公路段路政档案制度

PAGE公路段路政档案制度一、总则（一）目的为加强公路段路政档案管理，确保路政档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥路政档案在路政管理工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公路段实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公路段路政管理工作中形成的各类档案，包括路政许可档案、路政处罚档案、路政巡查记录、路政案件卷宗、路政设施管理档案、路政宣传资料档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：路政档案由公路段档案管理部门集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实准确原则：路政档案应如实反映路政管理工作的实际情况，确保档案内容真实、准确、可靠。3.完整系统原则：路政档案应全面收集、整理，保持档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则：加强路政档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格遵守档案查阅、借阅制度。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公路段设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责路政档案的集中统一管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善路政档案管理制度。2.负责路政档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立路政档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.指导和监督各部门路政档案的形成、积累和整理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。5.负责路政档案的查阅、借阅服务工作，按照规定提供档案利用，确保档案的合理使用。（二）各部门职责1.各部门应明确一名档案工作负责人，负责本部门路政档案的收集、整理和移交工作。2.各部门工作人员应按照档案管理要求，及时将工作中形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.各部门在路政管理工作中应严格执行档案管理制度，确保档案的真实、完整和安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.路政许可档案：包括路政许可申请书、申请人身份证明、申请材料、现场勘查记录、许可决定书、许可证副本等。2.路政处罚档案：包括立案审批表、调查询问笔录、证据材料、处罚告知书、处罚决定书、送达回执等。3.路政巡查记录：包括巡查日志、巡查报告、巡查照片、录像等。4.路政案件卷宗：包括案件受理登记表、案件处理文书、听证材料、行政复议决定书、行政诉讼判决书等。5.路政设施管理档案：包括路政设施建设项目档案、路政设施维护记录、路政设施损坏赔偿档案等。6.路政宣传资料档案：包括路政宣传活动方案、宣传资料、宣传照片、录像等。7.其他与路政管理工作有关的文件材料，如上级文件、会议记录、工作计划、总结等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责路政档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.路政档案材料应使用原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供与原件核对无误的复印件，并注明出处。3.路政档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。（三）整理方法1.路政档案管理人员应按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类整理，编制档案分类目录。2.对每份档案材料应进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊和备考表等，确保档案的整齐、规范。3.档案整理应遵循一事一卷、一卷多件的原则，将相关的档案材料组合在一起，形成一个完整的案卷。四、档案的归档与保管（一）归档时间路政档案应在次年上半年完成归档工作，确保档案及时整理、归档，便于查阅和利用。（二）归档程序1.各部门档案工作负责人将整理好的路政档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、检查，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案管理部门按照档案分类目录将档案进行上架存放，并建立档案索引，便于查找和利用。（三）保管期限路政档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：包括路政许可决定书、路政处罚决定书、重大路政案件卷宗、路政设施建设项目档案等。2.长期保管的档案：保管期限为10年至30年，包括一般路政案件卷宗、路政巡查记录、路政设施维护记录等。3.短期保管的档案：保管期限为5年以下，包括路政宣传资料档案、临时性路政管理文件材料等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本公路段工作人员因工作需要，可查阅路政档案。外单位因工作需要查阅路政档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.本公路段工作人员查阅路政档案，应填写《路政档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅路政档案，应持单位介绍信，注明查阅事由、查阅范围等，经公路段档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.档案管理人员应按照查阅申请表或单位介绍信的要求，提供相应档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等。（三）借阅范围路政档案一般不对外借阅。因特殊情况确需借阅的，应按照规定办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人应填写《路政档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应根据借阅申请表的要求，提供相应档案，并与借阅人签订《路政档案借阅协议》，明确借阅人的权利和义务。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如有违反，应承担相应的法律责任。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如有问题应及时查明原因，并做好记录。六、档案的统计与鉴定销毁（一）统计工作档案管理部门应建立路政档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并编制档案统计报表。档案统计报表应真实、准确、完整，报送及时。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的路政档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人和档案管理人员等组成。鉴定小组应按照档案保管期限的规定，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制《路政档案销毁清册》，注明档案名称、卷号、保管期限、销毁原因等，并经鉴定小组组长签字确认。（三）销毁工作1.经鉴定需要销毁的路政档案，应报公路段领导批准后，按照规定进行销毁。2.档