会计档案管理制度内控

PAGE会计档案管理制度内控一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，确保会计档案的安全、完整和有效利用，规范会计档案管理工作流程，防范财务风险，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计档案管理：包括会计档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等一系列工作。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司总部负责制定统一的会计档案管理制度，各分支机构、子公司负责本单位会计档案的具体管理工作，并接受总部的监督和指导。2.规范操作、确保安全原则。严格按照法律法规和行业标准进行会计档案管理操作，采取有效措施确保会计档案的安全，防止会计档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则。在确保会计档案安全和保密的前提下，充分考虑公司内部各部门对会计档案的利用需求，提供便捷的查阅和借阅服务，提高会计档案的利用效率。二、会计档案的范围和分类（一）会计档案的范围1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告，以及相关附表、附注等。4.其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。（二）会计档案的分类1.按照形成时间分类：可分为年度会计档案、季度会计档案、月度会计档案等。2.按照会计核算环节分类：可分为会计凭证类档案、会计账簿类档案、财务会计报告类档案和其他会计资料类档案。3.按照保管期限分类：可分为永久保管的会计档案和定期保管的会计档案。定期保管的会计档案期限分为10年和30年。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.各会计岗位人员应按照会计核算工作流程，及时将各类会计资料收集齐全，确保会计档案的完整性。2.对于从外部取得的原始凭证，如发票、收据、银行回单等，应检查其真实性、合法性和完整性，如有问题应及时与相关部门或单位沟通解决。3.会计凭证的附件应齐全，如合同、协议、审批文件等，应与会计凭证一并收集整理。（二）整理方法1.会计凭证的整理按照记账凭证的编号顺序排列，检查凭证日期、编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数等是否齐全、准确。对原始凭证进行分类整理，如发票按业务类型、时间顺序排列，将同类原始凭证粘贴在记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。对于数量过多的原始凭证，如领料单、报销单等，可以单独装订成册，并在记账凭证上注明“附件另订”及该附件的名称和编号。2.会计账簿的整理总账应按照科目顺序排列，明细账、日记账应按照账户顺序排列。检查账簿的扉页信息是否填写完整，包括账簿名称、启用日期、截止日期、页数、记账人员、会计主管等。对于活页式账簿，应去除空白页，并将账页连续编号，加具封面和封底，装订成册。3.财务会计报告的整理按照月度、季度、半年度、年度顺序排列，检查报告的封面、扉页、目录、正文、附注等内容是否齐全、准确。对于年度财务会计报告，应将审计报告、税务鉴证报告等相关资料一并整理归档。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，按照时间顺序排列。纳税申报表应按照税种、申报期限整理，确保申报数据的准确性和完整性。会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书等应按照规定格式填写，内容应真实、准确、完整。（三）编号与标识1.对整理好的会计档案应进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性和逻辑性原则。2.会计凭证编号可采用年份+月份+凭证序号的格式，如20XX0X00X。3.会计账簿编号可采用账簿类别+年份+序号的格式，如总账20XX0X，明细账20XX0X00X。4.财务会计报告编号可采用年份+报告类型+序号的格式，如20XX年度财务会计报告0X。5.其他会计资料编号可根据资料的性质和特点进行编制，如银行存款余额调节表20XX0X0X，会计档案移交清册20XX0X0X。6.在会计档案的封面、脊背等显著位置应标注档案编号、档案名称、保管期限、起止日期等信息，以便于识别和管理。四、会计档案的保管（一）保管期限1.永久保管的会计档案年度财务会计报告。会计档案保管清册。会计档案销毁清册。会计档案鉴定意见书。2.定期保管的会计档案会计凭证保管期限为30年。会计账簿保管期限为30年。月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年。银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他会计资料保管期限为10年。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计档案保管库（室），配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库（室）应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。3.会计档案保管库（室）应安装监控设备，实行24小时监控，确保会计档案的安全。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，不同类别的会计档案应分别设置存放区域，并进行标识。2.对于纸质会计档案，应采用专柜存放，排列整齐，便于查找。对于电子会计档案，应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.会计档案保管人员应定期对会计档案进行检查和核对，确保会计档案的完整性和准确性。如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。4.会计档案保管人员应严格遵守保密制度，不得擅自将会计档案提供给无关人员查阅或复制，防止会计档案的泄密。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.公司内部各部门因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经本部门负责人签字批准。2.《会计档案查阅申请表》应提交至财务部门，由财务部门负责人审核同意后，指定专人负责陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅会计档案时，查阅人员应在指定地点进行查阅，不得将会计档案携带出保管库（室）。如需复印或拍照，应经财务部门负责人批准，并在查阅记录中注明复印或拍照的内容和数量。4.查阅人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂改、标记、抽换、损坏等，如有违反，应承担相应的法律责任。（二）借阅要求1.公司外部单位因审计、税务检查等工作需要借阅会计档案时，应持单位介绍信，填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经公司财务部门负责人和公司分管领导签字批准。2.《会计档案借阅申请表》应提交至财务部门，由财务部门负责人安排专人负责办理借阅手续，并与借阅单位签订《会计档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅会计档案时，借阅人员应出具本人有效身份证件，并在财务部门指定人员的陪同下到保管库（室）办理借阅手续。借阅人员应按照《会计档案借阅协议》的约定及时归还会计档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在会计档案上涂改、标记、抽换、损坏等，如有违反，应承担相应的法律责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的以外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出会计档案销毁意见，会同公司审计部门共同进行审查和鉴定，编制《会计档案销毁清册》，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》应经公司财务部门负责人、审计部门负责人和公司分管领导签字批准。3.公司应指定专人负责监销会计档案的销毁工作。监销人员在会计档案销毁前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告公司分管领导。（三）销毁记录1.会计档案销毁过程中应进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、销毁会计档案的名称和数量等信息。2.销毁记录应形成书面文件，与《会计档案销毁清册》一并归档保存，保管期限为永久。七、会计档案管理的监督与检查（一）监督检查部门公司审计部门负责对会计档案管理工作进行定期或不定期的监督检查，确保会计档案管理工作符合法律法规和公司制度的要求。（二）监督检查内容1.会计档案管理制度的执行情况，包括会计档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节的操作是否规范。2.会计档案的安全保管情况，包括保管设施的配备、维护情况，会计档案的存放、存储情况等。3.会计档案的利用情况，包括查阅、借阅手续的办理情况，会计档案的利用效果等。4.会计档案管理工作中存在的问题及改进措施的落实情况。（三）监督检查方式1.定期检查：审计部门每年至少组织一次对会计档案管理工作的全面检查，检查结果应形成书面报告，报送公司领导和相关部门。2.不定期抽查：审计部门可根据工作需要，对会计档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查：针对会计档案管理工作中的重点、难点问题或存在的突出风险，组织专项检查，深入分析原因，提出改进建议。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对存在的问题，制定切实可行的整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向审计部门提交整