文书档案管理制度表

PAGE文书档案管理制度表一、总则（一）目的为加强本公司/组织文书档案的管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的各类文书档案的管理。（三）管理原则文书档案管理遵循集中统一管理、真实准确、分类科学、便于利用的原则。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善文书档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本公司/组织的文书档案，对各部门文书档案管理工作进行监督和指导。3.负责文书档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、统计、鉴定、销毁等工作。4.开发利用文书档案信息资源，为公司/组织各项工作提供服务。（二）各部门职责1.负责本部门文书材料的形成、积累和整理工作，指定专人负责本部门文书档案的收集、整理和移交工作。2.严格执行文书档案管理制度，按照规定的归档范围和要求，及时将应归档的文书材料整理归档，确保文书档案的齐全、完整。3.配合档案管理部门做好文书档案的管理和利用工作，提供必要的协助和支持。三、归档范围（一）上级文件1.上级机关发来的与本公司/组织有关的各类文件、指示、通知、通报等。2.上级机关召开的与本公司/组织有关的会议文件、领导讲话等。（二）本公司/组织文件1.公司/组织制定的各类规章制度、办法、规定、细则等。2.公司/组织召开的各类会议文件、会议记录、纪要、决议等。3.公司/组织向上级机关报送的请示、报告、总结、统计报表等。4.公司/组织与外单位签订的合同、协议、意向书等。5.公司/组织内部形成的工作计划、总结、报告、简报、信息等。6.公司/组织人事管理方面的文件，如干部任免、考核、奖惩、工资福利等。7.公司/组织财务管理方面的文件，如预算、决算、审计报告等。8.公司/组织业务管理方面的文件，如生产、经营、技术、质量、安全等。（三）其他文件1.同级机关发来的与本公司/组织有关的文件、函件等。2.下级单位报送的请示、报告、总结、统计报表等。3.本公司/组织获得的荣誉证书、奖状、奖杯等。4.与本公司/组织有关的声像资料、电子文件等。四、归档要求（一）齐全完整归档的文书材料应齐全完整，能够反映本公司/组织各项工作的真实情况。（二）真实准确归档的文书材料应真实可靠，内容准确无误，不得弄虚作假。（三）分类科学归档的文书材料应按照分类标准进行分类，做到分类合理、科学。（四）编目规范归档的文书材料应按照编目要求进行编目，做到目录清晰、准确。（五）装订整齐归档的文书材料应按照装订要求进行装订，做到整齐美观、牢固耐用。五、归档时间（一）当年形成的文书材料，在次年上半年整理归档。（二）跨年度的文件，归入办结年度。（三）会议文件，在会议结束后及时整理归档。（四）合同、协议等文件，在履行完毕后及时整理归档。六、整理与分类（一）整理原则文书档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法文书档案采用年度—机构（问题）—保管期限分类法进行分类。1.年度：按照文件形成的年度进行分类。2.机构（问题）：按照文件形成的部门或问题进行分类。3.保管期限：按照文件的保存价值确定保管期限，分为永久、长期、短期三种。（三）整理步骤1.收集：各部门按照归档范围和要求，将应归档的文书材料收集齐全。2.整理：对收集到的文书材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。3.移交：各部门将整理好的文书档案移交档案管理部门。4.验收：档案管理部门对移交的文书档案进行验收，对不符合要求的，退回原部门重新整理。七、编目与装订（一）编目文书档案编目应包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目。1.全宗号：填写本公司/组织的全宗号。2.年度：填写文件形成的年度。3.机构（问题）：填写文件形成的部门或问题。4.保管期限：填写文件的保管期限。5.目录号：填写文书档案目录的编号。6.案卷号：填写文书档案案卷的编号。7.题名：填写文件的标题。8.日期：填写文件的形成日期。9.页数：填写文件的总页数。10.备注：填写需要说明的事项。（二）装订文书档案装订应采用三孔一线的方法，装订应牢固、整齐、美观，不掉页、不压字、不损坏文件。八、保管与保护（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）保护措施1.加强档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全防范设备，如防火、防盗、防虫、防潮等设施。2.对重要档案应采取备份保存的措施，防止档案丢失或损坏。3.对电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，确保电子档案的安全。九、利用与借阅（一）利用原则文书档案利用应遵循方便利用、严格审批、确保安全的原则。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供查阅。2.借阅：利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。（三）借阅审批1.本公司/组织内部人员借阅档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人批准。2.外单位人员借阅档案，应持有单位介绍信，填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅者应爱护档案，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换、转借、复印档案。2.借阅者应在规定的期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。3.借阅者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有问题，应及时向借阅者提出。十、鉴定与销毁（一）鉴定原则文书档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、确保安全的原则。（二）鉴定组织档案管理部门应成立档案鉴定小组，负责文书档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性、准确性。2.档案的保存价值。3.档案的保管期限。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案进行逐件审查，确定其保存价值和保管期限。2.间接鉴定法：通过查阅档案目录、索引等，对档案进行间接审查，确定其保存价值和保管期限。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，报档案管理部门负责人批准。2.档案管理部门根据批准的销毁意见，编制销毁清册，报本公司/组织领导审批。3.本公司/组织领导批准后，档案管理部门组织专人对拟销毁的档案进行销毁，并在销毁清册上签字。4.销毁清册应永久保存。十一、统计与移交（一）统计档案管理部门应建立文书档案统计制度，对档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计，并定期向