档案馆档案实体管理制度

PAGE档案馆档案实体管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆档案实体管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆所保存的各类档案实体，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案馆负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.真实性原则确保档案内容真实可靠，如实反映本公司/组织的各项活动和历史面貌。3.完整性原则保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和信息，维护档案的有机联系。4.安全性原则采取有效措施，确保档案实体的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案服务水平，便于公司/组织内部各部门及外部相关单位和个人查阅利用档案。二、档案收集（一）收集范围1.文书档案涵盖本公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案包括科研项目档案、产品档案、工程建设档案等，如科研项目立项报告、研究实验记录、技术图纸、验收报告等。3.人事档案员工个人的履历材料、学历学位证书、工作经历证明、考核评价材料、奖惩材料等。4.财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务核算和管理过程中形成的档案。5.业务档案根据不同业务领域特点，收集与业务活动相关的合同协议、业务记录、客户资料、市场调研等档案。（二）收集渠道1.内部部门移交各部门应指定专人负责定期将本部门在工作中形成的应归档文件材料收集整理后移交至档案馆。2.个人提交涉及个人的档案材料，如员工个人应归档的人事档案材料，由个人按照规定及时提交至档案馆。3.外部接收接收来自上级主管部门、合作单位、政府部门等发送的与本公司/组织相关的文件资料，并进行归档。（三）收集要求1.及时收集各部门和个人应在文件材料形成或办理完毕后的规定时间内，将档案移交至档案馆，确保档案收集的及时性。2.完整准确移交的档案应齐全完整，内容准确无误，字迹清晰，格式规范，签字盖章等手续完备。3.分类清晰移交前应按照档案分类方案对档案进行初步分类整理，便于档案馆后续的整理和管理工作。三、档案整理（一）整理原则遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法按照文件形成的年度进行分类，将每年的档案分为不同的类别。2.机构分类法结合本公司/组织的内部机构设置，按照机构对档案进行分类，明确各机构档案的归属。3.问题分类法根据档案内容所反映的问题，对档案进行分类，使同一问题的档案集中在一起。4.保管期限分类法根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限，并分别进行整理。（三）整理步骤1.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整和装订，确保文件整齐牢固。2.编页号在每份文件的有文字页面上编写页号，便于统计和查找。3.编目填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，准确反映卷内文件的内容和排列顺序。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等。5.上架排列按照档案分类方案和编号顺序，将档案盒上架排列，便于存放和查找利用。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆库房应具备适宜的温湿度条件，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案实体的安全保管。2.库房布局合理划分库房区域，设置档案存放架、密集架等存储设备，并预留必要的通道和空间，便于档案的搬运和管理。（二）保管措施1.温湿度控制通过安装空调、除湿机、加湿器等设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.防火防盗配备火灾自动报警系统、灭火设备，安装防盗门窗、监控摄像头等设施，定期进行安全检查和维护。3.防潮防虫采用密封档案盒、放置干燥剂、防虫药品等措施，防止档案受潮发霉和虫害侵蚀。4.防鼠防尘封堵库房孔洞缝隙，防止老鼠进入，定期清扫库房灰尘，保持库房清洁卫生。5.防光防污染采用防光窗帘、无紫外线照明灯具等，避免档案因光照褪色或受损，防止档案受到化学物质等污染。（三）档案清点与检查1.定期清点档案馆工作人员应定期对档案进行清点，核对档案数量、保管状况等，确保档案账实相符。2.不定期检查根据实际情况，不定期对档案保管情况进行检查，重点检查档案的安全状况、保管环境等，发现问题及时处理。3.检查记录对每次清点和检查的情况进行详细记录，包括检查时间、内容、发现的问题及处理结果等，并存档备查。五、档案鉴定（一）鉴定原则依据国家有关规定和本公司/组织的实际情况，从档案的真实性、完整性、系统性、实用性等方面综合考虑，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人、相关业务部门代表、档案专家等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定标准1.永久保管档案反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的重要文件材料，如公司章程、重大决策文件、重要会议记录、财务审计报告、人事任免文件等，应列为永久保管档案。2.长期保管档案在一定时期内对本公司/组织工作有查考利用价值的文件材料，如一般性业务文件、年度工作计划和总结、部门工作记录等，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管档案在较短时间内对本公司/组织工作有参考价值的文件材料，如临时性通知、一般性报表等，保管期限一般为5年以下。（四）鉴定程序1.初步筛选档案馆工作人员对库存档案进行初步梳理，按照鉴定标准，剔除明显无保存价值的文件材料。2.详细审查鉴定工作小组对初步筛选后的档案进行详细审查，综合分析档案的内容、来源、形成时间、保管状况等因素，确定档案的保管期限。3.形成鉴定报告对鉴定结果进行记录和总结，形成档案鉴定报告，明确各类档案的保管期限调整情况，并报本公司/组织领导审批。4.调整保管期限根据领导审批意见，对档案的保管期限进行相应调整，并在档案管理系统和档案目录中做好记录。六、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计统计各类档案的数量、年度新增档案数量、不同保管期限档案数量等。2.档案利用情况统计记录档案查阅利用的次数、人次、利用目的、利用效果等信息。3.档案保管状况统计统计档案的破损、丢失、修复等情况，以及库房温湿度、设备运行状况等数据。（二）统计方法1.建立统计台账设立专门的档案统计台账，按照统计内容分类记录相关数据，确保数据的准确性和连续性。2.定期统计分析定期对档案统计数据进行汇总分析，形成统计报表和分析报告，为档案管理决策提供依据。3.信息化管理利用档案管理软件系统，实现档案统计数据的自动化录入、存储和查询，提高统计工作效率和数据质量。七、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则严格按照国家法律法规和本公司/组织的相关规定，提供档案利用服务。2.保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露，维护公司/组织的利益和安全。3.方便快捷原则优化档案利用流程，提高服务质量，为利用者提供方便快捷的档案查阅和复制等服务。（二）利用范围1.内部利用本公司/组织内部各部门因工作需要查阅利用档案，如查阅历史文件、参考业务资料、核实人事信息等。2.外部利用因法律法规要求、行政事务处理、合作项目需要等，经本公司/组织批准，向外部单位或个人提供档案查阅利用服务。（三）利用手续1.内部利用本公司/组织内部人员查阅利用档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和范围等，经所在部门负责人签字批准后，到档案馆办理查阅手续。2.外部利用外部单位或个人查阅利用档案，需提交查阅申请函，说明查阅理由、档案需求等，并提供有效身份证明。经本公司/组织相关部门审核同意后，与档案馆签订档案利用保密协议，方可办理查阅手续。（四）利用方式1.查阅利用者可在档案馆指定的场所查阅档案原件，档案馆工作人员应提供必要的协助和指导。2.复制根据利用者的需求，档案馆可为其提供档案复印件，并加盖档案馆印章，确保复印件与原件内容一致。3.摘录利用者如需摘录档案内容，应经档案馆工作人员审核同意，并按照规定的格式进行摘录，摘录内容应准确无误。（五）利用监督1.现场监督在利用者查阅利用档案过程中，档案馆工作人员应进行现场监督，确保利用行为符合规定，防止档案损坏、丢失和泄密等情况发生。2.利用记录对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅时间、档案名称、利用方式、利用效果等信息，并存档备查。3.反馈跟踪对重要档案利用情况进行跟踪反馈，了解利用者对档案利用服务的满意度和意见建议，不断改进档案利用工作。八、档案移交与销毁（一）档案移交1.移交范围本公司/组织因机构调整、职能变更、资产处置等原因，需要将部分档案移交给其他单位或部门的，应按照规定办理档案移交手续。2.移交程序编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息。经双方核对无误后，在移交清册上签字盖章，并办理档案实体的交接手续。3.移交记录对档案移交情况进行记录，包括移交时间、地点、双方经办人等信息，并存档备查。（二）档案销毁1.销毁范围对经过鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁处理。2.销毁程序：编制档案销毁清册，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。经档案鉴定工作小组审核、本公司/组织领导批准后，由档案馆会同相关