档案管理制度建设原则

PAGE档案管理制度建设原则一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，避免档案分散、流失。3.完整准确原则保证档案内容的完整性和准确性，如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，防止档案信息失真。4.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和存储方式，提高档案检索和调阅效率，方便员工和相关部门查阅利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范。2.档案收集与整理负责组织各部门收集、整理本部门形成的各类档案，并对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。3.档案保管建立档案库房，配备必要的保管设备，确保档案的安全存储。对档案进行定期检查和维护，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.档案利用服务为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，根据规定办理相关手续，做好登记和跟踪管理。5.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。6.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。7.业务指导与培训对各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理知识培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案主要包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理档案等。2.财务档案涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等财务相关档案。3.业务档案根据公司/组织的业务类型进行分类，如销售业务档案、采购业务档案、生产业务档案、研发业务档案等，具体分类可根据实际业务情况进一步细化。4.项目档案针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等项目全过程档案。5.客户档案记录公司/组织与客户之间业务往来的档案，如客户基本信息、合作协议、业务洽谈记录、客户投诉处理档案等。6.其他档案不属于上述分类的其他各类档案，如荣誉证书、资质证书、对外宣传资料等。（二）档案编号1.编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，采用层次编码法进行编号。例如，可按照档案分类类别设置一级代码，再根据档案形成时间、保管期限等因素设置二级代码，最后为每一份具体档案赋予顺序号。2.编号示例行政档案：XZ2023001，其中“XZ”表示行政档案类别，“2023”表示档案形成年份，“001”为该年份行政档案的顺序号。财务档案：CW2022010，“CW”代表财务档案，“2022”是形成年份，“010”为顺序号。业务档案：根据不同业务类型进一步细分编号，如销售业务档案：XS2023056，“XS”表示销售业务档案，“2023”为年份，“056”为顺序号。项目档案：XM20230802，“XM”表示项目档案，“202308”代表项目编号（假设项目编号为2023年8月立项的项目），“02”为该项目档案顺序号。客户档案：KH2023120，“KH”表示客户档案，“2023”是年份，“120”为顺序号。其他档案：QT2023033，“QT”表示其他档案，“2023”为年份，“033”为顺序号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。2.收集时间各部门应在工作任务完成或文件材料形成后的规定时间内，将档案移交至档案管理部门。一般情况下，年度终了后[X]个月内完成上一年度档案的收集工作。3.收集要求收集的档案应齐全完整，确保文件材料的正本、副本及相关附件无遗漏。电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。照片、音像资料等应注明拍摄时间、地点、人物、事由等相关信息。（二）档案整理1.分类整理档案管理部门按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理，将同一类别的档案集中在一起，便于管理和查找。2.编号装订对整理好的档案进行编号，并按照编号顺序依次装订。装订应整齐牢固，保持文件材料的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。3.编目著录编制档案目录，对每份档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息进行详细著录，并录入档案信息管理系统，形成电子目录，方便检索利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案库房建设档案管理部门应设立专门的档案库房，并确保库房符合安全保管要求。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房环境要求库房温度应保持在[适宜温度范围]，相对湿度应控制在[适宜湿度范围]。定期对库房环境进行监测和调控，确保档案存储环境稳定。（二）保管设备1.档案装具配备标准的档案柜、档案架等装具，用于存放档案。档案装具应符合档案保管要求，具有良好的承重能力和稳定性。2.防护设备安装防火、防盗、防潮、防虫、防光等防护设备，如火灾自动报警系统、防盗门窗、除湿机、防虫药品、遮光窗帘等。3.存储介质对于电子档案，应配备安全可靠的存储设备，并定期进行备份。存储介质应存放在专门的存储柜中，做好标识和管理。（三）档案保管期限1.保管期限划分档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为[X]年、[X]年、[X]年等。2.确定保管期限的依据根据国家有关规定和公司/组织实际情况，结合档案的重要程度、历史价值、现实利用需求等因素，确定档案的保管期限。涉及公司/组织核心业务、重要决策、历史沿革等具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。对公司/组织一定时期内的工作有查考利用价值的档案，可根据实际情况确定定期保管期限。（四）档案保管日常管理1.档案上架存放按照档案编号顺序，将档案整齐上架存放，便于查找和调阅。同时，在档案装具上标明档案类别、编号范围等信息。2.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、存储环境、有无损坏或丢失等情况。每年至少进行[X]次全面检查，并做好检查记录。3.问题处理发现档案存在损坏、霉变、字迹褪色等问题时，应及时采取修复、复制等措施进行处理。对于丢失的档案，应查明原因，进行追查和补救。六、档案的利用（一）利用范围1.内部利用公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅相关档案。查阅、借阅档案应填写申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部利用因工作需要，经公司/组织领导批准，档案管理部门可向外部单位或个人提供档案查阅、借阅服务，但应严格按照规定办理相关手续，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅档案管理人员根据利用者的申请，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定收取复印费用。2.借阅借阅档案应严格控制借阅期限，一般不得超过[规定借阅天数]。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。到期应及时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、利用时间、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。（二）鉴定标准1.内容标准根据档案的重要性、历史价值、现实利用需求等因素，判断档案是否具有保存价值。对于反映公司/组织重大历史事件和重要业务活动、具有查考利用价值的档案，应予以保留；对于已失去查考利用价值的档案，可考虑销毁。2.保管期限标准对已到保管期限的档案进行审查，结合档案的实际情况，确定是否需要继续保存。对于保管期限已满但仍具有重要价值的档案，可适当延长保管期限；对于确无保存价值的档案，可进行销毁处理。（三）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制销毁清单，详细列出档案名称、编号、保管期限、形成时间等信息。2.审批销毁清单经公司/组织领导审批后，方可进行销毁处理。3.销毁实施档案管理部门按照审批后的销毁清单，组织专人对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息彻底消除。4.监销销毁过程中，应指定专人进行监销，监销人员应在销毁清单上签字确认，确保销毁工作的真实性和彻底性。5.销毁记录对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息，并将销毁记录与销毁清单一并归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为公司/组织的决策和发展提供有力的档案信息支持。（二）数字化采集1.扫描录入对纸质档案进行扫描，将其转换为电子文件，并按照档案整理要求进行分类、编号、著录等处理，录入档案信息管理系统。扫描分辨率应不低于[规定分辨率]，确保电子文件清晰可读。2.数据挂接将电子文件与对应的纸质档案进行关联挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系，方便查询和利用。（三）系统功能模块1.档案录入模块用于录入档案的基本信息、文件内容等，支持批量录入和单个录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.档案检索模块提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，快速定位所需档案信息。3.档案借阅模块实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，方便利用者办理借阅手续，同时便于档案管理部门跟踪借阅情况。4.档案统计分析模块对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类报表和图表，为档案管理决策提供数据支持。5.系统管理模块负责系统用户管理、权限设置、数据备份与恢复、系统维护等功能，确保系统的安全稳定运行。（四）信息安全管理1.用户认证与授权采用用户名和密码等方式对系统用户进行身份认证，根据用户的工作职责和权限需求，设置不同的系统操作权限，防止未经授权的访问。2.数据加密对档案信息管理系统中的重要数据进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.数据备份与恢复定期对