数字化档案制度上墙

PAGE数字化档案制度上墙一、总则（一）目的为加强公司数字化档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在数字化档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司数字化档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映公司各项业务活动，确保数据准确无误。3.安全保密原则加强档案安全保密措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。4.便捷高效原则利用数字化技术手段，提高档案管理效率，方便档案的查询、利用和共享。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司数字化档案管理制度、流程和标准。2.组织实施公司数字化档案的收集、整理、扫描、存储、保管、利用等工作。3.建立和维护公司数字化档案管理系统，确保系统的正常运行和数据安全。4.对各部门数字化档案管理工作进行指导、监督和检查。5.定期对公司数字化档案进行鉴定、销毁等处置工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将本部门档案移交至档案管理部门进行数字化处理。3.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责本部门数字化档案设备的日常维护和管理。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、扫描、存储、保管等具体工作，确保档案质量。3.熟练掌握数字化档案管理系统的操作技能，为档案利用者提供准确、快捷的服务。4.做好档案安全保密工作，防止档案信息泄露。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与公司相关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的合同、协议、章程等文件。4.公司内部的会议记录、工作报告、财务报表等。5.员工个人的重要工作成果、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件相对应。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案整齐、牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件命名规则和存储路径。四、档案数字化（一）扫描要求1.扫描设备应符合相关技术标准，确保扫描图像清晰、完整。2.扫描分辨率应根据档案内容和利用需求确定，一般不低于200dpi。3.扫描色彩模式应为24位真彩色，确保图像色彩还原准确。4.扫描后的图像应进行去污、纠偏等处理，保证图像质量。（二）图像处理1.对扫描后的图像进行裁剪、去黑边、纠偏等操作，确保图像规范、整齐。2.对图像进行去污处理，去除图像中的污渍、斑点等。3.对图像进行加密处理，确保档案信息安全。（三）数据挂接1.将数字化后的档案图像与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系。2.确保数据挂接的准确性和完整性，便于档案的查询和利用。（四）存储管理1.数字化档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。2.定期对存储设备进行备份，防止数据丢失。3.建立存储设备的使用和维护记录，确保设备正常运行。五、档案保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。（二）保管方式1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取特殊保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行盘点和清查，确保档案数量准确、状态良好。（三）安全保密措施1.严格限制档案管理人员的访问权限，确保只有授权人员能够访问档案信息。2.对档案管理系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击。3.对档案存储设备进行加密处理，防止数据泄露。4.加强对档案管理人员的安全保密教育，提高安全意识。六、档案利用（一）利用范围条件限制1.公司内部员工因工作需要可查阅、借阅数字化档案。2.外部单位因业务往来需要查阅公司档案的，应按照相关规定办理审批手续。3.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，未经公司批准，不得对外提供。（二）利用流程1.内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位查阅公司档案，应提前提交查阅申请，说明查阅目的、范围等，经公司相关领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.借阅档案应在规定期限内归还，如需延期，应办理续借手续。4.档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借档案。（三）利用记录1.档案管理部门应建立档案利用记录台账，详细记录档案利用的时间、人员、内容等信息。2.定期对档案利用记录进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司档案管理制度，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，确定档案的保存价值。2.参考国家和行业有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，保存期限不少于[X]年。八、监督与检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、数字化、保管、利用等工作的质量和效率。3.档案安全保密措施的落实情况。（二）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.不定期抽查：公司领导或相关部门不定期对档案管理工作进行抽查，确保档案管理工作规范有序。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，推动档案管理工作不断改进。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.各部门应按照整改通知书的要求，认真组织整改，并将整改情况