档案及社保管理制度

PAGE档案及社保管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案及社保管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全，保障员工社保权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及公司档案管理与社保业务相关的各项工作。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理和社会保险的法律法规及行业标准。2.真实准确原则：档案资料应如实记录公司各项活动和员工信息，社保业务办理应准确无误。3.安全保密原则：确保档案资料和社保信息的安全，防止泄露和丢失。4.高效便捷原则：优化管理流程，提高工作效率，为员工提供便捷服务。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工入职、离职、薪资、考核、培训等相关资料。3.业务档案：如合同协议、项目文档、销售记录等。4.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表等。（二）档案收集与整理1.各部门应指定专人负责档案资料的收集，确保资料及时、完整。2.收集的档案资料应进行初步整理，按照分类标准进行分类、编号。3.对于纸质档案，应去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，确保整齐美观。（三）档案归档1.定期将整理好的档案移交至档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应建立档案目录索引，便于查找和借阅。3.归档后的档案应按照类别、年度、保管期限等进行存放，确保有序排列。（四）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.电子档案应进行备份，存储在安全的存储介质上，并定期进行数据维护。（五）档案借阅与利用1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时应保持档案的完整，不得擅自涂改、抽取、损坏。4.档案利用应遵循保密原则，不得将档案内容泄露给无关人员。（六）档案销毁1.对于已超过保管期限或无保存价值的档案，应进行销毁处理。2.档案销毁前应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式，确保销毁彻底，并做好记录。三、社保管理（一）社保种类与参保范围1.公司按照国家规定为员工缴纳养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险。2.参保范围为与公司签订劳动合同的全体员工。（二）社保登记与申报1.新员工入职后，人力资源部门应及时办理社保登记手续，提供准确的员工信息。2.每月定期向社保经办机构申报员工社保缴费基数和人员增减变动情况。3.申报数据应确保真实、准确，如有变更应及时办理相关手续。（三）社保缴费1.根据社保经办机构核定的缴费金额，按时足额缴纳社保费用。2.缴费方式可采用银行代扣、网上缴费等方式，确保缴费及时到账。3.财务部门应做好社保缴费的账务处理，确保账目清晰。（四）社保待遇申领1.员工符合社保待遇享受条件时，人力资源部门应及时协助员工办理待遇申领手续。2.提供相关证明材料，确保申领流程顺利进行。3.关注社保待遇发放情况，如有问题及时与社保经办机构沟通解决。（五）社保关系转移1.员工离职后，人力资源部门应及时办理社保减员手续，并协助员工办理社保关系转移。2.提供转移所需的证明材料，确保员工社保关系顺利转移。3.对于新入职员工，应及时办理社保增员和社保关系转入手续。（六）社保信息管理1.建立员工社保信息档案，并及时更新员工社保信息。2.定期与社保经办机构核对社保信息，确保信息一致。3.保护员工社保信息安全，防止信息泄露。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案及社保管理工作进行审计监督，检查制度执行情况。2.各部门应配合内部审计部门的工作，提供相关资料和信息。（二）外部检查1.积极配合社保经办机构、档案管理部门及其他相关部门的检查工作。2.对于检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司领导。五、责任追究（一）对违反档案管理制度的责任追究1.对于擅自涂改、抽取、损坏档案的人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.因保管不善导致档案丢失或损坏的，应追究相关责任人的责任，并要求其采取补救措施。（二）对违反社保管理制度的责任追究1.对于未按时足额缴纳社保费用的，责令限期补缴，并对相关责任人进行批评教育。2.因工作失误导致员工社保待遇受到影响的，应负责协调解决，并对责任人进行相应处罚。3.对于