j景区档案管理制度

PAGEj景区档案管理制度一、总则（一）目的为了加强J景区档案管理，有效地保护和利用档案，提高景区管理水平和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合景区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于J景区管理委员会及所属各部门、各分支机构在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则景区档案由景区综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则档案内容必须真实反映景区各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善景区档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理景区各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案数据库，实现档案信息的计算机管理和网络化查询。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案的借阅、查阅服务，按照规定办理借阅手续，及时催还到期档案。6.定期对档案管理工作进行检查、总结，向上级主管部门报告档案管理情况。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.景区规划、建设、管理等方面的文件、资料。2.景区各类业务活动中形成的合同、协议、报表、统计资料等。3.景区人事、财务、行政等管理工作中产生的文件、记录。4.景区举办各类活动的文件、照片、录像等资料。5.景区与上级主管部门、其他相关单位往来的文件、函件等。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集上来。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张质量符合要求。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照景区档案的内容和形式，分为行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、景区建设类、文化活动类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查询和管理。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.行政管理类包括景区管理委员会的文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。2.业务管理类包括景区旅游业务、安全管理、环境管理、市场营销等方面的文件、资料。3.人事管理类包括员工档案、招聘录用、培训考核、薪酬福利、奖惩等方面的文件。4.财务管理类包括财务预算、决算、会计凭证、报表、审计报告等。5.景区建设类包括景区规划设计、工程建设、设施维护等方面的文件、图纸。6.文化活动类包括景区举办的各类文化活动的文件、照片、录像等资料。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度类别号顺序号”的结构。2.全宗号：由景区统一确定，代表景区档案全宗。3.年度：采用公元纪年，如“20XX”。4.类别号：根据档案分类标准，用两位数字表示，如“01”表示行政管理类。5.顺序号：按照档案整理顺序，从“0001”开始依次编号。例如，某份行政管理类档案的编号为：JQ2023010005，表示该档案属于J景区全宗，形成于2023年，行政管理类第5份档案。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。3.照片、录像等声像档案应分类整理，编目造册，妥善保管。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合景区实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其价值。2.参考档案的利用情况，对利用率高、具有重要历史价值和现实意义的档案应延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册报景区主管领导批准后，由综合档案室组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。七、档案的利用与服务（一）利用范围1.景区内部各部门因工作需要查阅档案。2.景区工作人员因个人学习、研究等需要查阅档案。3.上级主管部门、相关单位及社会各界因工作需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅档案查阅者可到综合档案室查阅纸质档案或通过档案管理系统查阅电子档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用服务1.综合档案室应热情接待档案查阅者，及时提供所需档案信息。2.对于查阅、借阅档案的特殊需求，应积极协调解决，提供必要的帮助。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作提供参考依据。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为景区管理决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对景区现有纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.档案管理系统建设选用适合景区档案管理需求的档案管理软件，实现档案的分类、编目、存储、检索、借阅等功能的自动化管理。3.网络建设建立档案管理内部网络，实现档案信息在景区内部的共享和传输。同时，做好网络安全防护工作，确保档案信息安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的