人防档案室管理制度

PAGE人防档案室管理制度一、总则（一）目的为加强人防档案室的管理，确保人防档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在人防建设中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与人防档案管理相关的部门、人员及档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则人防档案由专门的档案室集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映人防工作的实际情况，严禁虚假和伪造。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和检索。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织的人防档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定人防档案，确保档案的安全和完整。3.开展档案的编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织的决策和各项工作提供服务。4.指导和监督各部门的人防档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。5.做好档案的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门人防档案的形成、积累和整理工作，并定期向档案室移交。2.配备兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，接受档案室的业务指导和监督。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.人防工程建设项目档案，包括项目立项、可行性研究、设计、施工、监理、竣工验收等各个环节形成的文件材料。2.人防指挥通信档案，包括指挥机构设置、通信网络建设、应急预案制定等方面的文件。3.人防宣传教育档案，包括宣传资料、培训记录、活动方案等。4.人防科研档案，包括科研项目立项、研究报告、成果鉴定等相关材料。5.其他与人防工作相关的重要文件、资料、图表等。根据收集范围，明确各类档案的具体收集内容1.人防工程建设项目档案项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目批复文件等。设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、工程质量评估报告等。竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图纸、工程质量保修书等。2.人防指挥通信档案指挥机构文件：指挥机构设置方案、人员配备情况、工作制度等。通信网络建设文件：通信设备采购合同、安装调试记录、通信线路铺设图纸等。应急预案文件：应急预案编制说明、应急处置流程、应急物资储备清单等。通信演练文件：演练方案、演练记录、演练总结报告等。3.人防宣传教育档案宣传资料：宣传手册、海报、宣传单页、视频资料等。培训记录：培训计划、培训教材、培训签到表、培训考核成绩等。活动方案：活动策划书、活动通知、活动照片、活动总结等。4.人防科研档案科研项目立项文件：项目申请书、立项批复文件、研究合同等。研究报告：开题报告、中期研究报告、结题报告等。成果鉴定文件：成果鉴定申请书、鉴定意见、鉴定证书等。知识产权文件：专利申请文件、软件著作权登记证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。分类方法：人防工程建设项目档案按项目分类，每个项目下再按文件类型分类。人防指挥通信档案按指挥通信类别分类，如指挥机构、通信网络、应急预案等。人防宣传教育档案按宣传教育活动类型分类，如宣传资料、培训、活动等。人防科研档案按科研项目分类，每个项目下再按文件阶段分类。3.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，破损的档案应进行修复。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，建立电子档案数据库，便于检索和利用。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案的安全保管。（二）档案上架1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，排列整齐，便于查找。2.建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、层号等信息，方便快速定位档案。（三）保管期限划分1.人防档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保存的档案主要包括涉及国家机密、重要历史资料、具有长期查考利用价值的文件等。3.长期保存的档案保管期限为16年至50年，主要包括一般性的重要文件、工程建设项目档案等。4.短期保存的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性的文件、临时性的资料等。（四）定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，发现问题及时处理。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，对破损、变质的档案应及时进行修复或复制。3.做好检查记录，对检查中发现的问题和处理情况进行详细记载。五、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅人防档案。2.外单位因工作需要查阅人防档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本公司/组织相关部门负责人签字同意，并报分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限等，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用登记与归还1.档案室应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息。2.借阅人归还档案时，档案室应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，应查明原因，追究责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.查阅档案目录和相关文件，了解档案的形成背景、内容和利用情况。2.对档案进行逐卷审查，分析档案的价值和保存必要性。3.征求档案形成部门和利用部门的意见，综合判断档案的鉴定结果。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报分管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。严禁将应销毁的档案出售或赠送他人。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的人防档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为公司/组织的决策和各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案的基本信息、内容摘要、分类编号等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、分类号、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.文件借阅功能：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户