会计部门档案管理制度

PAGE会计部门档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计部门档案管理，确保会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司会计部门在会计核算、财务管理等活动中形成的各类档案，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、银行对账单、各类合同协议涉及财务条款等相关资料。（三）管理原则1.统一管理原则会计部门档案由专人负责统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实反映公司经济业务活动，保证档案资料的完整性，不得遗漏、篡改。3.安全保密原则采取有效措施确保会计档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密。对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、调阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）会计部门负责人职责1.全面负责会计部门档案管理工作，制定和完善档案管理制度，确保制度的有效执行。2.指导和监督档案管理人员的工作，协调解决档案管理工作中出现的问题。3.审核重要档案的保管、销毁等处理意见，对档案管理工作的质量和效果负责。（二）档案管理人员职责1.负责会计档案的收集、整理、装订、归档、保管和查阅登记等工作。收集各类会计资料，按照规定的分类标准和方法进行整理。例如，将会计凭证按照日期顺序排列，检查凭证的完整性，包括原始凭证的粘贴、记账凭证的编号等。对会计账簿进行核对，确保账账相符、账证相符，按照年度和账簿种类进行分类整理。整理财务报告，包括月度、季度、年度报告，检查报告的准确性和完整性，并进行装订成册。将税务申报资料、银行对账单等其他相关资料按照类别和时间顺序进行归档。2.建立会计档案借阅登记制度，详细记录借阅档案的名称、借阅日期、归还日期、借阅人等信息，确保档案借阅手续完备。3.定期对会计档案进行清查盘点，保证档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，及时报告并采取相应措施。4.严格遵守档案管理的保密规定，不得擅自泄露档案内容。5.根据档案保管期限，提出档案销毁意见，并按照规定程序办理档案销毁手续。（三）会计人员职责1.负责本岗位会计资料的整理和保管，在会计工作结束后及时将相关资料移交档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的查阅和利用工作,按照规定提供所需的会计资料。三、档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类包括原始凭证、记账凭证。原始凭证又可细分为发票、收据、报销单、借款单等；记账凭证按照收付转类型进行分类。2.会计账簿类总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附注及财务情况说明书等。4.税务资料类:增值税申报表、所得税申报表、各类税费缴纳凭证、税务审计报告等。5.银行对账单类各银行账户的月度、季度、年度对账单及相关回单。6.合同协议类涉及财务条款的采购合同、销售合同、借款合同、租赁合同等。（二）编号1.会计凭证编号按照年度和月份顺序进行编号，例如“20XX年X月记字第X号”。记账凭证编号应连续，不得跳号、重号。2.会计账簿编号总账编号为“总字第X号”，明细账按照科目类别分别编号，如“明细字第X号（XX科目）”，日记账编号为“日记字第X号”，固定资产卡片按照资产类别和顺序编号。3.财务报告编号年度财务报告编号为“年报字第X号”，季度报告编号为“季报字第X号（X季度）”，月度报告编号为“月报字第X号（X月）”。4.税务资料编号按照年度和资料类别进行编号，如“20XX年增值税申报字第X号”。5.银行对账单编号按照年度和月份对各银行账户的对账单进行编号，例如“20XX年X月银行对账单（XX账户）字第X号”。6.合同协议编号按照合同签订时间顺序编号，如“合同字第X号（签订日期：20XX年X月X日）”。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.会计凭证应在每月结账后及时整理归档。整理时，要确保凭证附件齐全，按照编号顺序排列，折叠整齐，加具封面和封底，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。2.会计账簿在年度终了后，应及时打印并整理归档。打印的账簿应包括总账、明细账、日记账等，账页应连续编号，不得缺页、跳行。3.财务报告应在编制完成并审核无误后，按照规定的格式和份数进行打印归档。年度财务报告应装订成册，加盖单位公章。4.税务资料应在申报缴纳后，及时整理归档保存。各类税务报表、缴纳凭证等应分类存放，便于查阅。5.银行对账单应每月定期收集，与银行回单一起整理归档。对账单应保持完整，不得随意涂改。6.合同协议涉及财务条款的，在合同执行完毕后，应及时将相关资料整理归档。合同资料应包括合同文本、审批文件、执行记录等。（二）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿中总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.税务资料保管期限为10年。5.银行对账单保管期限为10年。6.合同协议涉及财务条款的，保管期限根据合同性质和相关规定确定，一般为10年至永久不等。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、货架等存储设备，对纸质会计档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案采用光盘、硬盘等存储介质对电子会计档案进行备份存储。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，同时建立电子档案索引目录，便于查询和管理。电子档案存储环境应具备防磁、防潮、防火、防盗等安全措施，定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。3.查阅会计凭证时，应按照凭证顺序进行查阅，不得拆散原卷册。如需复印凭证，应在复印件上注明“经核对与原件一致”字样，并加盖档案管理部门公章。4.查阅财务报告、税务资料、银行对账单等其他档案时，应按照档案管理人员指定的范围进行查阅，不得擅自扩大查阅范围。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅会计档案，需填写《会计档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和会计部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员应对借阅申请表进行审核，确认借阅手续完备后，向借阅人提供档案，并在《会计档案借阅登记簿》上进行详细登记，记录借阅档案的名称、数量、借阅日期、归还日期、借阅人姓名、部门等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。借阅人应按时归还档案，如不能按时归还，应书面说明原因并办理续借手续。4.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，检查档案是否有损坏或涂改等情况。如无问题，在《会计档案借阅登记簿》上注明归还日期，并由借阅人签字确认。六、档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序进行销毁。2.未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经会计部门负责人、公司分管领导审核签字后，报公司总经理批准。3.公司应成立档案销毁小组，由档案管理人员、会计人员等组成，负责实施档案销毁工作。销毁小组应在指定的地点对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应由专人负责监督，监督人员应在《会计档案销毁清册》上签字确认。5.销毁完毕后，档案管理人员应将《会计档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立会计档案信息化管理系统，实现会计档案的电子化存储、检索、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.确保电子会计档案与纸质会计档案的一致性和完整性，实现电子会计档案可长期保存和有效利用。（二）系统功能要求1.档案录入功能能够准确录入会计档案的基本信息，包括档案名称、编号、类别、保管期限、形成时间、来源等，并支持批量录入和导入功能。2.档案存储功能提供安全可靠的电子档案存储环境，支持多种存储介质，能够对电子档案进行分类存储和备份，确保档案数据的安全性和完整性。3.检索查询功能具备强大的检索查询功能，能够根据档案名称、编号、类别、关键词、时间范围等条件进行快速检索，方便用户查找所需档案信息。4.借阅管理功能实现会计档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，能够实时跟踪借阅档案的状态，提醒借阅人按时归还档案。5.统计分析功能能够对会计档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。6.安全保密功能采取严格的安全保密措施，确保电子会计档案信息不被泄露、篡改或丢失。对系统用户进行权限管理，不同用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。（三）数据备份与恢复1