会计档案管理制度文库

PAGE会计档案管理制度文库一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计档案管理：是指对会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等一系列工作的总称。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则：公司会计档案管理工作在公司管理层的统一领导下，由财务部门负责组织实施，并接受档案管理部门的监督和指导。各分公司、子公司应根据本制度，结合自身实际情况，制定相应的会计档案管理制度，负责本单位会计档案的具体管理工作。2.依法管理原则：严格遵守国家有关会计档案管理的法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.完整准确原则：保证会计档案的内容完整、准确，如实反映公司的经济业务活动。4.安全保密原则：采取有效措施，确保会计档案的安全，防止会计档案的损坏、丢失和泄密。二、会计档案管理职责分工（一）财务部门职责1.负责组织本公司会计档案的收集、整理、装订、保管等日常管理工作。2.对会计档案的真实性、完整性、准确性负责，按照规定的保管期限和销毁程序，提出会计档案销毁意见。3.建立会计档案查阅、借阅登记制度，按照规定办理查阅、借阅手续。4.配合档案管理部门做好会计档案的鉴定、销毁等工作。（二）档案管理部门职责1.负责指导、监督财务部门的会计档案管理工作，对会计档案管理情况进行定期检查。2.参与会计档案的鉴定工作，对超过保管期限的会计档案提出鉴定意见。3.按照国家有关规定，做好会计档案的移交、保管、利用等工作。（三）其他部门职责各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案管理工作，及时将本部门形成的与会计核算相关的资料移交财务部门归档。三、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、工资表等各类证明经济业务发生的原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记的，全面反映公司经济业务的账簿。2.明细账：按照明细科目分类登记的，详细记录公司各项经济业务的账簿。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。4.辅助账簿：如固定资产明细账、往来明细账等，对特定经济业务进行辅助核算的账簿。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告：在月度财务会计报告的基础上，增加相关附注和财务情况说明书。3.年度财务会计报告：全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量的报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注以及财务情况说明书等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：反映公司银行存款日记账与银行对账单之间差异及调节情况的表格。2.银行对账单：银行出具的反映公司银行账户收支情况的对账单。3.纳税申报表：公司向税务机关申报纳税情况的表格。4.会计档案移交清册：记录会计档案移交情况的清单。5.会计档案保管清册：记录会计档案保管情况的清单。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁情况的清单。7.其他与会计核算相关的资料，如财务分析报告、审计报告等。四、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门应定期收集本公司在会计核算过程中形成的各类会计资料，确保会计档案的完整性。2.各部门应及时将与会计核算相关的资料移交财务部门，移交时应办理交接手续，明确双方责任。（二）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，将原始凭证附在相应记账凭证后面，并加具封面、封底，装订成册。封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容。2.会计账簿应按照总账、明细账、日记账、辅助账簿的顺序进行整理，每本账簿应加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容。3.财务会计报告应按照月度、季度、年度分别整理，装订成册，并加具封面，注明单位名称、报告所属期间、报告种类等内容。4.其他会计资料应按照类别进行整理，分别装订成册或装盒，并加具封面，注明资料名称、所属期间等内容。五、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务会计报告中，月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料中，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库房，确保会计档案存放安全。保管库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件。2.会计档案也可采用电子存储方式进行保管，但应保证电子档案的安全性和完整性，并定期进行备份。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放位置等信息。3.定期对会计档案进行检查，如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。六、会计档案的利用（一）查阅规定1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到财务部门办理查阅手续。查阅时，应在指定地点进行，不得将会计档案带出保管库房。2.外单位因工作需要查阅本公司会计档案，应持有单位介绍信，并经公司管理层批准。查阅时，应安排专人陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制会计档案内容。（二）借阅规定1.本公司内部人员借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。2.外单位借阅本公司会计档案，除按上述查阅规定办理审批手续外，还应与公司签订保密协议，明确双方责任。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。（三）利用记录财务部门应建立会计档案查阅、借阅登记薄，详细记录查阅、借阅人员姓名、单位、查阅或借阅时间、内容、归还时间等信息，以备查考。七、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立会计档案鉴定工作小组，由财务部门、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对超过保管期限的会计档案进行鉴定。（二）鉴定程序1.会计档案鉴定工作小组应定期对已到保管期限的会计档案进行清查核对，确定哪些会计档案已无保存价值。2.对拟销毁的会计档案，应逐卷、逐册进行审查，提出鉴定意见。鉴定意见应包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁意见等内容。3.会计档案鉴定工作小组应形成鉴定报告，报公司管理层审批。（三）销毁程序1.经公司管理层批准后，财务部门应编制会计档案销毁清册，详细记录拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。会计档案销毁清册应一式三份，分别由财务部门、档案管理部门和公司留存。2.销毁会计档案时，应由财务部门、档案管理部门共同派员监销。监销人员应认真核对会计档案销毁清册与实际销毁的会计档案是否一致，确保