档案解密清理制度及流程

PAGE档案解密清理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全性、完整性和保密性，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本档案解密清理制度及流程。本制度旨在规范公司档案解密清理工作程序，明确责任分工，保障公司合法权益，促进档案资源的合理利用。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、保管、利用过程中涉及的解密清理工作。包括但不限于各类纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案解密清理工作合法合规。2.安全保密原则：在档案解密清理过程中，始终将安全保密放在首位，防止档案信息泄露。3.准确及时原则：准确判断档案解密条件，及时进行解密清理工作，提高档案管理效率。4.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级管理解密清理，确保工作有序进行。二、档案解密（一）解密条件1.自行解密：档案中明确规定保密期限的，保密期限届满后，自行解密。2.提前解密：经鉴定，认为已不具有保密价值的档案，可提前解密。档案所涉及的事项已公开或已不再需要保密的，可提前解密。因工作需要，经相关部门负责人批准，可提前解密。3.解密审批：对于提前解密的档案，需填写《档案解密申请表》（见附件1），详细说明解密理由、档案名称、密级、形成时间等信息。《档案解密申请表》经部门负责人审核签字后，报公司档案管理部门审批。公司档案管理部门根据解密条件进行审核，对于符合解密条件的，报公司分管领导批准。经批准解密的档案，由档案管理部门负责登记，并通知相关部门进行解密处理。（二）解密流程1.申请：档案使用部门或个人根据解密条件，填写《档案解密申请表》，提交至部门负责人。2.审核：部门负责人对申请表进行审核，确认解密理由充分、档案信息准确无误后，签字同意并提交至公司档案管理部门。3.审批：公司档案管理部门收到申请表后，按照解密审批权限进行审核。对于需报公司分管领导批准的，及时提交分管领导审批。4.登记：经批准解密的档案，档案管理部门在《档案解密登记簿》（见附件2）上进行登记，记录解密档案的名称、密级、解密时间、批准人等信息。5.通知：档案管理部门将解密审批结果通知相关部门及档案使用人员，告知其档案已解密，可正常使用。（三）解密档案的标识与管理1.对于已解密的档案，在档案封面或电子档案存储位置显著位置标注“已解密”字样。2.已解密档案按照公司档案管理的一般规定进行整理、保管和利用，不再受原保密规定的限制。三、档案清理（一）清理范围1.保管期限届满的档案：按照国家规定的档案保管期限，对已到期的档案进行清理。2.失去保存价值的档案：经鉴定，确认档案内容已无保存必要，如重复文件、已失效的临时性文件等。3.不符合归档要求的档案：包括文件格式不规范、内容不完整、字迹模糊无法辨认等不符合归档标准的档案。（二）清理流程1.鉴定：公司档案管理部门定期组织档案清理鉴定工作，成立鉴定小组，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门代表及档案管理人员。鉴定小组根据档案清理范围，对各类档案进行逐卷、逐件鉴定，确定是否需要清理。对于涉及重要业务、历史资料等具有一定保存价值但保管期限已满的档案，鉴定小组应提出继续保存或延长保管期限的建议。2.审批：经鉴定需要清理的档案，填写《档案清理申请表》（见附件3），详细说明档案名称、形成时间、保管期限、清理理由等信息。《档案清理申请表》经鉴定小组组长签字后，报公司档案管理部门负责人审批。对于涉及公司重大决策、重要业务等关键档案的清理，需报公司分管领导批准。3.登记：档案管理部门对批准清理的档案进行登记，在《档案清理登记簿》（见附件4）上记录档案名称、数量、清理时间、批准人等信息。4.销毁：对于纸质档案，由档案管理部门组织专人进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录人及监销人需签字确认。对于电子档案，采用安全可靠的方式进行删除或格式化处理，并确保数据无法恢复。删除或格式化操作应在专人监督下进行，监督人需签字确认。严禁将拟销毁档案出售或转让给其他单位或个人。（三）特殊档案的清理1.涉及国家机密、商业秘密及个人隐私的档案：此类档案的清理需严格按照国家相关法律法规及公司保密制度进行，确保信息安全。在清理前，需进行严格登记和审批，经批准后，采用符合保密要求的方式进行销毁或长期保存。2.会计档案：会计档案的清理按照国家《会计档案管理办法》执行。保管期限届满的会计档案，由档案管理部门会同财务部门共同鉴定，提出销毁意见，报公司负责人批准后进行销毁。销毁时，应将会计档案清单及销毁情况报告财务部门备案。四、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案解密清理工作监督小组，由公司纪检部门、审计部门及档案管理部门相关人员组成。监督小组负责对档案解密清理工作进行全程监督，确保工作程序合规、操作规范。2.监督小组定期对档案解密清理工作进行检查，查阅相关档案、记录及审批文件，核实解密清理工作是否符合制度要求。（二）检查内容1.档案解密清理工作是否按照规定的流程进行，包括申请、审核、审批、登记、通知等环节。2.解密清理档案的范围是否准确，是否存在应解密未解密或不应清理而清理的情况。3.档案销毁过程是否符合安全保密要求，销毁记录是否完整、真实。4.档案管理人员对解密清理制度的执行情况，是否存在违规操作行为。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题进行原因分析，制定整改措施，并将整改情况书面报告监督小组。3.对于违反档案解密清理制度的行为，公司将按照相关规定追究责任部门及责任人的责任。情节严重的，将依法依规追究法律责任。五、培训与宣传（一）培训计划1.公司档案管理部门定期组织档案解密清理制度及流程培训，培训对象包括公司各部门档案管理人员及涉及档案使用的相关人员。2.培训内容包括国家法律法规及行业标准、公司档案解密清理制度、工作流程、操作规范等。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。3.每年制定详细的培训计划，明确培训时间、地点、内容、培训师资等信息，并提前通知相关人员参加培训。（二）宣传推广1.通过公司内部网站、宣传栏、工作手册等多种渠道，宣传档案解密清理制度及流程，提高全体员工对档案管理工作的认识和重视程度。2.制作档案解密清理制度宣传资料，发放至各部门，方便员工查阅和学习。宣传资料应包括制度全文、流程图解、常见问题解答等内容，确保员工能够准确理解和执行制度要求。六、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇制度条款不明确或需进一步细化的情况，由档案管理部门根据实际情况进行解释和说明。（二）修订与完善1.本制度将根据国家法律法规及行业标准的变化、公司业务发展及档案管理工作实际情况，适时进行修订和完善。2.在制度修订过程中，将广泛征求公司各部门及员工的意见和建议，确保制度的科学性、合理性和可操