建筑类公司档案制度

PAGE建筑类公司档案制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、项目部等。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，各部门设兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容完整、准确。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于档案的管理和利用。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作法律法规和行业标准，制定公司档案管理制度和工作规范。2.负责公司档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计、鉴定、销毁公司各类档案。3.组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。4.指导、监督各部门兼职档案员的工作，组织档案业务培训。5.负责公司档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作。2.定期将本部门整理好的档案移交公司综合管理部门。3.协助综合管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作。4.根据公司档案管理制度，做好本部门档案的安全保密工作。三、档案的分类与编号（一）分类1.工程技术档案：包括工程项目的规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料，如工程图纸、施工组织设计、技术交底、工程变更通知等。2.经营管理档案：涵盖公司的市场营销、合同管理、财务管理、人力资源管理等方面的档案，如市场调研报告、合同文本、财务报表、员工档案等。3.行政管理档案：涉及公司行政事务管理的各类文件，如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。4.党群工作档案：包括党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的档案，如党员档案、工会活动记录、共青团工作资料等。5.声像档案：以照片、录音、录像等形式记录公司重要活动、工程建设等情况的档案。6.电子档案：存储在电子介质上的各类档案，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子图纸等。（二）编号1.档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限流水号”的结构。2.全宗号：暂定为公司代码。3.分类号：按照上述分类方法，分别用不同的字母或数字表示各类档案的类别。4.年度：档案形成的年份，用四位数字表示。5.保管期限：分为永久、长期（30年）、短期（10年），分别用Y、C、D表示。6.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号。例如：某工程技术档案，全宗号为[公司代码]，分类号为J，年度为2023年，保管期限为长期，流水号为001，则该档案编号为[公司代码]J2023C001。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理。3.项目完工后，项目负责人应组织相关人员及时收集整理项目档案，并移交公司综合管理部门。（二）整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。4.整理后的档案应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。五、档案的归档与移交（一）归档1.各部门兼职档案员应定期将整理好的档案移交公司综合管理部门归档。2.归档时间为每年的[具体时间]，各部门应在规定时间内完成档案移交工作。3.移交档案时，应填写档案移交清单，清单一式两份，双方签字确认后各执一份。（二）移交1.公司综合管理部门接收各部门移交的档案后，应进行认真核对，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。2.档案移交后，公司综合管理部门应按照档案分类编号规则进行重新编号和上架保管。六、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由公司综合管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，确定保管期限。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行记录。3.严禁个人私自销毁档案。八、档案的利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要可查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理手续。2.外单位查阅公司档案，应提前向公司综合管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、内容等，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时，应在公司综合管理部门指定人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.查阅、借阅档案应严格遵守档案管理制度，不得损坏、涂改、丢失档案。（三）利用登记1.公司综合管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅、借阅时间、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还时间等。2.档案归还时，公司综合管理部门应认真检查档案是否完好无损，如有问题应及时处理。九、档案的信息化管理（一）建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限等。2.档案查询：提供多种查询方式，如按档案编号、题名、日期等进行查询。3.档案借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等。4.档案统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析。5.