粮储局档案管理制度

PAGE粮储局档案管理制度一、总则（一）目的为加强粮食储备管理局（以下简称“粮储局”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于粮储局机关各部门、直属单位以及下属分支机构在各项工作中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则粮储局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映粮储局各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集和整理粮储局在各个工作环节中形成的档案，保证档案的种类齐全、内容完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立粮储局档案管理处，作为全局档案管理的职能部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导全局的档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等基础工作。对档案进行科学保管，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务。协助开展档案的鉴定、销毁等工作。2.档案管理负责人制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作的各项计划和措施。负责档案管理部门的人员管理和业务培训，提高档案管理人员的业务水平。审核重要档案的整理、鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作符合规定要求。协调与其他部门的关系，保障档案管理工作的顺利开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与粮储局工作相关的文件、指示、通知等。2.粮储局制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等。3.粮储局召开的重要会议的文件、记录、纪要等。或4.粮储局在粮食收购、储存、轮换、销售等业务活动中形成的合同、协议、凭证、报表等。5.粮储局在基础设施建设、设备采购、技术改造等项目中形成的文件、图纸、资料等。6.粮储局工作人员在工作中形成的重要报告、调研材料、工作记录等。7.粮储局获得的荣誉证书、奖励文件等。8.其他具有保存价值的文件、资料、实物等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集到档案管理部门。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、损坏或丢失。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、基建管理类等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的查找和管理。3.编目对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序进行排列上架，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全可靠。备份存储地点应与档案库房分开，以防止因自然灾害等原因导致档案数据丢失。3.实物档案应进行妥善保管，可根据实物的性质和特点，采用不同的保管方式，如陈列展示、密封保存等。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案粮储局制定的重要规章制度、规范性文件等。涉及国家机密、国家安全的档案。粮储局的历史沿革、重大事件记录等。其他具有重要保存价值的档案。2.长期保管的档案粮储局在一定时期内具有查考利用价值的文件、资料等。业务活动中形成的重要合同、协议等。人事档案中具有长期保存价值的部分。3.短期保管的档案临时性的文件、资料等，保管期限一般为15年。（四）定期检查档案管理部门应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查，发现问题及时采取措施进行处理。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查和评估。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值，如已无保存必要，可提出销毁意见。3.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行鉴定和处理，确保档案信息不泄露。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经档案鉴定小组组长审核签字，并报粮储局分管领导批准。3.档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销，确保销毁工作彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档保管。六、档案的利用（一）利用范围1.粮储局内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅粮储局档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅粮储局档案。4.其他经粮储局批准的单位或个人因特殊需要查阅粮储局档案。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏或丢失，归还时应确保档案完好无损。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现粮储局档案管理的信息化，提高档案管理工作的效率和水平，实现档案信息资源的共享和利用。（二）信息化管理系统建立档案信息化管理系统，涵盖档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各个环节，实现档案管理工作的自动化和网络化。（三）电子档案管理1.电子文件的形成、办理过程应符合国家有关电子文件管理的规定，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应按照档案分