曾都区档案管理制度

PAGE曾都区档案管理制度一、总则（一）目的为了加强曾都区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于曾都区各机关、团体、企事业单位及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：曾都区档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映本地区各项工作的历史面貌，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息的安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立曾都区档案局，负责全区档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导等工作。档案局应配备相应的专业人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）各单位档案管理职责1.各单位应设立档案管理机构或指定专人负责本单位的档案管理工作，明确档案管理人员的职责。2.负责收集、整理、保管本单位形成的各类档案，并按照规定向区档案局移交档案。3.积极开展档案的利用工作，为单位各项工作提供服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括各类文件、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：如科研项目档案、工程建设档案等。3.人事档案：干部职工的履历、考核、任免、奖惩等档案材料。4.会计档案：会计凭证、账簿、报表等。5.声像档案：照片、录音、录像等。6.电子档案：各类电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理规范，移交档案管理部门。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应指定专人负责收集，确保档案的完整。3.收集的档案应保持原始材料的真实性，不得擅自涂改、伪造。（三）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案按照项目进行分类，建立项目档案卷册。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理。4.会计档案按照会计档案管理办法进行整理。5.声像档案应注明拍摄时间、地点、人物等信息，进行分类编目。6.电子档案应按照电子文件管理要求进行整理，确保元数据的完整和准确。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内要保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案、人事档案、会计档案等的保管期限按照国家有关规定执行。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量和质量准确无误。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的利用，应严格按照保密规定执行。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经区档案局或相关单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换等。（三）档案借阅1.借阅档案应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，应进行鉴定并提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制销毁清册。2.销毁清册经单位负责人批准后，由档案管理部门会同有关部门共同销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和步骤。（二）电子档案管理1.建立电子档案管理系统，实现电子档案的收集、整理、存储、检索、利用等功能。2.对电子档案进行分类、编号、著录等，确保电子档案的规范管理。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）数据安全1.加强电子档案数据安全管理，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保数据安全。2.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，防止病毒、黑客等攻击。八、档案工作人员管理（一）人员配备档案管理部门应根据工作需要，配备政治素质高、业务能力强的档案工作人员。（二）培训与考核1.定期组织档案工作人员参加业务培训，提高业务水平。2.建立档案工作人员考核制度，对其工作表现进行考核。（三）奖惩制度对在档案管理