局文书档案管理制度

PAGE局文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强本局文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为各项工作提供有力的支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在工作中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局文书档案由局办公室统一管理，各部门应指定专人负责本部门文书档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的集中统一。2.真实准确原则档案内容必须真实反映本局各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则按照文书档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，要采取特殊的保密措施。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局文书档案管理制度，并组织实施。2.负责本局文书档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。3.指导各部门文书档案的管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。（二）各部门职责1.负责本部门文书材料的形成、积累和整理工作，确保材料的齐全、完整、准确。2.按照局办公室的要求，定期将本部门的文书档案移交局办公室归档。3.负责本部门档案的查阅和利用工作，严格遵守档案查阅利用制度，确保档案的安全。4.配合局办公室做好档案管理的其他相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围本局在工作中形成的具有保存价值的各种文件、材料、图表、数据、声像等资料，均属收集范围。具体包括：1.上级机关发来的与本局工作有关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要等。3.本局召开的各类会议形成的文件、材料、记录等。4.本局与其他单位签订的合同、协议、意向书等。5.本局开展业务工作形成的各类报表、统计资料、调查研究报告等。6.本局工作人员在工作中形成的个人业务档案、工作记录等。7.本局获得的荣誉证书、奖状、奖杯等。8.其他具有保存价值的文件、材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书材料的收集工作，确保材料的及时、完整收集。2.收集的文书材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类按照文书档案的性质、内容和形成时间等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类、审计监察类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.装订将整理好的文书材料按照顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。（四）编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的文书档案移交局办公室归档。对于一些重要的紧急文件，应及时移交归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的文书档案进行初步审核，确保档案的质量。2.填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。3.将档案移交清单一式两份，一份随档案移交局办公室，一份由移交部门留存。4.局办公室对接收的档案进行再次审核，审核无误后进行登记和入库保管。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌，并对本局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案凡是反映本局一般工作活动，在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案凡是反映本局短期工作活动，在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。应安装必要的消防设备、温湿度调节设备和防虫、防盗设施。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。5.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局档案。外单位查阅本局档案，应按照有关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，并经所在部门负责人签字同意后，到局办公室查阅。2.外单位查阅本局档案，应提前向局办公室提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容等，并加盖查阅单位公章。经局办公室负责人审核同意后，办理查阅手续。3.查阅档案时，查阅人员应严格遵守档案查阅利用制度，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经局办公室负责人批准。（三）利用方式1.提供档案原件查阅。2.根据查阅人员的需求，提供档案复印件或摘录。3.对于一些重要档案，可采用电子文档形式提供查阅。（四）利用登记对档案的查阅和利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、查阅目的、利用方式等。登记册应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、各部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容进行审查，判断其是否仍具有保存价值。2.对档案的保管期限进行核对，检查是否符合规定。3.征求各部门对档案存毁的意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的数据档案，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.《档案销毁清单》一式两份，一份随档案销毁，一份由局办公室留存。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录和检索工具中注明，并进行相应的注销处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立本局文书档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对本局现有的文书档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合本局档案管理工作的信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和鉴定销毁等全过程的信息化管理。3.数据安全管理加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）信息化管理要