质量检查档案管理制度

PAGE质量检查档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司质量检查档案管理，确保质量检查工作的规范化、科学化，提高质量管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与质量检查相关的档案管理工作，包括但不限于原材料检验档案、生产过程质量控制档案、成品检验档案、质量问题处理档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映质量检查工作的实际情况，确保数据准确、记录完整。2.完整性原则：涵盖质量检查工作的各个环节和方面，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管和利用应遵循统一的规范和标准，确保档案的质量。4.保密性原则：对涉及公司商业机密、技术秘密等敏感信息的质量检查档案，应严格保密，防止信息泄露。二、质量检查档案的分类与编号（一）分类1.原材料检验档案：包括原材料供应商资质文件、原材料检验报告、检验记录等。2.生产过程质量控制档案：如工序检验记录、质量控制点监控数据、生产过程中的异常情况处理记录等。3.成品检验档案：成品检验报告、抽样记录、检验不合格品处理记录等。4.质量问题处理档案：质量问题反馈单、原因分析报告、整改措施及跟踪记录等。5.质量体系文件档案：质量管理手册、程序文件、作业指导书等。6.质量认证档案：产品认证证书、体系认证文件及相关审核记录等。（二）编号质量检查档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的识别、查询和管理。编号格式如下：[年份][类别代码][流水号]其中，年份为档案形成年份的后两位数字；类别代码根据上述分类设置，如“YL”代表原材料检验档案，“SC”代表生产过程质量控制档案等；流水号为该类别档案的顺序编号。例如，2023年形成的第5份原材料检验档案编号为“23YL005”。三、质量检查档案的形成与收集（一）形成要求1.质量检查人员应按照规定的程序和方法进行质量检查工作，并及时、准确地记录检查过程和结果。记录应字迹清晰、内容完整，不得随意涂改。2.各项质量检查记录应使用统一的表格或格式，确保记录的规范性和一致性。3.对于电子数据形式的质量检查记录，应进行备份，并确保数据的安全性和可追溯性。（二）收集职责1.各质量检查岗位人员负责本岗位质量检查档案的收集和整理，确保档案资料的齐全、完整。2.在质量检查工作完成后，应及时将相关档案资料移交至档案管理部门或指定的专人进行集中管理。（三）收集时间1.原材料检验档案应在检验工作完成后[X]个工作日内收集整理完毕。2.生产过程质量控制档案应按批次或定期进行收集，每批次或每周结束后[X]个工作日内完成收集。3.成品检验档案应在成品检验合格或处理完成后[X]个工作日内收集归档。4.质量问题处理档案应在问题处理完毕后[X]个工作日内整理归档。四、质量检查档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员收到质量检查档案资料后，应及时进行整理。按照档案分类和编号规则，对档案进行分类、排序，并剔除重复、无效的资料。2.对每份档案资料进行核对，确保资料内容准确无误，签字、盖章等手续齐全。3.将整理好的档案资料按照类别和编号顺序进行装订，对于纸张较多的档案可采用活页夹或档案盒进行装订，并在封面注明档案名称、编号、日期等信息。（二）归档流程1.档案管理人员根据档案整理情况，填写档案归档清单，详细记录档案名称、编号、数量、归档日期等信息。2.将整理好的档案资料按照归档清单顺序放入档案柜或档案存储设备中，并建立相应的电子档案目录，便于查询和检索。3.在档案存储设备上标明档案类别、年份、编号范围等信息，以便快速定位和查找档案。五、质量检查档案的保管（一）保管期限1.原材料检验档案、生产过程质量控制档案、成品检验档案等与产品质量直接相关的档案，保管期限为自产品放行之日起[X]年。2.质量问题处理档案应长期保管，直至问题彻底解决且无后续影响。3.质量体系文件档案、质量认证档案等应根据相关规定和实际需要确定保管期限，一般不少于[X]年。（二）保管环境1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%范围内。3.档案存储设备应定期进行检查和维护，确保设备正常运行，防止档案损坏或丢失。（三）档案借阅与归还1.公司内部人员因工作需要借阅质量检查档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应根据申请表内容，对借阅人身份进行核实，并登记借阅档案的名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失，应承担相应的责任。4.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续，并在借阅登记册上注明归还日期。（四）档案销毁1.对于超过保管期限且确无保存价值的质量检查档案，由档案管理部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，由档案管理部门会同相关部门人员共同进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。3.严禁私自销毁质量检查档案，确保档案销毁工作的合规性和严肃性。六、质量检查档案的利用（一）利用方式1.为公司内部质量管理决策提供依据，通过查阅质量检查档案，分析产品质量状况、质量问题趋势等，为制定质量改进措施、优化质量管理流程提供数据支持。2.用于产品质量追溯，当产品出现质量问题时，能够快速查阅相关质量检查档案，追溯产品生产过程中的各个环节，查找问题根源，采取有效的处理措施。3.作为供应商评价和选择的参考，通过查看原材料检验档案等，了解供应商的产品质量情况，为供应商的评价、考核和合作决策提供依据。4.满足外部审核和客户需求，如在接受外部质量体系审核、客户质量审计等情况下，提供相关质量检查档案资料，证明公司质量管理工作的有效性和合规性。（二）利用权限1.公司质量管理部门有权查阅和使用与质量管理相关的各类质量检查档案，用于质量分析、改进等工作。2.生产部门在涉及产品质量追溯、生产过程质量控制等方面需要时，可在规定权限内查阅相关档案。3.销售部门在处理客户质量投诉、提供产品质量证明等情况下，可根据需要申请查阅部分质量检查档案。4.其他部门因工作需要查阅质量检查档案时，应按照档案借阅规定办理相关手续。（三）利用记录档案管理人员应对质量检查档案的利用情况进行记录，包括利用人姓名、部门、利用目的、利用时间、查阅档案名称及编号等信息。利用记录应妥善保存，以便查询和统计分析。七、质量检查档案管理的监督与考核（一）监督机制1.公司设立质量检查档案管理监督小组，由质量管理部门、档案管理部门及相关部门人员组成，负责对质量检查档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应检查档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节是否符合本制度要求，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.将质量检查档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理部门及相关岗位人员进行考核。考核指标包括档案资料的完整性、准确性、及时性，档案管理的规范性，档案利用的有效性等。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个