心理档案管理工作制度

PAGE心理档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司/组织员工心理健康管理，规范心理档案管理工作，充分发挥心理档案在员工心理健康评估、咨询辅导、职业发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工的心理档案管理工作。（三）基本原则1.保密性原则：严格保护员工心理档案信息，防止信息泄露。2.客观性原则：心理档案内容应基于科学评估和客观事实记录。3.动态性原则：根据员工心理状态变化及时更新档案信息。4.服务性原则：以服务员工心理健康和职业发展为宗旨。二、心理档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等。（二）心理健康评估报告1.心理测评结果：如通过专业心理测评工具得出的性格、情绪、压力水平等方面的测评数据及分析。2.心理咨询记录：员工接受心理咨询的过程记录，包括咨询问题、咨询过程、咨询师建议等。（三）职业发展相关信息1.职业兴趣：员工对不同职业领域的兴趣倾向。2.职业能力评估：对员工专业技能、通用能力等方面的评估。3.职业规划建议：结合员工情况给出的职业发展规划方向及建议。（四）心理健康干预记录1.心理辅导活动参与情况：员工参加公司组织的心理辅导课程、讲座等活动的记录。2.危机干预记录：当员工出现心理危机时，采取的干预措施及效果记录。三、心理档案建立流程（一）信息收集1.员工自主填写：设计个人基本信息表格，由员工自行填写。2.心理测评：定期组织员工参加专业心理测评，测评结果作为档案重要内容。3.心理咨询反馈：咨询师将咨询过程中的相关信息整理反馈至心理档案。4.职业发展信息收集：通过与员工沟通、工作表现评估等方式收集职业发展相关信息。（二）档案整理1.专人负责：指定专人负责心理档案的整理工作，确保信息准确、完整。2.分类归档：按照档案内容分类，将各项信息进行有序归档，建立电子和纸质档案。（三）审核与入库1.审核：对整理好的心理档案进行审核，确保信息无误。2.入库保存：审核通过后，将档案存入专门的档案库，电子档案做好备份存储。四、心理档案查阅与使用（一）查阅权限1.员工本人：员工有权查阅自己的心理档案，了解自身心理健康状况及相关信息。2.经授权人员：因工作需要，经公司/组织相关领导批准，特定人员可查阅员工心理档案，但必须严格遵守保密规定。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.审批：申请表提交至相关领导进行审批。3.查阅：经批准后，在指定地点由专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自复制、拍照等。（三）使用规定1.心理档案仅用于公司/组织内部员工心理健康管理、咨询辅导、职业发展规划等工作，不得用于其他任何无关目的。2.使用心理档案信息时，必须确保信息的保密性和安全性，不得泄露给无关人员。五、心理档案更新与维护（一）定期更新原则1.根据员工心理状态、职业发展等情况变化，定期对心理档案进行更新，一般每年更新一次。2.如有员工经历重大生活事件、工作变动等可能影响心理健康的情况，应及时更新档案。（二）更新内容1.心理健康评估更新：重新进行心理测评或根据新的咨询情况更新评估报告。2.职业发展信息更新：根据员工新的职业兴趣、能力提升等情况调整职业发展相关信息。（三）维护措施1.档案保管维护：确保档案库环境安全，防止档案损坏、丢失。定期对电子档案进行维护，防止数据丢失或损坏。2.信息安全维护：加强对心理档案信息系统的安全防护，设置不同权限的访问密码，防止信息泄露。六、保密与安全管理（一）保密责任1.所有参与心理档案管理工作的人员，包括档案管理人员、咨询师、查阅审批人员等，均负有保密责任。2.签订保密协议，明确保密义务和违约责任。（二）保密措施1.物理隔离：档案库采取必要的物理隔离措施。2.信息加密：电子档案进行加密存储，查阅和传输过程中采取加密技术。3.人员培训：加强对相关人员的保密意识培训，提高保密技能。（三）安全管理1.制定档案安全管理制度，包括防火、防盗、防潮、防虫等措施。2.定期对档案库进行安全检查，确保档案安全。3.建立档案安全应急预案，如发生档案丢失、损坏或信息泄露等情况，及时采取应急措施。七、监督与考核（一）监督机制1.成立心理档案管理监督小组，定期对心理档案管理工作进行检查。2.接受员工对心理档案管理工作的监督和投诉，及时处理相关问题。（二）考核指标1.档案完整性：检查档案内容是否完整，有无缺失重要信息。2.信息准确性：核实档案信息的准确性，有无错误记录。3.保密执行情况：检查保密制度的执行情况，有无信息泄露事件发生。4.查阅与使用规范：查看查阅与使用流程是否符合规定。（三）考核结果应用1.将考核结果与相关人员的绩效挂钩，对表现优秀的给予奖励。2.对违反制度的人员进行批评教育、警告直至解除劳动合同等处理。八、附则（一