人事处档案管理制度

PAGE人事处档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案必须如实反映员工的真实情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集员工在各个方面的相关资料，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：随着员工工作经历、岗位变动等情况及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）履历材料1.员工个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、毕业院校、专业、参加工作时间、入党时间、健康状况等。2.员工简历，记录其工作经历，包括起止时间、工作单位、担任职务等。（二）自传材料员工撰写的自传，反映其成长经历、思想演变过程等。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、聘期考核登记表等各类考核材料。2.任职期满考核、试用期满考核等考核结果材料。3.干部考察工作中形成的考察材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告等。2.参加各类培训的结业证书、培训记录等。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件、职称证书等。（五）政审材料1.入党政审材料，包括入党申请书、自传、政治历史情况的审查结论等。2.出国（境）政审材料，包括出国（境）审批表、政治审查表等。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报等入党相关材料。2.入团志愿书、入团申请书等入团相关材料。（七）奖励材料1.个人获得的各类奖励证书、表彰决定等。2.奖励审批表，详细记录奖励事由、奖励等级等。（八）处分材料1.员工受到处分的决定、处分审批表等。2.解除处分的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资调整通知等工资相关材料。2.职务任免文件、任免审批表等任免相关材料。3.出国（境）审批表、护照复印件等出国（境）相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.员工的获奖作品、科研成果、专利证书等。2.员工参加社会活动的相关证明材料。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.员工入职时，由本人提交相关档案材料原件或复印件。2.各部门在日常工作中产生的与员工相关的材料，定期移交人事处。3.人事处通过与外部机构（如学校、人才市场等）联系获取员工的补充档案材料。（二）收集要求1.各部门应及时将涉及员工的材料整理好，移交人事处，确保档案材料的及时性。2.收集的档案材料应真实有效，如有虚假材料，一经发现严肃处理。3.人事处对收集到的材料进行认真审核，不符合要求的材料应及时退回补充。（三）整理流程1.分类：按照档案内容的类别进行分类，如履历材料、鉴定考核材料等。2.排序：在每一类材料中，按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：为每份材料编写目录，注明材料名称、日期、页码等信息。4.装订：将同类材料装订成册，确保整齐、牢固。四、档案保管（一）保管场所设立专门的人事档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（二）保管要求1.档案应存放在专用档案柜中，按类别和员工姓名顺序排列。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案破损、霉变等应及时修复或更换。3.做好档案库房的清洁卫生工作，保持适宜的温度和湿度。（三）借阅与归还1.借阅档案必须填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等。由所在部门负责人签字同意，人事处负责人审批后方可借阅。2.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。3.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，人事处对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人员责任。（四）查阅与复印1.因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经人事处负责人批准后，在指定地点查阅。2.查阅档案时，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。如需复印，应经人事处负责人同意，并注明复印用途。五、档案信息化管理（一）建立档案信息系统1.利用信息技术建立人事档案信息系统，将纸质档案内容录入系统，实现档案信息的电子化管理。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作效率。（二）数据维护1.定期对档案信息系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。2.做好档案信息系统的安全防护工作，防止数据泄露、丢失等情况发生。六、档案转递（一）转递原因1.员工离职、退休、调动等原因需要转递档案。2.根据上级主管部门要求或其他特殊情况需要转递档案。（二）转递流程1.人事处根据相关规定和实际情况，确定档案转递的接收单位。2.填写档案转递通知单，注明档案内容、转递原因、接收单位等信息。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在回执上签字盖章后返回人事处。七、档案统计与分析（一）统计内容1.员工档案数量统计，包括在职员工、离职员工、退休员工等各类人员的档案数量。2.档案内容分类统计，如履历材料、鉴定考核材料等各类材料的数量。3.档案变动情况统计，如档案借阅、查阅、转递等情况的统计。（二）分析应用1.通过对档案统计数据的分析，了解员工队伍的基本情况，为公司/组织的人力资源决策提供参考。2.分析档案内容的变化趋势，发现潜在问题，及时采取措施加以解决。八、监督与检查（一）监督机制1.建立人事档案管理监督机制确，保档案管理工作严格按照制度执行。2.公司/组织内部审计部门定期对人事档案管理工作进行审计监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、借阅等环节。2.档案内容的真实性、完整性和保密性。3.档案信息化管理情况，包括数据维护、安全防护等。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.对违反档案管理制度的行为，按照公司/组织相关规定进行严肃处理。九、附则（一）解释权本制