实性和准确性。3.鼓励学科办人员积极利用档案信息，发挥档案在各项工作中的作用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理人员应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由学科办主任担任组长，档案管理人员及相关业务人员为成员。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。3.对涉及重要事项、机密信息等档案，应严格审查，确保档案的安全保管和有效利用。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报学科办