公司档案室借阅制度

PAGE公司档案室借阅制度一、总则（一）目的为加强公司档案室档案管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本借阅制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、员工以及因工作需要借阅公司档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。3.提高档案的利用效率，保证借阅工作的顺利进行。二、档案借阅范围（一）可供借阅的档案类型1.公司各类规章制度、文件、通知等行政档案。2.公司业务合同、协议、订单等业务档案。3.公司财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。4.公司人事档案，包括员工履历、考核记录、培训档案等，但涉及个人隐私部分需按规定办理借阅手续。5.公司技术档案，如研发资料、设计图纸、工艺文件等。6.其他经档案室负责人批准可供借阅的档案。（二）限制借阅的档案1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务机密等核心机密的档案，未经公司高层领导批准，严禁借阅。2.已明确标注为“仅供内部查阅”、“机密”、“绝密”等限制级别的档案。三、借阅申请与审批（一）内部员工借阅1.员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案室。3.档案室管理人员对申请表进行审核，根据档案的性质和借阅权限决定是否批准。对于一般性档案，由档案室负责人审批；对于涉及重要机密或特殊情况的档案，需报公司分管领导审批。4.审批通过后，档案室管理人员在《档案借阅登记簿》上登记借阅信息，并向借阅人发放档案。（二）外部单位或个人借阅1.外部单位或个人因工作需要借阅公司档案，必须提前向公司提交正式的借阅申请函，说明借阅目的、范围、期限等内容，并加盖单位公章。2.申请函经公司对口业务部门负责人审核同意后，转至档案室。3.档案室将申请函及相关审核意见提交公司分管领导审批。重大事项或涉及重要机密档案的借阅，需经公司总经理批准。4.审批通过后，档案室与外部借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括保密责任、归还要求等。同时，按照内部员工借阅审批流程进行登记发放档案。四、借阅期限（一）一般档案借阅期限一般性档案的借阅期限原则上不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应在到期前[X]个工作日向档案室提出延期申请，经批准后方可延长。延长后的借阅期限最长不超过[X]个工作日。（二）重要档案借阅期限涉及公司核心业务、重要机密等档案的借阅期限由审批领导根据具体情况确定，但最长一般不超过[X]个工作日。如需继续使用，应重新办理借阅手续。五、借阅数量与归还要求（一）借阅数量1.内部员工每次借阅档案的数量一般不超过[X]份（卷）。如需借阅较多数量的档案，应提前向档案室说明原因，经批准后方可借阅。2.外部单位或个人每次借阅档案的数量根据实际工作需要确定，但必须保证档案的安全与完整。对于涉及大量档案的借阅，应分批次进行。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如不能按时归还，应提前办理延期手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、圈划、污损等。如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。3.档案室管理人员在接收归还档案时，应认真核对档案的数量、完整性等情况，并在《档案借阅登记簿》上做好归还记录。如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。六、档案查阅与使用规定（一）查阅地点借阅人应在档案室指定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如有特殊情况需要带出，必须经档案室负责人批准，并办理相关手续。（二）查阅方式1.档案室应提供必要的查阅设备，如桌椅、照明等，方便借阅人查阅档案。2.借阅人查阅档案时，应保持安静，不得影响其他人员的工作。如需复印、拍照等，应按照相关规定办理手续。（三）禁止行为1.严禁在档案上擅自涂改、抽取、撤换、标注、污损等。2.不得擅自将档案转借他人或泄露档案内容给无关人员。3.未经批准，不得对档案进行复制、翻拍、扫描等操作。如需复制，应按照规定填写《档案复制申请表》，经审批后由档案室统一办理。七、档案保管与安全措施（一）档案室环境要求1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。2.档案室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。（二）档案存储方式1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和管理。2.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如硬盘、磁带等。同时，应建立电子档案的索引目录，方便查询使用。（三）安全检查与监控1.档案室管理人员应定期对档案进行安全检查，确保档案的安全与完整。检查内容包括档案的存放情况、保管设施的运行情况等。2.档案室应安装监控设备，对档案室的出入情况和内部环境进行实时监控。监控资料应保存一定期限，以备查阅。八、保密规定（一）保密责任1.借阅人在借阅档案期间，应严格遵守公司的保密制度，对所借阅档案的内容予以保密。2.未经公司书面同意，不得将档案内容透露给任何第三方，不得用于与借阅目的无关的其他用途。（二）保密措施1.对于涉及公司机密的档案，借阅人应采取必要的保密措施，如妥善保管、限制接触范围等。2.在借阅过程中，如发现档案有泄露风险，借阅人应立即停止借阅，并及时向档案室报告。九、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定办理借阅手续擅自借阅档案。2.超过借阅期限未归还档案且未办理延期手续。3.违反档案查阅与使用规定，如在档案上涂改、污损、转借他人等。4.泄露档案内容，造成公司利益受损。5.其他违反本借阅制度的行为。（二）处理措施1.对于一般违规行为，档案室将对借阅人进行口头警告，并要求其立即改正。2.对于多次违规或情节较重的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，如通报批评、罚款、降职、辞退等。3.因违规行为给公司造成经济损失或其他不良影响的，借阅人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，