广州市档案室管理制度

PAGE广州市档案室管理制度一、总则（一）目的为加强广州市档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于广州市[具体公司/组织名称]档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室对本单位各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映本单位的各项工作活动，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，为单位各项工作提供及时、有效的服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计本单位各类档案，确保档案的完整和安全。3.开展档案信息资源的开发利用工作，为单位各项工作提供档案资料服务。4.指导本单位各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。5.参与单位重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的齐全和完整。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，按照档案室的要求定期移交档案。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，协助档案室做好档案的收集、整理等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。三、档案收集（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定等。3.本单位对外交往中形成的合同、协议、信函、证书等文件材料。4.本单位内部机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。5.本单位科研、生产、经营等活动中形成的技术文件、产品样本、工艺规程等。6.本单位财务、审计、统计等工作中形成的报表、账簿、凭证等文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料进行整理，确保齐全、完整，并按照规定的时间和要求移交档案室。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的文件材料，相关部门应在活动结束后及时收集整理，并移交档案室。3.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，载体应符合档案保管要求。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.科技档案：按照项目专业阶段进行分类。3.会计档案：按照会计年度形式进行分类。4.声像档案：按照载体形式内容时间进行分类。5.实物档案：按照类别时间来源进行分类。（二）整理方法1.文书档案：对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等工作，编制案卷目录。2.科技档案：对项目文件材料进行系统整理，建立项目档案卷内目录和总目录，绘制竣工图等。3.会计档案：按照会计档案管理办法的要求，对会计凭证、账簿、报表等进行整理、装订、编目。4.声像档案：对照片、录音、录像等资料进行整理，编写文字说明，注明拍摄时间地点等信息。5.实物档案：对收集到的实物进行登记、编号，注明实物名称、来源、时间等信息。（三）整理要求1.整理工作应遵循档案形成规律，保持文件材料之间的有机联系。2.分类应科学合理，便于查找和利用。3.编目应准确规范，确保档案信息的完整性和准确性。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫鼠设备等。（二）档案装具1.应使用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.同一类档案应按照顺序排列，便于查找和利用。（四）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案、会计档案等的保管期限按照国家有关规定执行。（五）档案保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.做好档案库房的温湿度记录，根据实际情况进行调节。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，制定档案鉴定标准。2.鉴定档案应从文件材料的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其保存价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制销毁清册，经单位领导审批后进行销毁。3.销毁档案时应指定专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。（四）鉴定要求1.鉴定工作应客观、公正、准确，确保档案鉴定结果符合国家有关规定和本单位实际情况。2.对鉴定中发现的有继续保存价值的档案，应重新确定保管期限并进行妥善保管。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案鉴定、销毁等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行登记和统计。2.利用档案管理软件对档案信息进行统计分析，生成各类统计报表。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，及时反映本单位档案管理工作情况。八、档案利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，应按照有关规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：根据利用者需求，办理借阅手续，限期归还档案。3.出具证明：为利用者出具档案内容的证明材料。（三）利用程序1.本单位内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经部门负责人签字后到档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写查阅申请表，经本单位主管领导批准后到档案室查阅。3.借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅期限、归还日期等信息，借阅期限一般不得超过[具体期限]。4.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，如需复制档案应经档案室同意。（四）利用要求1.严格遵守档案利用制度，确保档案利用过程的安全和保密。2.对档案利用情况进行登记和统计，及时掌握档案利用动态。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案管理的信息化、自动化。2.提高档案信息资源的开发利用效率，为单位各项工作提供便捷的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数据录入：将纸质档案信息录入档案管理系统，建立电子档案数据库。2.档案数字化：对重要档案进行数字化处理，实现档案信息的长期保存和快速检索。3.系统维护：定期对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应具备一定的计算机操作技能，熟悉