运行档案管理制度

PAGE运行档案管理制度一、总则（一）目的本档案管理制度旨在规范公司/组织档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和工作情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的各项活动和工作，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织的档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的保管、保护和安全管理，定期对档案进行检查、清点和维护。4.负责档案的信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和利用。5.负责档案的查询、借阅、利用等服务工作，为公司/组织的各项工作提供档案支持。6.负责对公司/组织各部门档案管理工作的指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。7.负责档案的鉴定、销毁等工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门以及其他相关单位的档案业务联系和交流。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结报告、规章制度等。2.人事管理类：包括员工档案、招聘录用资料、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利资料等。3.财务管理类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算等。4.业务经营类：包括市场调研资料、销售合同、采购合同、项目文档、客户资料等。5.工程技术类：包括工程图纸、技术文件、施工方案、验收报告等。6.其他类：包括公司/组织获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等。（二）档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用分类编号法进行编号。具体编号方法如下：1.一级编号：根据档案分类，采用大写字母表示各类档案，如“A”表示行政管理类，“B”表示人事管理类，“C”表示财务管理类，“D”表示业务经营类,“E”表示工程技术类，“F”表示其他类。2.二级编号：根据每类档案的具体内容，采用数字进行细分编号。例如，行政管理类中的文件档案编号为“A1”，会议记录档案编号为“A2”等。3.三级编号：对于一些内容较多、需要进一步细分的档案，可以采用三级编号。例如，业务经营类中的销售合同档案编号为“D101”，采购合同档案编号为“D102”等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后及时将档案移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.对于一些重要的、具有长期保存价值且分散在不同部门的档案，档案管理部门应定期进行收集和整合。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类和编号规则进行整理。2.整理档案时，应检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案进行补充、修正和规范。3.档案应按照一定的顺序进行排列，如年度、月份、日期等，便于查找和利用。4.整理后的档案应进行编目，编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索。五、档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.档案架、档案柜应牢固、整齐，便于档案的存放和查找。3.应定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织局部工作，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案保管要求1.档案应按照分类和编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。3.定期对档案进行清点和核对，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.公司/组织内部员工查阅档案应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。3.外部单位查阅公司/组织档案的，应出具单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等信息，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.借阅档案应按时归还，如需延期借阅，应办理续借手续。4.使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行鉴定，确定是否已失去保存价值。3.对经鉴定确无保存价值的档案，填写档案销毁审批表，报公司/组织主管领导批准。4.根据批准的档案销毁审批表，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。（四）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程应进行记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化管理、自动化检索、网络化利用，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统开发：开发档案管理信息系统，实现档案数据的录入、存储、查询、借阅、统计等功能。3.网络建设：建立档案管理信息系统网络平台，实现档案信息的共享和远程利用。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备完善的安全防护措施，确保档案数据的安全。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，保证系统的正常运行。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和功能的完整性。九、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织设立档案管理监督检查小组，由公司/组织主管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、内部审计部门人员等，负责对公司/组织档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案管理信息系统的运行情况。4.档案管理人员的工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理监督检查小组定期对公司/组织档案管理工作进行全面检查。2.不定期抽查：档案管理监督检查小组不定期对公司/组织各部门档案管理工作进行抽查。3.专项检查：针对档案管理