地测档案管理制度

PAGE地测档案管理制度一、总则（一）目的为加强地测档案管理，确保地测资料的完整性、准确性、系统性和安全性，充分发挥地测档案在公司生产、建设及技术管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与地测工作相关的各类档案的管理，包括地质勘探资料、测量数据、图纸、报告等。（三）管理原则1.集中统一管理原则地测档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实性原则确保地测档案内容真实反映地测工作实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则涵盖地测工作全过程产生的各类文件、资料，保证档案的全面性。4.准确性原则档案中的数据、信息准确无误，符合相关技术标准和规范。5.保密性原则对涉及公司机密的地测档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善地测档案管理制度，并监督执行。2.集中接收、整理、保管地测档案，建立档案目录和索引，方便查询利用。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全与完整。4.按照规定的程序和要求，为公司各部门提供档案查阅、借阅服务。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和水平。（二）地测部门职责1.负责本部门地测文件材料的形成、积累和整理工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。3.在档案利用过程中，及时反馈档案信息需求和利用效果。（三）档案形成人员职责1.在地测工作过程中，按照档案管理要求，及时整理、归档本人形成的文件材料。2.确保所形成档案的质量，对档案内容的真实性、准确性负责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.地质勘探类地质勘查计划、设计文件。地质勘查报告、总结。钻孔资料、岩芯记录。地质样品分析测试报告。2.测量类测量控制网资料，包括控制点成果表、点之记等。地形测量、工程测量、变形测量等各类测量原始记录、计算资料。测量成果图，如地形图、平面图、剖面图等。3.其他相关资料地测工作会议纪要、技术交流材料。地测仪器设备的购置、使用、维修记录。与地测工作有关的合同、协议。（二）收集要求1.地测部门应明确专人负责档案收集工作，确保各类文件材料及时、完整收集。2.收集的档案应字迹清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。3.对电子文件，应确保其格式规范、存储介质可靠，并与纸质文件内容一致。（三）整理方法1.分类按照地质勘探、测量等类别进行一级分类，再根据具体内容进行二级、三级分类。例如，地质勘探类可分为煤田地质、矿山地质等；测量类可分为控制测量、地形测量等。2.编号为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年度、顺序等信息，便于管理和查询。3.装订对纸质档案进行整理装订，去除金属物，确保整齐牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，并录入电子档案管理系统。四、档案的归档与保管（一）归档时间地测部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.地测部门填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理签收手续。3.将归档档案按照分类编号顺序上架存放。（三）保管期限根据地测档案的重要性和使用价值，确定保管期限，分为永久、长期（30年）、短期（10年）。具体保管期限划分如下：1.永久保管地质勘查报告中涉及公司重大资源储量、地质构造等关键信息的。测量控制网资料及重要工程测量成果，对公司生产建设有长期指导意义的。2.长期保管一般地质勘查报告、总结。常规测量原始记录、成果图等。3.短期保管地测工作临时性文件、一般性技术交流材料等。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，保持适宜的温度和湿度。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行清查盘点，做到账物相符。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并报告上级主管部门。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。五、档案的利用与借阅（一）利用方式1.查阅公司内部各部门因工作需要，可到档案管理部门查阅地测档案。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.复制根据查阅需求，经档案管理部门批准，可对档案进行复制。复制应保证内容清晰、完整，与原件一致。（二）借阅程序1.借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后办理借阅手续，向借阅人发放档案，并登记借阅时间、归还日期等信息。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门同意。4.借阅期满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。（三）保密规定1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等机密的地测档案，严格限制查阅和借阅范围。查阅和借阅此类档案，需经公司主管领导批准。2.档案管理人员应对档案查阅、借阅情况进行记录，对违反保密规定的行为及时制止，并报告公司相关部门。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由档案管理部门、地测部门及相关技术专家组成的档案鉴定小组，负责地测档案的鉴定工作。（二）鉴定内容1.档案的完整性、准确性、系统性。2.档案的保管期限是否合理。3.档案是否已失去保存价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对已到保管期限的地测档案进行鉴定。2.鉴定小组根据档案鉴定标准，对每份档案进行审查，提出鉴定意见。3.对确定失去保存价值的档案，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。（四）销毁1.经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责档案销毁工作。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间地点、销毁人员等信息。3.销毁清单应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立地测档案数字化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，并保证图像清晰、完整。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案目录及相关信息录入电子档案管理系统，建立准确的索引数据库。4.存储管理将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。（三）系统功能1.档案检索提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索。2.借阅管理实现网上借阅申请、审批、登记等功能，