执法支队档案管理制度

PAGE执法支队档案管理制度一、总则（一）目的为加强执法支队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在执法工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于执法支队各部门及全体工作人员在执法活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由支队综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映执法活动的全过程，数据准确可靠。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定支队档案管理制度并组织实施。2.负责支队各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织开展档案业务培训和交流活动。（二）各部门职责1.负责本部门在执法活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合档案室。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和保管工作，确保档案的安全和完整。3.配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供相关档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管、统计等工作，确保档案质量。3.熟悉档案业务，掌握档案管理技能，不断提高档案管理水平。4.积极为档案利用者提供优质服务，及时、准确地查找和提供所需档案资料。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.执法文件：包括法律法规、规范性文件、执法依据、执法程序等。2.执法文书：如行政处罚决定书、行政强制措施决定书、询问笔录、现场检查笔录等。3.案件材料：包括案件受理登记表、立案审批表、调查终结报告、案件讨论记录、处罚决定执行情况等。4.执法证件管理材料：执法人员的证件申请、审批、发放、年检等材料。5.执法培训材料：培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩等。6.执法监督检查材料：检查计划、检查记录、整改报告等。7.其他与执法工作相关的文件材料，如会议纪要、工作简报、调研报告等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，如分为执法业务类、综合管理类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.装订：将文件材料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，移交综合档案室归档。2.对于重大执法案件或紧急事项形成的档案，应在案件办结或事项处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案移交综合档案室时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合档案室档案管理人员对移交的档案进行核对、验收，符合要求的予以接收归档，并在档案移交清单上注明归档日期。（三）保管期限及划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：反映执法支队主要职能活动和历史面貌的，对执法工作有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：在较长时间内对执法工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：在较短时间内对执法工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点、核对，做到账物相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.支队内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经支队分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到综合档案室查阅档案时，档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息。2.查阅人员应在档案查阅室内查阅档案，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.利用档案形成的各种资料，应妥善保管，不得擅自传播、公布或用于其他非档案利用目的。3.对于涉及敏感信息的档案利用，应严格按照保密规定进行审批和管理，防止信息泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限的划分标准，结合档案的现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以鉴定销毁。失去保存价值的档案主要包括：已过保管期限且无利用价值的档案；重复、无效的文件材料；与现行政策法规不符且无参考价值的档案等。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面审查，逐卷逐件地分析档案的内容和价值，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.将档案销毁清单报支队分管领导审批，经批准后方可实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应按照相关规定进行彻底删除或格式化处理，防止数据泄露。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并注明销毁日期。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案存储和利用要求。2.建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类、著录、标引等处理，实现电子档案的规范化管理。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和编辑，确保档案数据的准确性和完整性。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：对档案借阅情况进行登记和管理，记录借阅时间、借阅人员、归还时间等信息，确保档案借阅的规范和安全。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，对档案数据进行加密存储，防止数据泄露和非法访问，确保档案信息安全。（四）数据备份与维护1.定期对电子档案数据进行备份，备