建设局档案借阅制度

PAGE建设局档案借阅制度一、总则（一）目的为加强建设局档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在建设工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建设局机关各科室、下属各单位及因工作需要借阅建设局档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.档案借阅应遵循必要、合理、安全的原则，不得随意扩大借阅范围和用途。3.确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责建设局各类档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的齐全、完整和规范。2.制定和完善档案管理制度，包括档案借阅制度，并组织实施。3.对档案借阅情况进行登记、统计和跟踪管理，及时掌握档案的流向和使用情况。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全保管。（二）借阅审批部门职责1.根据工作需要，对档案借阅申请进行审批，明确借阅范围、期限、用途等。2.对不符合借阅规定或可能影响档案安全的申请予以驳回，并说明理由。（三）借阅人员职责1.严格遵守档案借阅制度，按照审批要求借阅档案，不得擅自更改借阅范围、期限和用途。2.妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.按时归还所借阅的档案，如有特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。三、档案借阅范围（一）可借阅档案类型1.与建设项目相关的规划、设计、施工、监理等文件资料。2.建设局出台的各类政策文件、规章制度、会议纪要等。3.涉及建设工程质量、安全、招投标等方面的档案资料。4.其他与建设工作有关且经批准可以借阅的档案。（二）限制借阅档案类型1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，未经批准不得借阅。2.正在进行保密审查或尚未解密的档案。3.档案管理部门认为不宜借阅的其他档案。四、档案借阅流程（一）借阅申请1.内部人员借阅档案，需填写《建设局档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等，并经所在科室负责人签字同意。2.外部单位或个人借阅档案，需提交单位介绍信或个人身份证明，填写《建设局档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、范围、期限等，经建设局相关业务科室负责人审核后，报档案管理部门审批。（二）审批1.档案管理部门收到借阅申请后，对申请内容进行审核，重点审查借阅范围、期限、用途是否合理，是否符合档案管理规定。2.对于符合借阅条件且手续齐全的申请，由档案管理部门负责人签字批准；对于不符合借阅条件的申请，应及时通知申请人并说明理由。（三）借阅登记1.经批准的借阅申请，档案管理人员应在《建设局档案借阅登记簿》上进行详细登记，记录借阅人姓名、单位、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.向借阅人发放所借阅的档案，并在档案上加盖“建设局档案借阅专用章”，注明借阅期限。（四）档案借阅1.借阅人凭《建设局档案借阅申请表》和有效证件到档案管理部门领取档案，档案管理人员应与借阅人当面核对档案数量、内容等，确保档案完整无损。2.在借阅过程中，借阅人应严格按照审批要求使用档案，不得擅自将档案带出建设局办公区域（如有特殊情况需带出，应另行办理审批手续）。（五）归还1.借阅人应在规定的归还日期前归还所借阅的档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出书面申请，经批准后方可延期。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容等，检查档案是否有损坏、涂改等情况。如发现问题应及时查明原因，并追究借阅人的责任。3.借阅人归还档案后，档案管理人员应在《建设局档案借阅登记簿》上记录归还日期，并注销相关借阅记录。五．档案借阅期限（一）一般档案借阅期限1.内部人员借阅档案，一般期限为[X]个工作日，最长不超过[X]个工作日。2.外部单位或个人借阅档案，一般期限为[X]个工作日，最长不超过[X]个工作日。（二）特殊情况借阅期限1.因重大建设项目或重要工作需要长期借阅档案的，经档案管理部门负责人批准，可适当延长借阅期限，但最长不得超过[X]个月。2.对于需归还后重新借阅的档案，应重新办理借阅手续，每次借阅期限按照上述规定执行。六、档案借阅要求（一）借阅档案的使用1.借阅人应严格按照审批用途使用档案，不得擅自将档案用于其他目的。2.如需对档案进行复印、摘录等，应事先征得档案管理部门同意，并在规定的范围内进行操作。复印、摘录的档案应注明出处，并加盖“建设局档案复印摘录专用章”。（二）档案的保管1.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得将档案转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损、折叠、撕毁等。2.借阅人应将档案存放在安全、保密的地方，防止档案丢失、被盗或损坏。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（三）档案的归还1.借阅人应按时归还所借阅的档案，不得逾期。如因特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和整洁性，如有损坏应及时修复或赔偿。七、档案保密规定（一）保密责任1.所有参与档案管理和借阅工作的人员，应严格遵守国家有关保密法律法规和建设局的保密制度，履行保密义务。2.档案管理人员应加强对档案的保密管理，对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案应严格保密，不得泄露给无关人员。（二）借阅过程中的保密措施1.借阅人在借阅档案过程中，不得向无关人员谈论档案内容，不得在公共场所查阅档案。2.如需在非建设局办公区域查阅档案，应选择安全、保密的场所，并采取必要的保密措施。（三）保密监督与检查1.档案管理部门应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改。2.对于违反档案保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、档案借阅的监督与检查（一）监督检查部门建设局纪检监察部门负责对档案借阅制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案借阅申请、审批、登记、归还等手续是否齐全、规范。2.档案借阅期限是否符合规定，有无逾期未还的情况。3.档案借阅人是否按照审批用途使用档案，有无擅自扩大借阅范围、转借他人等行为。4.档案保管是否安全，有无丢失、损坏、泄密等情况。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门应定期对档案借阅情况进行自查，形成自查报告报纪检监察部门。2.不定期抽查：纪检监察部门可根据工作需要，不定期对档案借阅情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（四）违规处理1.对于违反档案借阅制度的行为，由纪检监察部门责令限期改正，并视情节轻重给予批评教育、警告、通报批评等处理。2.对于因违规借阅导致档案丢失、损