档案用品管理制度

PAGE档案用品管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案用品管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门在档案管理工作中涉及的各类档案用品的采购、使用、保管及销毁等环节。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与档案管理相关的部门和人员，包括但不限于档案管理部门、各业务部门以及涉及档案形成、整理、存储的工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：档案用品的管理必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.规范性原则：建立规范的档案用品采购、使用、保管及销毁流程，保证档案管理工作有序进行。3.安全性原则：保障档案用品的质量和性能，确保档案的实体安全，防止档案信息泄露。4.节约性原则：合理配置档案用品资源，避免浪费，提高资源利用效率。二、档案用品采购管理（一）采购计划制定1.档案管理部门应根据公司档案管理工作的实际需求，结合档案数量增长趋势、档案保管期限要求以及现有档案用品的使用状况，每年定期制定档案用品采购计划。2.采购计划应详细列出所需档案用品的种类、规格、数量等信息，并说明预计采购时间和预算金额。采购计划需经部门负责人审核后报公司领导审批。（二）供应商选择1.建立合格供应商名录，档案管理部门负责对潜在供应商进行调查、评估和筛选。评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。2.优先选择具有良好口碑、产品质量可靠、价格合理且能提供优质售后服务的供应商。对于新加入的供应商，需进行严格的资质审查和样品试用，确保其符合公司档案用品管理要求。（三）采购流程1.根据审批后的采购计划，档案管理部门负责与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确档案用品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购人员应严格按照合同约定跟进采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。在验收过程中，如发现产品质量问题或与合同约定不符，应及时与供应商沟通协商解决。3.采购完成后，采购人员应及时整理采购文件，包括采购申请、合同、发票、验收报告等，并将相关资料移交档案管理部门进行归档保存。三、档案用品使用管理（一）领用制度1.各部门因工作需要领用档案用品时，应填写《档案用品领用申请表》，注明领用日期、部门名称、领用人姓名、档案用品名称、规格及数量等信息。2.《档案用品领用申请表》经部门负责人签字审批后，到档案管理部门办理领用手续。档案管理人员应按照申请表上的内容进行发放，并做好领用记录。3.领用人员应对领用的档案用品妥善保管，不得随意转借他人或挪作他用。（二）使用规范1.档案管理人员应向领用人员介绍各类档案用品的正确使用方法和注意事项，确保其能够正确使用档案用品进行档案管理工作。2.在使用档案用品过程中，如发现质量问题或影响档案管理效果的情况，应及时停止使用，并向档案管理部门报告。档案管理部门应根据实际情况采取相应措施，如更换档案用品、与供应商协商解决等。3.禁止使用不符合档案管理要求或质量不合格的档案用品，以免影响档案的质量和保存期限。（三）使用监督1.档案管理部门应定期对各部门档案用品的使用情况进行检查，包括档案用品的使用是否规范、是否存在浪费现象等。2.对于违反档案用品使用规范或造成浪费的部门和个人，档案管理部门有权提出整改意见，并视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施可包括警告、通报批评、限制领用档案用品等。四、档案用品保管管理（一）保管环境要求1.档案用品应存放在专门的档案库房或保管区域内，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.库房温度应保持在适宜范围内，一般为14℃24℃，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应设置必要的消防设施和安全防护设备，如灭火器、防火门、防盗门窗、防虫药品等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）分类存放1.档案用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于查找和管理。例如，档案盒可按照档案年度、保管期限、档案类别等进行分类排列；装订材料可按照装订方式、适用范围等进行分类存放。2.建立档案用品存放台账，详细记录各类档案用品的入库时间、存放位置、数量等信息。台账应定期更新，确保账物相符。（三）库存盘点1.档案管理部门应定期对档案用品进行库存盘点，一般每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次局部盘点。2.盘点过程中，应认真核对库存档案用品的数量、规格、质量等信息，与存放台账进行逐一核对。如发现账物不符或存在质量问题，应及时查明原因并进行处理。3.盘点结束后，应编制库存盘点报告，报告内容包括盘点时间、范围、结果、存在问题及整改措施等。库存盘点报告经部门负责人审核后归档保存。五、档案用品销毁管理（一）销毁条件1.档案用品因使用年限到期、损坏无法修复、不再适用等原因，确需销毁的，应按照本制度规定进行销毁处理。2.对于涉及国家机密、商业秘密等重要档案的档案用品，在销毁前应进行严格的保密审查和审批程序，确保档案信息不被泄露。（二）销毁审批1.档案管理部门应填写《档案用品销毁申请表》，详细说明拟销毁档案用品的名称、数量、销毁原因等信息，并附上相关证明材料。2.《档案用品销毁申请表》经部门负责人审核后，报公司领导审批。对于涉及重要档案的档案用品销毁申请，需经公司保密委员会或相关领导机构批准。（三）销毁方式1.根据档案用品的性质和数量，选择合适的销毁方式。一般可采用粉碎、焚烧、化学处理等方式进行销毁。2.对于纸质档案用品，应采用粉碎设备进行粉碎处理，确保档案内容无法恢复；对于电子存储介质，应采用专业的数据擦除工具进行数据清除后，再进行物理销毁；对于其他特殊材质的档案用品，应根据其特性选择合适的销毁方法。（四）销毁记录1.在档案用品销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、方式、参与人员、销毁档案用品的名称和数量等信息。2.销毁记录应形成书面文件，并由监督人员和参与人员签字确认。销毁记录经档案管理部门负责人审核后归档保存，保存期限应与相关档案的保管期限一致。六、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由档案管理部门根据实际情况提出处理意见，报公司领导批准后执行。（二）修订与补充本制度