档案管理制度中评

PAGE档案管理制度中评一、总则1.目的本档案管理制度旨在规范公司/组织档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中形成的各类档案。3.基本原则集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案进行集中统一管理。分类科学原则：根据档案的来源、内容、形式等特征，进行科学合理的分类，便于管理和查找。安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。方便利用原则：建立健全档案利用制度，提高档案的利用效率，满足公司/组织和员工对档案的利用需求。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立档案管理部门，负责公司/组织档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。按照规定的程序和要求，为公司/组织和员工提供档案查阅、借阅等服务。对档案信息进行统计分析，为公司/组织的决策提供参考依据。参与档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的分类与编号1.档案分类行政档案：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。人事档案：包括员工的个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、考核评价等。财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。业务档案：根据公司/组织的业务特点，分为市场营销档案、项目管理档案、客户档案等。科技档案：包括科研项目档案、技术文件、产品设计图纸等。2.档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，按照一定的规则进行编制，确保编号的唯一性和系统性。四、档案的收集与整理1.档案收集各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。档案形成部门应在档案形成后及时将档案移交档案管理部门，不得积压或自行保存。对于重要的档案或特殊情况下无法及时移交的档案，档案形成部门应向档案管理部门说明情况，并采取临时保管措施。2.档案整理档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。对档案进行分类、编号、编目，编制档案目录清单。对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观和便于保管。五、档案的保管与保护1.档案保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案保管要求档案应分类存放，排列有序，便于查找。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。3.档案保护措施采用先进的档案保护技术，如数字化存储、缩微技术等，提高档案的保护水平。加强对档案管理人员的培训，提高其档案保护意识和技能。建立档案保护应急预案，应对突发情况，确保档案的安全。六、档案的查阅与借阅1.查阅权限公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。涉及公司/组织机密档案的查阅，需经公司/组织主管领导批准。2.查阅程序查阅人员持《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间内查阅完毕，并将档案归还档案管理部门。3.借阅权限公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。涉及公司/组织机密档案的借阅，需经公司/组织主管领导批准。4.借阅程序借阅人员持《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员根据借阅申请，提供相应的档案，并办理借阅登记手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。借阅人员应在规定的时间内归还档案，档案管理人员应进行核对和验收。七、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案的保存价值进行评估，提出鉴定意见。2.档案销毁对失去保存价值的档案，经鉴定小组批准后，进行销毁。档案销毁应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门组织实施。档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息的彻底销毁。档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等，记录应保存[X]年。八、档案的统计与移交1.档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。统计报表应及时、准确、完整，为公司/组织的档案管理决策提供依据。2.档案移交公司/组织因机构调整、合并、分立等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和本制度的要求，办理档案移交手续。档案移交