镇财政所档案管理制度

PAGE镇财政所档案管理制度一、总则（一）目的为了加强镇财政所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在财政工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本镇财政所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于镇财政所形成的各类档案，包括但不限于会计凭证、账簿、报表、预算文件、财政政策文件、项目资料、合同协议、人事档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：镇财政所档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映财政工作实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便工作查考。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立镇财政所档案管理领导小组，由所长担任组长，各分管副所长担任副组长，各科室负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，审议档案管理的重大事项，监督档案管理制度的执行情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，按照规定提供档案利用服务。5.对档案管理工作中发现的问题及时向领导小组汇报，并提出改进建议。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.财政预算编制、执行、调整等过程中形成的各类文件、报表、数据等。2.财政资金管理、监督检查、绩效评价等工作中产生的相关资料。3.财政政策研究、制定、宣传等方面的文件和材料。4.财政所内部行政管理、人事管理、财务管理等工作形成的文件。5.与财政工作相关的项目申报、审批、实施、验收等全过程资料。6.各类合同协议、往来信函、会议记录等。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、保管期限、类别进行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类，依次编号、编目、装订。2.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别整理，按年度顺序排列，编目装订。3.项目档案：按照项目立项、实施、验收等阶段进行整理，建立项目档案专卷，编目编号。4.电子档案：按照纸质档案的分类方法进行分类，建立电子档案目录数据库，存储在专用存储设备上。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.文书档案分为党群工作、行政管理、业务工作等类别。2.会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。3.项目档案按照项目名称分类，并根据项目实施阶段进一步细分。4.人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类。（二）编号规则1.文书档案编号：采用“年度+保管期限+流水号”的方式，如“2023永久001”。2.会计档案编号：按照会计年度和档案类别进行编号，如“2023会计凭证00X”。3.项目档案编号：采用“项目名称缩写+年度+流水号”的方式，如“扶贫项目2023001”。4.人事档案编号按照干部人事档案管理规定执行。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案柜中。2.不同类别、保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。（三）保管期限1.文书档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》执行。3.项目档案保管期限根据项目性质和相关规定确定，一般不少于项目结束后5年。4.人事档案保管期限按照干部人事档案管理规定执行。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，全面检查档案的数量、质量、保管状况等。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并记录清查结果。3.对清查中发现的问题，应分析原因，总结经验教训，提出改进措施，防止类似问题再次发生。六、档案的利用（一）查阅权限1.本镇财政所工作人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理人员处办理查阅手续。2.外单位查阅档案，须持有单位介绍信，经档案管理领导小组批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，须经镇财政所主要领导批准。3.查阅人事档案，按照干部人事档案管理规定执行。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称及编号、查阅时间等信息。2.档案管理人员根据查阅人员的权限，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（三）借阅规定1.因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称及编号、借阅时间等信息，经档案管理领导小组批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、拍摄档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务骨干和相关领导组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案予以鉴定销毁，如重复文件、无查考利用价值的文件等。3.对涉及重要事项、仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理领导小组审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。4.销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁完毕后，将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的检索、利用和共享。（二）数据录入与维护1.对已整理好的档案进行数据录入，建立档案目录数据库，确保档案信息的准确完整。2.定期对档案数据库进行维护，更新档案信息，保证数据的时效性。（三）安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止数据泄露、丢失和被篡改。2.对档案信息系统进行定期安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.对档案数据进行备份存储，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。（四）利